Viens no visvairāk stresa laikiem vairumam mazo uzņēmumu īpašnieku ir tad, kad naudas plūsma kļūst saspringta, jo maksājumi netiek saņemti no klientiem. Ne vienmēr tas, ka jūsu uzņēmums nav gājis nevainojami, bet tāpēc, ka jūsu klienti nemaksā savlaicīgi.
Šajā rokasgrāmatā par rēķinu izrakstīšanu un samaksu mēs vēlamies dalīties ar jums labākās prakses piemērus klientu rēķinu izrakstīšanai. Turklāt mēs vēlamies dalīties veidos, kā nodrošināt, ka jūs saņemsiet samaksu laikā (vai pēc iespējas tuvāk), lai nebūtu jāuztraucas par naudas plūsmu.
$config[code] not foundIzmantojiet rēķinu izrakstīšanas programmatūru
Izmantojot rēķinu izrakstīšanas programmatūru, piemēram, Hiveage, jūsu uzņēmumam ir vairākas priekšrocības. Par starteriem tas parāda jūsu klientiem, ka jūsu grāmatvedības process ir profesionāls un organizēts. Viņi arī zinās, ka viņi nevarēs izlaist plaisas un nepildīt maksājumu.
Galu galā, jūs varēsiet viegli sekot īpašiem piedāvājumiem, kas tiek piedāvāti konkrētiem klientiem, cik ātri vai lēni klienti maksā, kuri rēķini ir nokavēti, un vēl daudz vairāk.
Jūs varēsiet arī veikt detalizētus pārskatus, kas palīdzēs jums, kad klienti ir ieinteresēti to rēķinu izrakstīšanā un maksājumu vēsturē. Jūs varat arī izpildīt šos pārskatus, kad klienti protestē par saņemto produktu vai pakalpojumu apjomu attiecībā pret summām, par kurām tie ir izrakstīti.
Pārrunājiet informāciju par rēķinu izrakstīšanu sākumā
Kad sākat strādāt ar jaunu klientu, ir labi, lai rēķinu izrakstīšanas dati tiktu apstiprināti pēc iespējas ātrāk. Daži klienti rēķinu apmaksā tikai tāpēc, ka trūkst vienas lietas, piemēram, pirkuma pasūtījuma numura. Lūk, kas jums ir nepieciešams, lai jau no paša sākuma izveidotu veiksmīgu rēķinu piesūtīšanas nākotni.
Vai jūsu klientam ir nepieciešams jūsu W-9, strādājot kopā? Vai jūsu klientam ir nepieciešams konkrēts projekta nosaukums vai PO numurs katrā rēķinā? Vai jūsu klientam ir vairākas uzņēmuma adreses, un rēķiniem ir nepieciešama īpaša maršrutēšana? Atrodiet šīs lietas, lai viņiem nebūtu likumīga attaisnojuma, lai atliktu maksājumus.
Lielākā daļa klientu ir labi ar rēķinu piesūtīšanu tiešsaistē pa e-pastu. Bet daži joprojām vēlas, lai šī cietā kopija nonāktu pa pastu. Noteikti nosūtiet rēķinu.
Dažādiem klientiem ir atšķirīgi noteikumi par rēķinu piesūtīšanu. Dažiem rēķiniem ir jāsaņem apstiprinājums uzņēmuma īpašniekam, un pēc tam tie tiks ieskaitīti grāmatvedībā. Citiem ir jādodas uz grāmatvedību ar CC pie projekta vadītāja, ar kuru strādājat, lai viņi varētu nosūtīt savu grāmatvedību.
Reizēm jums būs klients, kur rēķins jānosūta PDF formātā vienai personai apstiprināšanai. Tad tas ir jānosūta citai personai apstiprināšanai. Visbeidzot, tas ir jānosūta ārpus grāmatvedības nodaļas elektroniski.
Uzziniet, kāds ir jūsu klienta process, un ievērojiet to.
Skaidri definējiet savus noteikumus
Pārsteidzoši, daži cilvēki nenorāda maksājuma noteikumus. Viņi vienkārši atstāj noklusējumu pēc saņemšanas rēķinā. Ja jūsu maksājuma termiņš nebūs jāmaksā, tad tos attiecīgi jāmaina rēķinā. Pretējā gadījumā cilvēki pieņems, ka neesat nomainījis maksājuma noteikumus no noklusējuma iestatījuma un izveidojis savus maksājumu noteikumus.
Runājot par maksāšanas noteikumiem, viens no veidiem, kā pārliecināties, ka esat samaksājis, pirms veicat darbu vai nosūtāt preci, ir piedāvāt atlaidi avansa maksājumam. Jūsu klienti mīl iespēju ietaupīt mazliet, un jums patiks tas, ka jums nav jāuztraucas par stīvumu.
Skaidri definēt, kad gaidīt rēķinu
Ļaujiet saviem klientiem iepriekš uzzināt, ka parasti rēķins tiek nosūtīts mēneša beigās, pirmajā mēnesī, mēneša vidū, nedēļā, divreiz nedēļā vai tad, kad projekts ir pabeigts. Tādā veidā viņi zina, kad viņi var sagaidīt, ka saņems jūsu rēķinu, un, cerams, būs par to.
Piedāvā vairāk nekā vienu veidu, kā maksāt
Tikai tāpēc, ka 90 procenti no jūsu klientiem izmanto PayPal vai maksā tiešsaistē, nenozīmē, ka pārējie 10 procenti būs. Ļaujot saviem klientiem maksāt ar kredītkarti vai čeku, vairumam klientu būs iespēja noņemt lielāko daļu maksājumu šķēršļu.
Lai nodrošinātu, ka jūsu klienti var samaksāt veidu, kādā viņi vēlas, uz rēķina iekļaujiet savu pasta adresi un ļaujiet viņiem papildus apmaksāt maksājumus internetā ārpus PayPal.
Labas kredītkaršu apstrādes alternatīvas PayPal ietver Stripe, Braintree un Authorize. Visiem trim ir līdzīgas cenas 2,9% + 0,30 $ par katru darījumu. Papildu maksas ietver šādas izmaksas.
- Braintree neiekasē darījumu maksu par pirmajiem 50k, kas tiek apstrādāti ar tiem. Tie iekasē papildus 1% par starptautiskajiem valūtas darījumiem.
- Braintree un Stripe iekasē maksu par 15 ASV dolāru.
- Stripe maksā vēl 2% par starptautiskajiem valūtas darījumiem.
- Autorizēt maksu $ 49 iestatīšanas maksa, 25 ASV dolāru ikmēneša vārtejas maksa, 1,5% novērtējuma maksa par starptautiskajiem darījumiem un 25 ASV dolāru atmaksāšanas maksa.
Tātad, kā jūs izvēlaties? Šeit ir daži jautājumi, kas jājautā par jūsu uzņēmumu.
- Vai vēlaties pieņemt maksājumus pa tālruni vai savā mobilajā ierīcē personīgi?
- Vai vēlaties tikai pieņemt standarta kredītkaršu maksājumus (Visa, Mastercard, Discover, AMEX uc) vai arī vēlaties pieņemt jaunākas maksājumu metodes, piemēram, Apple Pay, Bitcoin vai Venmo?
- Vai jums ir nepieciešams abonēšanas rēķins? Vai sadalīt maksājumu iespējas?
- Vai jums ir klienti visā pasaulē un valstīs, kuras nevar izmantot PayPal?
Tiklīdz būsim atbildes uz šiem jautājumiem, jums ir jāspēj saskaņot maksājumu apstrādātāju funkcijas ar jūsu vajadzībām, lai noteiktu, kurš no tiem ir piemērots jūsu uzņēmumam.
Ņemiet vērā arī to, ka, ja jums ir klienti, kas nemaksā, izmantojot PayPal, jo viņiem ir kaut kas pret PayPal, viņi, iespējams, nepatīk Braintree, jo Braintree ir iegādājies PayPal.
Apstipriniet, ka esat nosūtījis rēķinu
Jūs zināt, ka varat būt atkarīgs no rēķinu izrakstīšanas programmatūras. Tāpēc jūs ne vienmēr to darāt, jo jūs neticat savai programmatūrai, bet vairāk, lai iegūtu pirmo atgādinājumu, ka jā, jūs esat nosūtījis rēķinu.
Kad esat nosūtījis rēķinu pirmreizējam klientam, nosūtiet e-pastu personai, kurai paredzēts saņemt rēķinu, un ikvienam, kuram vajadzēja to kopēt, ko esat nosūtījis rēķinā. To var iekļaut kā nejaušu pieminējumu, kas atbilst jūsu projekta atjauninājumiem.
Parasti tas ir jādara tikai ar pirmo reizi klientiem vai klientiem, kuri regulāri maksā. Ar pirmreizējiem klientiem tas ļauj jums pārliecināties, ka informācija par rēķinu izrakstīšanu ir pareiza.
Sūtīt maigu atgādinājumu
Ne visi maksās 100% laikā. Daži cilvēki likumīgi būs tik aizņemti, ka viņi nejauši aizmirst par jūsu rēķinu. Sākumā vēlaties pieņemt, ka jūsu rēķins kļūdas dēļ ir aizmirsts un attiecīgi atgādina atgādinājumus.
Nosūtot rēķinu, daži lieliski veidi, kā vērsties pie rēķina atgādinājuma, ietver šādus elementus, tostarp dažus formulējumus īpašām situācijām.
- Es pamanīju, ka vēl neesat apskatījis manu rēķinu. Tikai gadījumā, ja tas nav pienācis, es to vēlreiz nosūtīju. Es arī pievienošu kopiju PDF formātā atsevišķā e-pastā. Pašlaik e-pasta surogātpasta filtrus nekad nezināt.
- Es zinu, ka nesen esat aizņemts ar jauno projektu. Tikai gadījumā, ja tas ir apglabāts iesūtnē, šeit ir mans rēķins par pēdējā mēneša darbu.
- Es ceru, ka jums bija labs ceļojums! Es zinu, ka jūs, iespējams, esat ieguvuši daudz ko darīt, tāpēc es gribēju pārliecināties, ka tas bija saraksta augšgalā, jo tas bija 30 dienas.
- Tas ir tikai draudzīgs atgādinājums par manu rēķinu no pagājušā mēneša. Laiks lido, bet, tā kā tas ir bijis 30 dienas, es domāju, ka es jums paziņoju.
Lielākoties tam vajadzētu atrisināt šo problēmu, un jums vajadzētu saņemt atbildi - un samaksu. Ja jūs nesaņemat atbildi no vienas personas, jūs vienmēr varat nosūtīt kādam citam maigu atgādinājumu. Ļaujiet, lai šī persona zinātu, ka neesat dzirdējis par savu rēķinu un ka vēlaties pārliecināties, ka tā to ir darījusi.
Ja jums nav personalizētu atgādinājumu, tas arī ir labi. Jūs varat izvēlēties, vai sūtīt automātiskos atgādinājumus!
Ieliec savu kāju uz leju
Ja iepriekšminētie atgādinājumi nav pamanīti, tad jums var būt nepieciešams nedaudz agresīvāks. Tas ir īpaši svarīgi, ja rēķins ir kļuvis ļoti nokavēts. Pirms šī ceļa uzņemšanas ir jāapsver dažas lietas.
- Vai vēlaties, lai šis uzņēmums paliktu kā klients? Ja jūs to darāt, līdzjūtība ar lēnu maksājumu varētu nopelnīt savu nākotnes lojalitāti.
- Vai jūs varat pārtraukt piegādi vai pakalpojumu sniegšanu, jo nav samaksāts? Atkal, šī izvēle var atteikties no tā, vai vēlaties, lai šis uzņēmums paliek klients.
Ņemot vērā šīs atbildes, rīkojieties atbilstoši. Sāciet ar rēķina nosūtīšanu, gan digitāli, gan pa pastu. Zvaniet savam klientam un dariet viņiem zināmu, ka jūs saprotat, ka lietas var būt grūts, bet esat pabeidzis saskaņotos pakalpojumus vai nosūtījuši izstrādājuma rezultātus. Tādējādi pašreizējais maksājums ir jāveic nekavējoties.
Jā, tas var būt neērti. Bet tas ir arī bizness. Jūs, iespējams, neesat vienīgais pārdevējs, ko jūsu klients kavē, tāpēc jūs neesat vienīgais, kas izpildīs šo problēmu. Bet, ja jūs esat vienīgais, kas uzspiež viņus, jūs, iespējams, saņemsiet pirmo samaksu. Vai vismaz vispirms pēc būtiskiem komunālajiem pakalpojumiem tiek samaksāts īre un citi rēķini.
Pastāvīga problēma var būt gan jūsu, gan jūsu klienta nomākta, taču tā var būt galvenais, lai saņemtu samaksu. Daži mazo uzņēmumu īpašnieki ir ziņojuši, ka viņi maksā vēl divus gadus pēc rēķina apmaksas. Kaut arī vēlu nekad nav labs, tas ir labāks nekā nekad.
Rēķina attēls, izmantojot Shutterstock
Vairāk: Populārie raksti 9 Komentāri ▼
