Efektīva komunikācija ir būtiska organizācijas resursu plānošanā un kontrolē, lai sasniegtu uzņēmuma mērķus. Biznesa ziņu nozīme padara efektīvu komunikācijas prasmi par kritisku biznesa instrumentu un būtisku darbinieku atribūtu. Saskaņā ar Herta Murphy, Herbt Hildebrandt un Jane Thomas, „Efektīvas biznesa komunikācijas” autori, „septiņu C” izmantošana, piemēram, pilnīgums un kodolīgums, nodrošinās, ka darbinieki kļūs par labākiem komunikatoriem, varēs izvēlēties ziņojuma saturu un stilu kas vislabāk atbilst ziņojuma mērķim un saņēmējam.
$config[code] not foundPilnīgums
Pilnīgs biznesa ziņojums ietver visu informāciju, ko uztvērējs pieprasa, lai saprastu un, iespējams, atbildētu uz šo ziņojumu. Pilnīgs ziņojums atbild uz sešiem jautājumiem: kas, kas, kad, kur, kāpēc un kā. Piemēram, lai lūgtu darbiniekam sagatavot ziņojumu, norādiet, kurš ziņojums ir nepieciešams, kad ziņojums ir jāaizpilda, kam un kur darbiniekam jāsniedz ziņojums un kā ziņojums ir jāizveido.
Precizitāte
Īsie biznesa ziņojumi ir gan laika, gan rentabli, jo ziņojumi īsumā sniedz tikai būtisku informāciju, nepārklājot idejas. Īsie ziņojumi neietver nevajadzīgas detaļas, un, ja vien iespējams, tiek izmantoti atsevišķi vārdi, nevis frāzes. Turklāt komunikators taupīgi lieto “kas” un “tas”. Piemēram, “Tikai pieci pārdevēji veido trīs ceturtdaļas no šī mēneša maksājamiem kontiem.”
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingApsvērums
Efektīva komunikācija ir tāda, kas atbilst konkrēta klausītāja vajadzībām. Piemēram, “Jūs varēsiet ātrāk saskaņot uzņēmuma maksājumus, ja izmantojat atvērtā konta saskaņošanas un žurnāla saskaņošanas ziņojumus, kas trīs reizes būs pieejami jūsu darbvirsmā.”
Konkrētība
Efektīvs komunikators, kas izmanto specifisku vai noteiktu informāciju, piemēram, faktus un skaitļus, lai izvairītos no ideju nodošanas, izvairās no neskaidras komunikācijas. Piemēram, „Mūsu debitoru parādu novecošanas ziņojumā norādīts, ka mēs esam parādā Smith Electrical 15 000 ASV dolāru 30 dienu laikā, 45 000 ASV dolāru 60 dienu laikā, kopā 60 000 ASV dolāru.” Ziņojumi ir arī konkrētāki, ja tiek izmantoti skaidri vārdi. Piemēram, „žurnāla saskaņošanas ziņojums” ir skaidrāks nekā „grāmatvedības maksāšanas saskaņošanas ziņojums”.
Skaidrība
Skaidrība ļauj klausītājam bez piepūles saprast ziņojumu. Skaidri runājot, runātājs izmanto precīzu valodu un pazīstamus vārdus. Piemēram, runātājs var teikt „pēc kontu saskaņošanas”, nevis “pēc kontu saskaņošanas”. Skaidrība prasa arī izvairīties no tehniskās un uzņēmējdarbības žargona, ja runātājs nav pārliecināts, ka klausītājs ir iepazinies ar noteikumiem. Runātājam arī jāizvairās no ilgstošiem teikumiem un nepatīkamiem vārdiem.
Godīgs
Godīgi sakari ir cienīgi pret lasītāju vai klausītāju. Šādi sakari arī novērš apšaubāmu humoru. Piemēram, „Jūsu ziņa ir pilnīgi nenoņemama,” pieklājīgs ziņojums var norādīt: “Man trūkst pieredzes, kas nepieciešama, lai pareizi interpretētu instrukcijas.”
Pareizība
Pareizība attiecas uz pareizu pieturzīmju, gramatikas un pareizrakstības lietošanu, kā arī precīzu faktu un skaitļu izmantošanu. Tāpēc pareizība liek domāt, ka visa paziņojumā iekļautā informācija ir jāpārbauda divreiz, lai būtu precīza un savlaicīga. Piemēram, pareizība prasa, lai, kad vien iespējams, tiktu izmantoti oriģinālie datu avoti.
