Agrāk sekretārs bieži tika uzskatīts par vienu no zemākajiem uzņēmuma totēmā. Tomēr ir mainījušies laiki, un sekretāra loma ir kļuvusi par administratīvo asistentu, personu, kas bieži vien ir visas organizācijas darbība. Neatkarīgi no tā, vai viņi strādā pie viena izpildvaras, vairākiem vadītājiem vai visai organizācijai, asistenta administratīvo pienākumu izpilde ļauj visiem pārējiem pavadīt vairāk laika stratēģiskām prioritātēm un uzņēmējdarbības attīstībai, nodrošinot zināšanu, ka informācija ir kontrolēta.
$config[code] not foundAdministratīvo pienākumu pārskats
Vispārīgākajā nozīmē administratīvie pienākumi ir uzdevumi un darbības, kas ir daļa no uzņēmuma ikdienas darbības. Tie ietver atbildes uz zvaniem, ziņojumu pieņemšanu, korespondences pārvaldīšanu, piegāžu pasūtīšanu un kopīgo biroju telpu organizēšanu un funkcionēšanu. Pienākumi var ietvert arī ziņojumu veidošanu, datu ievadīšanu un pārvaldīšanu, failu pārvaldību, pamata grāmatvedību un citus finanšu uzdevumus. Daudzus no šiem pienākumiem vada administratīvie asistenti, kuru uzdevums ir palīdzēt indivīdam vai komandai, veicot dažus vai visus viņu kancelejas uzdevumus, taču daudzās ieceļošanas un viduslīmeņa pozīcijās ir arī daudz administratīvā darba. Piemēram, administratīvie asistenti var būt atbildīgi par sava darba atjaunināšanu projekta vadības sistēmā vai atbildi uz e-pastu. Lielākā daļa administratīvo pienākumu ir rakstiskas un bieži vien ir atkarīga no informācijas pārvaldības un izplatīšanas.
Tehnoloģija
Zināšanas par tehnoloģijām ir viens no svarīgākajiem administratīvo pienākumu aspektiem. Tas ietver tādu rīku izmantošanu kā datori, faksa aparāti, kopētāji, skeneri, telefoni un citas biroja iekārtas. Lielākajai daļai administratīvā darba parasti ir nepieciešams izmantot kopīgas datorprogrammas, tostarp teksta apstrādi, izklājlapu, datu bāzes un darbvirsmas publicēšanas programmatūru. Spēja novērst problēmas ar koplietojamo aprīkojumu ir arī daļa no daudziem administratīviem darba aprakstiem. Piemēram, nav nekas neparasts, ka administratīvie speciālisti tiek aicināti izdzēst papīra iestrēgumus vai mainīt printera un kopētāju toneri.
Dažos uzņēmumos ir paredzams, ka administratīvie palīgi zinās, kā izmantot plānošanas un projektu pārvaldības programmatūru. Tie, kas strādā tieši vadītājiem, parasti tiek aicināti vadīt savu priekšnieku kalendāru, un departamenta administratīvie palīgi tiek aicināti plānot sanāksmes, sekot atvaļinājumam un slimības dienām, un parasti zina, kur cilvēki ir un ko viņi dara.
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingSaziņa
Vēl viens svarīgs administratīvais pienākums ir saziņa. Administratīvie palīgi bieži tiek aicināti sazināties gan rakstiski, gan mutiski. Viņiem var lūgt rakstīt piezīmes, sakrīt ar kolēģiem vai klientiem, izmantojot e-pastu, atjaunināt uzņēmuma rokasgrāmatas vai tīmekļa vietnes vai rediģēt un koriģēt citu darbu. Asistenti arī parasti ir atbildīgi par atbildi uz tālruni, zvanu veikšanu viņu priekšnieka vārdā un mijiedarbību ar apmeklētājiem. Tāpēc veiksmīgam administratīvajam asistentam jābūt izcilām komunikācijas prasmēm un spēt rakstīt un runāt skaidri un profesionāli.Svarīga pareizrakstības, gramatikas un profesionālās rakstiskās komunikācijas standartu izpratne ir svarīga, jo palīgs pārstāv viņa priekšnieku.
Grāmatvedība un pirkšana
Izdevumu uzskaite ir svarīga jebkurā uzņēmumā, un šis uzdevums bieži ir administratīvā asistenta pienākums, kurš varētu tikt aicināts ievadīt izdevumus izklājlapā vai grāmatvedības programmā, savākt un pārbaudīt darbinieku izdevumus un pārvaldīt kompensācijas. Mazā uzņēmumā administratīvais asistents var arī apstrādāt debitoru parādus, izsūtot rēķinus un apstrādāt maksājumus un rīkoties ar noguldījumiem uzņēmumā. Administratīvie speciālisti arī dažkārt ir atbildīgi par sīkām naudām, sekojot izdevumiem un nepieciešamības gadījumā papildinot līdzekļus. Citi pienākumi šajā sfērā varētu ietvert izdevumu analīzi, palīdzību budžeta veidošanā un pārdevēju strīdu risināšanā.
Kad runa ir par iepirkumu, administratīvie palīgi parasti ir atbildīgi par piegādēm, kas nozīmē, ka viņi organizē un uzrauga biroja preces un pēc vajadzības pasūta papildinājumus. Viņi veic izpēti par pārdevējiem un pieprasa vai izdod pirkuma pasūtījumus. Dažos gadījumos administratīvie palīgi var būt atbildīgi arī par programmatūras vai abonementu licencēšanas izsekošanu un pārvaldību, nodrošinot, ka tos maksā nekavējoties un pareizi.
Pētniecība un plānošana
Daudzi administratīvie speciālisti tiek aicināti pārvaldīt pētniecības projektus un apkopot informāciju. Tas var būt tikpat vienkārši kā tālruņa numura vai adreses meklēšana, vai sarežģītāks projekts varētu ietvert klientu informācijas meklēšanu, detalizētu informāciju par salīdzināšanu un sarežģītu izklājlapu vai pārskatu izveidi. Šiem projektiem parasti ir jāstrādā stingros termiņos un jāsniedz informācija.
Daudzos gadījumos administratīvie pienākumi ietver arī plānošanu. No iknedēļas personāla sanāksmēm līdz lieliem notikumiem administratīvie asistenti tiek aicināti rūpēties par detaļām. Jūs varētu būt atbildīgs par konferenču telpas rezervēšanu sanāksmei vai telpu rezervāciju pārvaldīšanai visai ēkai vai grīdai, pasūtot atspirdzinājumus un pārliecinoties, ka visas tehnoloģiskās iekārtas ir gatavas un darbojas, tiklīdz sākas sanāksme. Ceļojumu plānošana ir vēl viena liela atbildība. Ja uzņēmumam nav ceļojumu nodaļas, administratīvais asistents var būt persona, kas veic izpēti un grāmatu lidojumus un viesnīcas, veic ēdināšanas rezervācijas un rūpējas par citām detaļām, piemēram, konferenču reģistrācijām.
Specializētie uzdevumi
Konkrētās nozarēs administratīvie profesionāļi tiek aicināti rīkoties ar uzdevumiem, kas prasa īpašas zināšanas vai prasmes. Piemēram, juridiskajiem un medicīniskajiem administratīvajiem asistentiem bieži ir jāveic uzdevumi, kas prasa izpratni par nozares terminoloģiju un procedūrām. Juridiskos sekretārus var aicināt aizpildīt un iesniegt dokumentus par juridiskiem dokumentiem, piemēram, uzaicinājumiem, apelācijām vai pretenzijām, kas prasa pamata juridisko zināšanu un izpratnes līmeni. Šiem administratīvajiem asistentiem ir svarīga arī tiesu sistēmas un procedūru izpratne, kā arī juridisko pētījumu veikšana.
Cilvēkresursu departamenta pienākumi ir saistīti ar nodarbinātības jautājumiem, un tie var ietvert interviju plānošanu, fona pārbaužu apstrādi un pieteikumu sākotnējo pārskatīšanu, lai nodrošinātu to pilnīgumu. Visticamāk, ka kādam no šiem spēkiem būs nepieciešama cilvēkresursu un darba tiesību izpratne un pieredze. Būtībā konkrētais uzdevums būs noteicošais faktors konkrētajai jomai un struktūrvienībai, kurā strādā administratīvais palīgs, un dažas jomas prasa vairāk pieredzes un zināšanu nekā citas.
Administratīvo asistentu kvalifikācija
Lai gan lielākā daļa darbavietu ietver vismaz dažus administratīvos pienākumus, lielāko daļu darbu veic administratīvie asistenti. Gandrīz visās nozarēs ir iespējas, un lielākā daļa sākuma līmeņa amatu ir pieejami personām ar vidusskolas diplomu vai līdzvērtīgu. Daži darba devēji izvēlas nolīgt administratīvos asistentus vai sekretārus ar bakalaura grādu vai pieredzi šajā jomā. Dažās jomās, piemēram, tiesību aktos un medicīnā, palīgiem parasti ir nepieciešama papildu izglītība, kas attiecas uz jomu.
Neatkarīgi no izglītības līmeņa vairums darba devēju meklē administratīvos asistentus, kuriem ir pieredze un prasmes ierēdņu darbā, tostarp tekstapstrāde, izklājlapas un datu bāzes pārvaldība. Parasti darba devēji pieprasa, lai palīgi iegūtu Microsoft Office produktu prasmes. Dažas kopienas koledžas, pagaidu aģentūras un pieaugušo izglītības programmas piedāvā sertifikātu programmas biroja vadībā, kas var dot jums priekšrocības, meklējot darbu. Lielākā daļa darba devēju arī nodrošina apmācību darba vietā, lai palīdzētu asistentiem nākt klajā ar ātrumu un iepazīt viņu specifiskos uzdevumus.
Papildus ierēdņu prasmēm darba devēji vēlas nolīgt personas, kurām ir izcilas komunikācijas prasmes (gan rakstiskas, gan verbālas), organizatoriskās prasmes, lēmumu pieņemšanas un problēmu risināšanas spējas, kā arī starppersonu prasmes. Profesionālisms ir arī nepieciešamība, tāpat kā spēja daudzfunkcionāli un prioritāri. Tā kā tik daudzi darba devēji nodarbojas ar konfidenciālu informāciju un bieži vien ir saistoši federālajiem noteikumiem, svarīga ir arī rīcības brīvība un spēja saglabāt konfidencialitāti.
Pay and Employment Outlook
Vidējā darba samaksa par administratīvo asistentu ievērojami atšķiras, jo sākuma līmeņa palīgi spektra zemākajā daļā pelna algas zemā līdz vidējam 20 ASV dolāros, un augstākie apmaksātie vadītāji palīdz nopelnīt gandrīz sešus skaitļus. PayScale.com ziņo, ka administratīvie asistenti nopelna vidējo algu 38,736 ASV dolāros, skaitlis, kas ir cieši atspoguļots Darba statistikas biroja skaitļos, kas vidējo algu liek $ 37,870, kad puse no administratīvajiem asistentiem nopelna vairāk, un puse nopelna mazāk.. BLS ziņo, ka augstākie apmaksātie asistenti nopelna vairāk nekā $ 62,000 gadā, un šī summa izlec 85 000 ASV dolāriem izpildsekretāriem. Atalgojums palielinās ar ilggadēju pieredzi, ar tiem, kam ir vislielākā pieredze, kas pelna visvairāk.
Diemžēl BLS arī paredz, ka pieprasījums pēc administratīvajiem asistentiem līdz 2026. gadam, iespējams, samazināsies par 5 procentiem, jo lielākā daļa pozīciju nebūs jaunas, bet gan darbinieku aiziešana no darba. Tehnoloģiju attīstība un daudzu administratīvo pienākumu pārcelšana uz citiem darbiniekiem rada lielu samazinājumu. Tāpat, tā kā daudzas organizācijas racionalizē operācijas, palīgi tiek piešķirti vairāk nekā vienam vadītājam vai nodaļai un uzņemas vairāk atbildības.
Kā gūt panākumus jūsu administratīvajos pienākumos
Bieži vien pārsteidzošos administratīvos asistentus ir saraksta augšgalā, jo īpaši, ja viņiem ir koledžas grāds un padziļināta izpratne par nozari un uzņēmumu. Jūsu darba nopietni uzņemšana var novest pie lielākām un labākām lietām, tāpēc jūsu interesēs ir atrast veidus, kā kļūt par nepieciešamu jūsu priekšniekam un kolēģiem.
Viens no labākajiem veidiem, kā to izdarīt, ir uzzināt par jūsu priekšnieka mērķiem un prioritātēm un paredzēt viņa vajadzības. Paskatieties uz priekšu un gūsiet prognozes, lai sagatavotos pieprasījumiem vai vajadzībām, pirms jūsu priekšnieks tos saprot. Piemēram, ja jūsu priekšnieks apmeklē kādu sapulci katru nedēļu vai mēnesi, pirms tam izlasiet sanāksmes protokolu un sagatavojiet dokumentus vai ziņojumus, ka jūsu priekšniekam ir iepriekš jāiesniedz sanāksme. Ja redzat, ka jūsu vadītājs visu dienu norisināsies sanāksmēs bez pasūtījuma, pasūtiet pusdienas, kas tiks piegādātas, un kafijas kannu svaigu. Atcerieties, ka jūsu uzdevums ir padarīt priekšnieku labi, tāpēc dariet to, kas jums jādara, lai iepazīstinātu ar profesionālāko un kompetentāko tēlu.
Turpinot darbu ar savu nozari, varat arī palīdzēt jums būt klints zvaigznei. Uzziniet terminoloģiju un sekot līdzi tendencēm. Tādā veidā jūs varat piedalīties sarunās un būt precīzākiem savā darbā. Sīkāka informācija, tāpēc izpratne par to, ko visi runā, palīdzēs izvairīties no dārgām kļūdām. Lieli palīgi ir arī atjautīgi un zina, kad jārīkojas un ko darīt. Jūs nevarat palaist pie sava priekšnieka ar katru jautājumu vai jautājumu; jūsu priekšnieks sagaida, ka jūs rūpēsiet par lietām, kas atgriežas pie mācībām. Ja jūs zināt savu organizāciju iekšā un ārā, kur atrast informāciju un uzņēmuma politiku un procedūras, jūs varat būt atjautīgāks un risināt problēmas.
Visbeidzot, būt liels palīgs prasa ārkārtas organizatoriskās prasmes. Jums var tikt uzdots atbildēt uz jautājumiem, sniegt statusa atjauninājumus vai atrisināt citas problēmas jebkurā brīdī, un, ja neesat organizēts, jūs to nevarat izdarīt. Svarīgākais administratīvais pienākums ir saglabāt visas plāksnes vērpšanas un organizēšanas, ir šīs prasmes pamats.
