Ierakstu pārvaldība ļauj uzņēmumiem saglabāt un maksimizēt informācijas vērtību, to pareizi uzglabājot, aizsargājot un nodrošinot, ka tā ir pieejama un pieejama nākotnē. Dokumentu pārvaldniekam ir nozīmīga loma, nodrošinot, ka informācija par uzņēmumu kā aktīvs ir droša un labi pārvaldīta. Pretendentiem nepieciešama koledžas galvenā bibliotēka un arhīva administrācija vai cieši saistīta joma. Darbs prasa arī kritisku domāšanu, problēmu risināšanas prasmes un spēju aktīvi uzraudzīt un koordinēt lielu informācijas apjomu.
$config[code] not foundIerakstu pārvaldības sistēmu projektēšana un ieviešana
Uzņēmumi iegūst daudz informācijas par pārdošanu, mārketingu, cilvēkresursiem un krājumiem. Bez pienācīgas vadības sistēmas ierakstu identificēšana, uzglabāšana, izplatīšana un iznīcināšana var būt grūts un garlaicīgs izaicinājums. Ierakstu vadītāji pārrauga drukāto un elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu, piemēram, darbinieku failu glabāšanu alfabētiskā secībā, izstrādi un īstenošanu. Ierakstu pārvaldnieks var arī izveidot atsauces sistēmu, lai palīdzētu lietotājiem piekļūt ierakstiem un nodrošināt, ka darbinieki pirms iznīcināšanas tos saglabā elektroniskā formātā vai citā dublēšanas sistēmā.
Politikas īstenošanas pārraudzība
Datu pārvaldnieks definē un klasificē ierakstus, ņemot vērā to pieejamību un atbilstību iekšējām un ārējām ieinteresētajām personām. Piemēram, akcionāri var piekļūt uzņēmuma gada finanšu pārskatam, bet ne darbinieku datiem. Valdības organizācijā vadītājs nodrošina, ka sabiedrība piekļūst tikai informācijai, kas neapdraud valsts drošību vai inovācijas. Dokumentu pārvaldnieks arī izklāsta procedūras, ar kurām darbinieki izdod ierakstus ārējām personām, piemēram, revidentiem, federālajām aģentūrām un akcionāriem.
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingApmācība
Dokumentu pārvaldnieks izstrādā un īsteno apmācības un izpratnes programmas, lai informētu darbiniekus par to, kā rīkoties ar ierakstiem saskaņā ar uzņēmuma politiku un vadlīnijām. Viņš redz, ka darbinieki saprot dokumentu pārvaldības politiku, piemēram, konfidencialitāti, precizitāti un autentiskumu. Noteikumu neievērošana rada sekas, ko ierakstu pārvaldnieks skaidro saviem darbiniekiem. Tas ir arī viņa pienākums uzņemties jaunus darbiniekus, orientējoties un definējot to darba apjomu ierakstu nodaļā. Dokumentu pārvaldnieks arī identificē darbinieku prasmju vajadzības, piemēram, spēju ieviest jaunas tehnoloģijas elektronisko ierakstu pārvaldīšanā un organizē apmācību risinājumus, kas atjaunina viņu prasmes.
Reģistrē drošību un glabāšanu
Vēl viens nozīmīgs ierakstu pārvaldnieka pienākums ir nodrošināt ierakstu drošību un pieejamību. Vadītājs pārrauga drošu ierakstu glabāšanu, ieviešot drošības sistēmas. Piemēram, viņa var budžetēt un īstenot kameru uzstādīšanu, lai uzraudzītu darbību ierakstu bibliotēkā. Pārvaldnieks var arī nodrošināt, ka konkrētiem darbiniekiem ir datu bāzē paroles, lai garantētu, ka tikai atļautie personāla piekļuves ieraksti.
