Jūs, iespējams, jau izmantojat “mākoni” (t.i., tiešsaistē), lai izmantotu dažus jūsu uzņēmuma aspektus.
Bet, tā kā Microsoft Worldwide SMB viceprezidents Toms Hansens skaidro, pat ja jūs pārdodat par mākoņa priekšrocībām, tas var likties biedējoši, lai sāktu - vai darītu vairāk.
Viņš atbalsta pakāpeniskas darbības. Sāciet mazu. Pēc tam veiciet vairāk laika.
$config[code] not foundTāpēc es domāju, ka es balstīšos uz šo ideju, izklāstot 10 lietas, ko var darīt - sākot ar šodien -, lai pārietu uz mākoni vai palielinātu mākoņu lietojumu izmantošanu. Izvēlieties dažas no šīm taktiskajām darbībām, un jūs varat ietaupīt laiku, efektīvāk izmantot savu uzņēmumu un bieži samazināt izmaksas:
1) Iestatiet noklusējuma faila saglabāšanas vietu mākonī
Viena lieta ir runāt par centrālo tiešsaistes failu glabāšanu. Bet tā ir vēl viena lieta, ja jums un jūsu darbiniekiem ir jāveic papildu pasākumi, lai visu laiku pārsūtītu failus uz tiešsaistes mākoņdatošanas platformu.
Padomā par to. Ja jūs un jūsu personāls vispirms saglabā vietējo cieto disku vai ierīci, tas aizņems divreiz vairāk pūļu, lai vēlāk tos pagrieztu un saglabātu mākoņa failu glabāšanai.
Bet jūs varat to iestatīt un aizmirst, tāpēc jums nav jāveic nekādi papildu pasākumi. Un jūsu svarīgi uzņēmuma faili tiks automātiski papildināti šajā procesā.
Vienkārši konfigurējiet savus datorus tā, lai katra darbinieka noklusējuma atrašanās vieta, kur saglabāt failus, ir izvēlētā uzņēmuma tiešsaistes krātuves risinājums.
Piemēram, ja izmantojat Microsoft OneDrive kā mākoņa krātuves risinājumu, to ir viegli konfigurēt sistēmā Windows 8. Noklikšķiniet uz “PC Settings”, un jums vajadzētu redzēt OneDrive izvēlnes vienumu. No turienes varat noklikšķināt uz ieslēgšanas / izslēgšanas pogas, lai padarītu OneDrive jūsu noklusējuma vietu failu glabāšanai.
Vai arī veiciet meklēšanu tiešsaistē, lai norādītu, kā to mainīt savā izvēlētajā platformā. Daudzu ierīču noklusējuma saglabāšanas vietu var iestatīt kā krātuves uzglabāšanas vietu.
2) Pāriet uz zemu piekārtiem augļiem: mākoņdatošanas e-pastu un dokumentus
Vēl viena loģiska vieta, kur sākt, ir pieņemt uz mākoņiem balstītu e-pasta un dokumentu platformu, piemēram, Office 365. Ja jūs to vēl neesat darījuši, ļaujiet man pateikt, ka uzņēmējdarbības priekšrocības ir diezgan pārliecinošas.
Pirmkārt, tas palīdz jums un jūsu komandai personiski ražot. Ja izmantojat vairākas ierīces (kā es!), Varat piekļūt visiem jūsu biroja tipa dokumentiem un e-pastiem neatkarīgi no ierīces, ko lietojat. Vai dodaties uz konferenci, kā arī ar savu klēpjdatoru vai planšetdatoru? Izmantojot mākoņu produktivitātes platformu, piemēram, Office 365, jums ir viss nepieciešamais, tikai piesakoties. Jums nekad vairs nebūs jāpārsūta failus no īkšķa diskdziņiem vai vēlāk sinhronizēt ierīces.
Otrkārt, tas palīdz komandas sadarbībā. Manā biznesā lielākā daļa komandas locekļu strādā no mājām attālināti. Tomēr mēs visi varam piekļūt failiem un tiem pašiem rīkiem, vienkārši izveidojot savienojumu ar pārlūkprogrammu vai mobilo lietotni.
Piemēram, mēs plaši izmantojam kopīgus kalendārus. Tādā veidā mēs varam sekot līdzi uzņēmuma termiņiem, kas ietekmē vai iesaista vairākus cilvēkus un nodaļas, centralizē atgādinājumus un skatīsim grafiku pieejamību īsumā.
Mēs izmantojam arī kopīgu dokumentu sadarbību - burtiski katru dienu. Mēs rīkojam sanāksmes, izmantojot konferences zvanu vai videokonferences, un tad komanda aplūko un rediģē vienu dokumentu, kamēr mēs esam konferencē. Vai arī mēs pieņemam sapulces piezīmes par centrālo kopīgu dokumentu. Tas ietaupa daudz laika. Tikšanās piezīmes nav nepieciešams vēlāk maršrutēt. Mums nav jāuztraucas par to, kura dokumenta versija ir jaunākā, jo mēs visi esam izveidojuši un rediģējuši to pašu dokumentu.
Plus, jūs varat sadalīt izmaksas katru mēnesi. Nav lielas priekšējās licences maksas - tas ir daudz vieglāk budžeta un atļauties.
3) Izveidojiet centrālo tiešsaistes reģistrācijas sistēmu
Tiklīdz visi būs saglabāti mākonī, jums ir nepieciešams vienkāršs veids, kā jūsu komandai atrast to, kas ir pieejams parastajiem failiem.
Lai to izdarītu, izveidojiet tiešsaistes reģistrācijas sistēmu. Organizējiet arvien lielāku skaitu dokumentu un failu, ko jūsu uzņēmums rada katru dienu.
Izmantojiet virkni skaidri marķētu mapju. Vai jūs organizējat savu darbu ar projektiem? Ar klientiem? Pēc nodaļām? Izveidojiet sistēmu, kas ir lietderīga jūsu uzņēmumam.
Ar uzņēmuma mēroga reģistrēšanas sistēmu, jūsu komanda ietaupīs daudzas stundas, ko citādi viņi tērētu, meklējot vienumus vai dublējot pūles, jo viņi nevar atrast kaut ko.
4) iedrošiniet klientus un līgumslēdzējus dalīties caur mākoņu
Cik reizes jūs atrodat sev e-pastu failus uz priekšu un atpakaļ? Tad, lai atrastu vajadzīgo failu, jums ir jātērē e-pasta ziņojumi.
Jūs ietaupīsiet laiku, koplietojot failus tieši caur mākoņu.
Iespējams, jūs nevarēsiet "piespiest" trešās personas izmantot mākoņu koplietošanas platformu, kāpēc nejautāt? Ātri norādiet priekšrocības, piemēram, “Mēs vēlētos koplietot un rediģēt failus OneDrive vai Dropbox vai citā platformā, jo tas ietaupa laiku medībām ar e-pasta palīdzību. Vai es varu to kopīgot ar jums tur? ”
Daži nebūs ērti koplietot failus šādā veidā. Bet jūs varat būt pārsteigti, ja jūs to pieminat kā iespēju.
5) Izmantojiet elektronisko parakstu lietojumprogrammas
Vai jūs sūtāt vai saņemat daudz dokumentu, kuriem nepieciešams paraksti? Ja tā, jūs un jūsu komanda, iespējams, pavada daudz laika, nosūtot pa e-pastu, drukājot, parakstot, skenējot, nosūtot faksu - jūs zināt sējmašīnu.
Lūk, padoms: apskatiet mākoņa arhitektūras lietojumprogrammas. Domājiet, Hello Sign vai DocuSign. Arī tur ir daudz citu elektroniskā paraksta iespēju.
Tie ietaupa daudz laika. Ne tikai tas, ka elektroniskā paraksta lietotnes atņem daļu no atlikšanas faktora, jo jūs varat parakstīt dokumentu nekavējoties, pat atrodoties ceļā, nevis gaidīt, kamēr esat tuvu printerim vai faksa aparātam.
Viņi arī atņem lielu daļu no apgrūtinošajiem dokumentiem parakstīšanai. Tie paraksta dokumentus uz visām pusēm parakstīšanai un pat nosūta atgādinājumus.
6) Izveidot digitālās aktīvu bibliotēkas bibliotēkā
Ļaujiet man uzdot jums jautājumu: cik daudz laika jūs pavadāt medības vai ekspedīcijas kompānijas digitālos aktīvus?
Es runāju par jūsu logotipu, šo brošūru, kuru jūs pāris gadus pavadījāt izstādē, valdes prezentācijas veidni, ko izmantojāt pagājušajā gadā, tukšo veiktspējas pārskata veidlapu, oficiālajiem uzņēmuma fotoattēliem, izpildvaras BIOS, preses komplektiem un citiem aktīviem.
Ja jūsu uzņēmums ir kaut kas līdzīgs manam, tad jūs pavisam pārāk daudz laika pavadīsiet, lai apzinātu šo materiālu.
Izveidojiet digitālo aktīvu bibliotēku. Iestatiet centrālo koplietojamo mapi vai mapes mākoņa uzglabāšanas platformā. Tagad šie aktīvi būs pieejami ikvienam no jūsu komandas, kam tie ir vajadzīgi, jebkurā laikā un jebkurā laikā. Viņiem nevajadzēs medīt viņus vai apgrūtināt kādu citu.
7) Pārvērst vienu svarīgu biznesa sistēmu uz mākoni
Jums nav jārisina visas jūsu biznesa sistēmas un jāpārvieto viss uz mākoni uzreiz. Sāciet, apskatot trīs svarīgākās sistēmas. Tas varētu būt QuickBooks, jūsu kontaktu datu bāze un inventāra pārvaldības sistēma.
Ja jūs joprojām izmantojat šo sistēmu vietējās vai darbvirsmas versijas, sāciet novērtēt mākoņu bāzes (tiešsaistes) versiju priekšrocības. Izmantojot mākoņa versijas, jūs iegūsiet daudz iespēju, lai visa komanda varētu piekļūt informācijai un labāk sadarboties. Un mākoņu sistēmas atvieglo datu pārsūtīšanu no vienas sistēmas uz otru, novēršot datu dublēšanos un informācijas silo efektu vienā sistēmā.
Kura lietotne nodrošinās lielāko sprādzienu, pārvietojoties uz mākoni? Tas ir jautājums, kas jāuzdod.
8) Pieprasiet, lai visiem darbiniekiem tiktu nodrošināta aizsardzība pret atjauninātu ļaunprātīgu programmatūru
Tas ir īpaši svarīgi ar attāliem darbiniekiem.
Lieliem uzņēmumiem parasti ir uzņēmuma IT nodaļa, kas izveido uzņēmuma tīklu ar tādiem aizsardzības līdzekļiem kā ļaunprātīgas programmatūras aizsardzība.
Bet mazajiem uzņēmumiem var nebūt tīkla.
Vai arī mazās uzņēmējdarbības komanda bieži strādā ar cilvēkiem, kas nav viņu tīklā. Attālinātie darbinieki, izmantojot publisko mākoni, var izveidot savienojumu no savām ierīcēm no mājām. Viņi vienkārši piesakās, izmantojot internetu.
Tāpēc ir svarīgi, lai ikviens, kas piekļūst jūsu sistēmām vai datiem, vai koplietotu failus, regulāri atjaunotu ļaunprātīgas programmatūras aizsardzību, izmantojot jaunus ļaunprātīgas programmatūras parakstus.
Microsoft piedāvā iebūvētu Windows Defender produktu galddatoriem un Windows ierīcēm - un tā ir bezmaksas. Pārliecinieties, vai tas ir iespējots. Vai arī ir pieejama cita pretvīrusu aizsardzības iespēja.
Arī tad, kad Windows 10 iznāks vēlāk šajā gadā, tai būs pievienoti drošības līdzekļi, kas ir iebūvēti, izmantojot Windows atjauninājumu. Operētājsistēmā Windows 10 tiks piedāvāta arī opcija Windows Update for Business. Tas nodrošinās ātrāku piekļuvi drošības atjauninājumiem un kritiskiem labojumiem un kontroli pār atjauninājumu ieviešanu IT administratoriem. Piemēram, ja jums ir IT nodaļa, tā varēs nogādāt ielāpus attālinātās vietnēs, izmantojot ierobežotu joslas platumu.
9) Instalējiet uz telefonu balstītu mākoņa sistēmu
Apsveriet vai nu balss pārraides (VOIP) tālruņa pakalpojumu, vai arī virtuālu virtuālo komutatoru un balss pasta sistēmu.
Izmantojot mākoņdatošanas sistēmas, jūs iegūstat iespēju attāliem darbiniekiem piekļūt centrālai tālruņa sistēmai - par ļoti zemām izmaksām. Īpaši svarīgi tas ir maziem uzņēmumiem ar attāliem darbiniekiem vai tiem, kas strādā mājās. Pat ja komandas dalībnieki izmanto savas mobilās ierīces, jūs joprojām varat pieslēgt ikvienu centrālajiem paplašinājumiem un uzņēmuma balss pastkastēm.
Jūs iegūstat arī profesionālu iespaidu automātiskas balss sveiciena veidā.
Balss pasta ziņojumus var nosūtīt kā audio failus pa e-pastu, lai tos varētu pārsūtīt citiem komandas locekļiem.
Jūs arī saņemat lietošanas statistiku, lai palīdzētu jums redzēt, kā jūsu komanda izmanto tālruni - ideāls, piemēram, klientu atbalsta funkcijas pārvaldīšanai.
10) Izmantojiet video sapulces
Visbeidzot, bet ne mazāk svarīgi, plaši izmantot virtuālās sanāksmes, izmantojot video. Ja jūs jau tos izmantojat, fantastiski - dariet vairāk no tiem.
Video nodrošina personiskās mijiedarbības ietekmi uz klientiem un pārdošanas perspektīvām, nerēķinot personīgā ceļojuma izmaksas.
Video sanāksmes ir arī lieliskas komandai. Cilvēki, kas strādā no mājām vai atrodas dažādos birojos, var justies izolēti. Tas var būt demotivējošs. E-pasts un tūlītēja ziņojumapmaiņa ir noderīgi, bet tie neaizvieto komandas biedra balss iekļūšanu vai priekšnieka smaidu. Video liek cilvēkiem justies iekļautiem. Tas izlīdzina ceļu sadarboties.
Daudzi mazie uzņēmumi izmanto Skype, jo tas ir bezmaksas, un tik daudzi cilvēki to izmanto personīgiem mērķiem, kurus viņi jau pazīst. Neatkarīgi no konferenču risinājuma, ko izvēlaties, vienkārši dariet to.
Es ceru, ka šīs 10 idejas rosinās jūs darīt vairāk ar mākoni - vai apstipriniet, ka jūsu bizness ir labā stāvoklī, kad runa ir par mākoņu.
Nekavējoties risiniet visus šos jautājumus. Vienkārši izvēlieties vienu vai divus - un sāciet darbu.
Šīs rakstīšanas laikā Anita Campbell piedalās Microsoft Small Business Ambassador programmā.
Augstas kvalitātes fotogrāfija ar Shutterstock
3 Piezīmes ▼
