Datu glabāšana ir būtiska daudzu uzņēmējdarbības veidu daļa šodien. Neatkarīgi no tā, vai jūs strādājat medicīnas iestādē, universitātē, juridiskajā birojā vai citā iestādē, veidlapas, kas nodrošina šo uzņēmumu darbību, bieži vien ir pilna laika darbs. Reizēm organizācijas radīto papīru skaits var izrādīties milzīgs. Kopīgas problēmas, ar kurām saskaras ierakstu pārvaldība, var mazināt, ieviešot sistēmas, lai tās apstrādātu.
$config[code] not foundLost Records
Zaudētie ieraksti var svārstīties no nelielām neērtībām uzņēmumiem līdz milzīgām problēmām, kas nepieciešamas, lai atrisinātu mēnešus vai pat gadus. Piemēram, ja klienti regulāri pieprasa dokumentus no uzņēmuma un jūs nevarat tos savlaicīgi (vai vispār) sniegt, jūs riskējat zaudēt savu uzņēmējdarbību nākotnē. Ja svarīgiem dokumentiem ir vajadzīgs juridisks jautājums, piemēram, aizstāvēt uzņēmumu pret tiesas prāvu, atbilstošu dokumentu nesniegšana var izmaksāt milzīgas naudas summas vai pat nozīmēt uzņēmuma pilnīgu likvidēšanu. Viens veids, kā izvairīties no ierakstu zaudēšanas, ir detalizēts organizācijas un uzglabāšanas process.
Ierakstu organizācija
Pareiza failu organizēšana ir viens no labas ierakstu pārvaldības stūrakmeņiem. Parasti uzņēmumi organizē failus hronoloģiski pēc gada un pēc tam alfabētiski pēc klienta nosaukuma. Papildus jūsu uzņēmuma ierakstu kopijām, elektroniskā uzglabāšana ir dzīvotspējīga iespēja, kas ietaupa gan telpu, gan laiku, ko jūsu uzņēmums var izmantot citiem mērķiem. Tomēr, pat ja jūs izvēlaties saglabāt lielāko daļu vērtīgo failu jūsu uzņēmuma datoros, cieto kopiju vieta ir ierakstu glabāšanā un organizēšanā. Oriģinālie dokumenti, piemēram, tie, kuriem ir notariāli apstiprināti paraksti, bieži ir jāglabā noteiktu gadu vai reizēm nenoteiktu laiku.
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingIerakstu glabāšana
Atkarībā no tā, kāda veida bizness jums ir jāreģistrē, kā arī par to, cik ilgi uzņēmums ir darbojies, jūs varat atrast sev neveiksmīgu vietu visām faila skapju vērtībām, kas jums ir jāglabā. Iespējams risinājums šai problēmai nav neierobežotu ierakstu saglabāšana. Apsveriet, cik ilgi jūsu uzņēmumam ir vajadzīgas šīs veidlapas. Federālā nodokļa nolūkos lielāko daļu dokumentu var pārdot pēc noteikta laika, kā to norādījis Iekšējo ieņēmumu dienests (IRS), atkarībā no iesniegtā atgriešanās veida (skatīt sadaļu Resursi). Dažādiem uzņēmumiem, piemēram, juridiskiem un medicīniskiem birojiem, ir jāsaglabā klienta informācija tikai uz noteiktu gadu skaitu atkarībā no valsts, kurā tie darbojas. Vēl viens risinājums ir saglabāt ierakstus atsevišķā objektā, piemēram, nomas glabāšanas vienībā. Tādā veidā viņi neaizņem vērtīgu vietu jūsu uzņēmuma telpās, ko varētu izmantot, lai vadītu organizāciju. Tomēr atcerieties, ka šādas vienības var būt dārgas atkarībā no ierakstu skaita, kas jums jāglabā.
