Ja esat pievienojis savu biznesu kā S Corporation vai C Corporation, lielākā daļa valstu pieprasa, lai jūs rūpīgi reģistrētu uzņēmuma darbības. Katru reizi, kad jūsu direktoru padome tiekas, jūsu uzņēmumam ir jāglabā dokumentācija par atbilstību tiesību aktu prasībām.
Ir garš iespējamo darījumu un rezolūciju saraksts, kas, iespējams, būs jāreģistrē. Tas var ietvert visu, sākot no:
$config[code] not found- Jauna amatpersonas iecelšana.
- Direktora atkāpšanās no amata.
- Iepirkuma apdrošināšana.
- Pārdošanas krājumi
- Kredītkartes / kredītkartes iegūšana uzņēmuma vārdā.
Ierakstu glabāšana var būt daudz, lai saglabātu taisni, īpaši mazo uzņēmumu īpašniekam. Tomēr, lai jūsu korporācija būtu labā stāvoklī un uzturētu personisko atbildības vairogu, ir svarīgi, lai sanāksmes protokols būtu pienācīgs. Zemāk ir norādītas dažas galvenās lietas, kas jums jāzina, kad runa ir par sanāksmju protokoliem.
Kas ir sapulces protokoli?
Sanāksmju protokoli nodrošina oficiālu pārskatu par to, kas tika darīts vai runāts oficiālajās sanāksmēs, tostarp par pieņemtajiem lēmumiem vai veiktajām darbībām.
Tās tiek veiktas korporatīvās valdes vai akcionāru oficiālās sanāksmes laikā, piemēram, sākotnējās un ikgadējās sanāksmēs. Parasti sanāksmju protokolus ieraksta korporācijas sekretārs (vai cita persona, kas iecelta sanāksmē).
Kas jāiekļauj sapulces protokolā?
Jūsu sapulces protokolos nav jāiekļauj visas sīkās detaļas. Jums ir nepieciešams dokumentēt galveno informāciju un visus pieņemtos lēmumus vai veiktās darbības. Kopumā jūsu minūtēm jābūt pietiekami detalizētām, lai kalpotu par jūsu uzņēmuma „institucionālo atmiņu”.
Parastās minūtes būs šādas:
- Pamatinformācija par sanāksmi: datums, laiks, atrašanās vieta.
- Kurš apmeklēja kopā ar īpašu piezīmi gadījumos, kad dalībnieki ieradās vēlu vai pameta agri.
- Darba kārtības punkti ar īsu katra posteņa aprakstu.
- Balsošanas pasākumi ar detalizētu pārskatu par to, kā katrs indivīds balsoja, kā arī atturējās.
- Laiks, kad sanāksme tika pārtraukta.
Vairumā gadījumu nav nepieciešams izveidot minūtes no nulles. Bezmaksas veidnes tiešsaistē varat atrast kā sākuma punktu. Izvēlieties sava veida protokolu / dokumentāciju, aizpildiet sagataves un izdrukājiet to, un jūs izpildīsiet savus ierakstu glabāšanas pienākumus.
Kas ir nepieciešams, lai saglabātu sapulces protokolus?
Lielākā daļa valstu pieprasa, lai gan S korporācijas, gan C korporācijas dokumentētu galvenos biznesa lēmumus un galvenās sanāksmes, kuras jūs turat.
Pašlaik šādas valstis ne pieprasīt, lai protokoli tiktu glabāti:
- Delavēra
- Kansas
- Nevada
- Ziemeļdakota
- Oklahoma
Turklāt LLC nav jāglabā minūtes.
Ko man darīt ar protokoliem pēc ierakstīšanas?
Minūtes nav jāiesniedz valstij, bet tās var glabāt kopā ar citiem uzņēmuma ierakstiem, piemēram, dibināšanas dokumentiem, nolikumiem un rezolūcijām.
Tāpat kā citi dokumenti, vismaz septiņus gadus jāglabā minūtes. Korporācijas locekļiem, piemēram, akcionāriem, amatpersonām un direktoriem, ir tiesības pārskatīt sapulces protokolu pēc „saprātīga pieprasījuma” korporācijai.
Kamēr šie dokumenti nav jāiesniedz kopā ar valsti, tie joprojām ir uzskatāmi par svarīgiem dokumentiem, un tie ir būtiski, lai aizsargātu jūsu uzņēmuma labu stāvokli un ierobežotā atbildības statusu.
16 Piezīmes ▼
