1964. gada Pilsoņu tiesību akts nosaka, ka nodarbinātības pieteikumi jāglabā vismaz gadu. Ja jūs zināt, ka pieteikuma iesniedzējs ir vecāks par 40 gadiem, viņa pieteikums ir jāglabā uz diviem gadiem saskaņā ar Vecuma diskriminācijas nodarbinātības likumā. Valsts likumi varētu prasīt pat ilgāku laika posmu, lai noturētu darbu pretendentiem. Sakarā ar valsts un federālajiem noteikumiem, precīza uzskaites un reģistrācijas sistēma darba pretendentiem ir svarīga uzņēmējdarbības daļa. Iespējams, ka, iespējams, būs jāpārbauda ar šiem pretendentiem, ja darbinieks, kuru nomājāt, nedarbojas.
$config[code] not foundIzmantojiet elektroniskās pārvaldības programmatūru, lai izveidotu un saglabātu darba pieteikumus. Vairākas tiešsaistes programmas ļauj lietotājiem izveidot tādas elektroniskās veidlapas kā darba pieteikumus. Šīs nodarbinātības veidlapas tiek nosūtītas un saglabātas elektroniski un ļauj uzglabāt elektroniski. Tā kā lielākā daļa pieteikumu tiek saņemti pa e-pastu, tas ir vienkāršs veids, kā saglabāt materiālus failos, kas neaizņem nekādu fizisku vietu. Jūsu uzņēmuma dokumentu pārvaldības sistēmā glabātās elektroniskās darbplūsmas izmantošana prasa drošību, tāpēc nepiederošs personāls neiekļaus vai neuzskatīs nodarbinātības failus. Iestatiet datoru, lai automātiski nosūtītu brīdinājumus, lai atgādinātu, kad faili ir jāsvītro vai jāpārskata.
Iestatiet darba pieteikumu personāla failus papīra mapēs. Plānojiet efektīvu kartotēkas sistēmu, izmantojot krāsu kodētus mapes, kas glabājas atvilktnēs, plauktos vai failu skapjos. Izdrukājiet pa e-pastu saņemtos darba pieteikumus un darba pieteikumus un iesniedziet tos personīgi aizpildītajiem pieteikumiem vai nosūtot tos pa pastu. Pretendentus var iesniegt pēc nosaukuma vai sociālās apdrošināšanas numura sadaļās, ko nosaka darba veids. Piemēram, pārdošanas darbi tiktu uzskaitīti mapē ar nosaukumu “Pārdošana”, un pretendenti pēc kārtas tiktu iekļauti pēc uzvārda vai skaitliski pēc identifikācijas numuriem. Nodrošiniet failus bloķētā kabinetā vai telpā.
Saglabājiet ierakstus vismaz četrus gadus, ja darba pretendents iesūdz jums par diskriminācijas pieņemšanu. Vienlīdzīgas nodarbinātības iespēju komisija parasti pieprasa, lai pieprasītie pieteikumi tiktu saglabāti vismaz gadu, bet, ja jūs saskaraties ar juridiskām darbībām, EEOC iesaka jums saglabāt darba pieteikumus vismaz četrus gadus. Ja jūsu pieteikumi netiek pareizi saglabāti, EEOC varētu pieprasīt no jums diskriminējošu nomas praksi vai ierakstu glabāšanas pārkāpumus.
Iznīciniet darba pieteikumus pēc tam, kad beidzies likumīgais termiņš. Izveidot sistēmu ar atgādinājumiem, lai to izdarītu. Sazinieties ar savu IT nodaļu, lai pareizi noņemtu elektroniskos failus, un sagrieziet papīra darbu pieteikumus. Tas ir svarīgi, jo darba pieteikumu datnēs ir iekļauta personiska informācija, piemēram, sociālās apdrošināšanas numuri un nodarbinātības dati, kas ir stingri konfidenciāli.
