Lielākā daļa mazo uzņēmumu īpašnieku, iespējams, gribētu aizmirst. Bet tas ir obligāti ikvienam, kas darbojas kaut kas lielāks par individuālo komersantu. Šī ir jūsu atbildība par savu darbinieku uzskaiti. Lai gan tas, iespējams, nav aizraujošākā biznesa vadīšanas daļa, tas ir svarīgi.
Darbinieku ierakstu saglabāšanas prasības
Federālajām, valsts un vietējām pašvaldībām ir dažādas prasības, lai saglabātu precīzu dokumentāciju par iznomāšanu un citām HR funkcijām, lai aizsargātu gan darbiniekus, gan uzņēmumus. Kā bizness, ja šo ierakstu nesaglabāsiet, jūs varat atstāt atvērtu nelikumīgas izbeigšanas tērpus vai līdzīgas sekas bez jebkādiem dokumentiem, lai aizstāvētu sevi. Šeit ir dažas no prasībām, kas jūsu uzņēmumam varētu būt jāievēro, ja runa ir par darbinieku uzskaiti.
$config[code] not foundSaglabājiet nomas ierakstus par gadu
Kad jūs pieņemat darbā jaunu amatu, federālie statūti, piemēram, Likums par cilvēkiem ar invaliditāti un VII sadaļa, liek jums būt nediskriminējošam jūsu darbā pieņemšanas procesā. Tātad jums vajadzētu saglabāt visus pieteikumus, atsākt un citus dokumentus no nomas procesa vismaz vienu gadu pēc darba aizpildīšanas, ja kāda no pusēm, kas nesaņēma darbu, nolemj iesniegt prasību.
Saglabājiet Payroll Records trīs gadus
Algas uzskaite ir būtiska, lai pārliecinātos, ka darbinieki ir taisnīgi kompensēti par nostrādātajām stundām, un lai pārliecinātos, ka jūsu bizness atbilst visām virsstundu un minimālās algas prasībām. Likums nosaka, ka jums ir jāglabā šie ieraksti darbiniekiem, kas nav atbrīvoti no darba, trīs gadus. Tomēr darbinieki var arī izvēlēties iesniegt tiesas prāvas, ja viņi uzskata, ka viņiem ir pienākums atmaksāt atlīdzību par virsstundām, kas strādājušas. Tāpēc jums var būt izdevīgi tos glabāt līdz pieciem gadiem pēc pārtraukšanas.
Saglabājiet I-9 veidlapas pēc gada beigām
I-9 veidlapas ir nepieciešamas, lai uzņēmumi varētu pierādīt, ka viņi pārbaudīja, vai darbinieks ir tiesīgs strādāt Amerikas Savienotajās Valstīs. Saskaņā ar likumu jums ir jāglabā šīs veidlapas trīs gadus pēc darbinieka nomas vai viena gada pēc darbinieka izbeigšanas, atkarībā no tā, kurš datums ir vēlāk. Jums ir arī jāglabā šīs veidlapas atsevišķi no citiem personāla ierakstiem.
Saglabājiet atdalīšanas dokumentus pieciem gadiem pēc pārtraukšanas
Dokumentu saglabāšana saistībā ar izbeigšanu vai nodalīšanu ir būtiska arī tad, ja jums rodas jebkādi nelikumīgi izbeigšanas jautājumi. Saglabājiet atkāpšanās vēstules un iziet intervijas dokumentus uz rokām trīs gadus pēc darbinieka atvaļinājuma un atdalīšanas dokumentu sagatavošanas piecus gadus.
Saglabājiet FMLA atvaļinājuma atskaites trīs gadus pēc pārtraukšanas
Ģimenes medicīnas atvaļinājuma likums ir paredzēts, lai nodrošinātu, ka tiesīgie darbinieki saņem neapmaksātu atvaļinājumu, ja viņu darbs ir aizsargāts medicīnas vai ģimenes problēmu gadījumā. Ja darbinieks iesniedz FMLA atvaļinājuma pieprasījumu, jums ir jāglabā šī informācija jūsu ierakstos vismaz trīs gadus pēc tam, kad darbinieka daļas ir saistītas ar jūsu uzņēmumu, neatkarīgi no tā, vai atvaļinājums tika piešķirts vai nē.
Saglabājiet pensijas pabalstu veidlapas sešiem gadiem
Ja jūs piešķirat darbiniekiem pensijas pabalstus, jums jāsaglabā šī informācija vismaz sešus gadus pēc darbinieka atiešanas vai izbeigšanas, pamatojoties uz Likumu par darbinieku pensijas ienākumiem. Turklāt tiesas ir konstatējušas, ka uzņēmuma pienākums ir pierādīt, ka viņi nodrošina pietiekamu segumu un pabalstus, ja darbinieks iesūdz, nevis darbinieka pienākums pierādīt, ka segums bija nepietiekams.
Saglabājiet narkotiku testu ierakstus pieciem gadiem
Dažos gadījumos fona pārbaude un informācija par narkotiku testēšanu var būt citu iznomāšanas informācijas standarts. Tomēr, ja darbs ir saistīts ar transportēšanu, tad jums ir jāglabā uzskaite par visām narkotiku pārbaudēm, kas piecu gadu laikā veiktas Transporta departamenta drošības noteikumu ietvaros.
Saglabājiet darbinieku nodokļu uzskaiti par četriem gadiem
Runājot par nodokļiem, kas saistīti ar darbiniekiem, IRS iesaka veikt revīziju gadījumā četrus gadus uzskaiti. Tajā jāietver visas algas, pensiju maksājumi, tipu informācija, W-2 un W-4 veidlapas un cita ar to saistīta informācija.
Saglabājiet darbinieku veselības un drošības dokumentus pieciem gadiem
Darba drošības un veselības aizsardzības likums nosaka, ka jums ir jāreģistrē un jāreģistrē darba ņēmēju ievainojumi un slimības, kas iegūtas darba vietā, ar īsu aprakstu un jebkuru citu attiecīgu informāciju. Tas ir paredzēts, lai nodrošinātu, ka darbiniekiem tiek nodrošināta droša darba vide un ka visi jautājumi tiek risināti atbilstoši.
Saglabājiet bezdarba apdrošināšanas informāciju līdz pat septiņiem gadiem
Bezdarba apdrošināšanas ierakstu prasības atšķiras atkarībā no valsts. Tomēr dažos gadījumos jums var būt nepieciešams saglabāt šos ierakstus no četriem līdz septiņiem gadiem. Konkrētāk, Vašingtona D.C. pieprasa uzņēmumiem septiņus gadus saglabāt šos ierakstus.
Saglabājiet līgumus līdz pieciem gadiem
Ja strādājat ar neatkarīgiem līgumslēdzējiem vai trešām personām, jums var būt nepieciešams ievērot arī dažas valsts uzskaites prasības. Virdžīnijā uzņēmumiem ir jāsaglabā līgumi uz rokām piecus gadus pēc vienošanās noslēgšanas. Dažām citām valstīm ir līdzīgas prasības arī no trim līdz četriem gadiem.
Foto ar Shutterstock
2 Piezīmes ▼
