Administratīvo palīgu dienās ir vairāki uzdevumi, tostarp plānošana, e-pasta sūtīšana un projektu pārvaldība. Turklāt dažreiz ir nepieciešams, lai jūsu boss saņemtu ziņojumu, kad viņa nav pieejama. Neskaidrs, slikti rakstīts ziņojums var traucēt jūsu priekšniekam. Ja jūs vēlaties viņu pārsteigt, sniedziet detalizētu ziņojumu, kurā apkopots aicinājuma veids un pieprasītā atbilde. Pat ja neesat administratīvais asistents, dažkārt jums var būt jāsaņem ziņas par priekšnieku, kurš nav pieejams.
$config[code] not foundKamēr atrodaties tālrunī
Jautājiet zvanītājam, vai viņš vēlas atstāt ziņojumu. Ja atbilde ir "nē", veiciet brīdi, lai iedrošinātu ziņu. Pastāstiet viņam, ka jūsu priekšnieks būs sanāksmēs visu dienu, tāpēc, iespējams, atsaukšana nav labākā izvēle.
Lūdziet zvanītājam sniegt detalizētu ziņojumu. Daži zvanītāji atbildēs ar: "Vienkārši zvaniet man atpakaļ." Diemžēl jūsu priekšnieks var nebūt apmierināts ar šādu neskaidru ziņojumu. Šādā gadījumā atbildiet ar: "Protams, ko es varu viņai pateikt?"
Pieprasiet pilnu vārdu no zvanītāja. Vārdi var radīt neskaidrības par jūsu priekšnieku. Vienkārši jautājiet: "Vai man ir jūsu vārds?" nospiežot ziņu.
Pieprasiet zvanītāja tālruņa numuru. Lai gan tas var šķist acīmredzams, ir viegli aizmirst numuru, kad tas ir vērsts uz citiem zvana aspektiem. Ja zvanītājs dod priekšroku sazināties ar e-pastu, ierakstiet to arī.
Uzrakstiet visu šo informāciju par lūžņu papīru, kad uzdodat jautājumus. Pierakstiet arī zvana datumu un laiku.
Ziņojuma pārsūtīšana
Organizējiet piezīmes zvanam uz neliela papīra slīdēšanas. Katram ziņojumam jāaizpilda tikai viens papīra gabals. Izvairieties no vairāk nekā viena ziņojuma rakstīšanas uz katru slipu.
Pierakstiet sarunas datumu un laiku, pēc tam papīra augšpusē norādiet zvanītāja vārdu un uzvārdu. Ja viņa arī deva savu pozīciju vai attiecības ar savu priekšnieku, piemēram, grāmatvežu vai piegādātāju, rakstiet to arī šeit.
Apkopojiet aicinājuma mērķi vienā īsā teikumā. Uzrakstiet to zem zvanītāja vārda. Esi īss un specifisks, lai jūsu priekšniekam nav jābrīnās, kas tas ir.
Uzrakstiet zvanītāja tālruņa numuru ziņojuma apakšā.
Ja zvans bija ļoti svarīgs, pierakstiet "URGENT" lielos burtus piezīmes augšējā labajā stūrī. Lielākā daļa tālruņa ziņojumu neietilpst šajā kategorijā. Steidzami ziņojumi attiecas uz ģimenes ārkārtas situācijām vai uzņēmējdarbības problēmām, kas varētu būtiski negatīvi ietekmēt uzņēmumu.
Pārsūtiet ziņojumus savam priekšniekam, tiklīdz viņš ir pieejams. Kad jūs nododat viņam katru ziņojumu, izlasiet to skaļi. Šādā veidā viņam nav nekādu iespēju izlaist svarīgu ziņojumu.
Padoms
Ziniet, kad runāt. Ja ziņa patiešām ir ārkārtēja situācija, jo īpaši ar boss ģimeni, nekavējoties pārtrauciet viņu un pastāstiet viņai par zvanītāju. Dažas lietas dzīvē ir svarīgākas par biznesa tikšanos.
