„Mums ir jārunā par projekta budžetu…”
$config[code] not foundNeviena frāze nevar skart bailes jauniešu un augstākās vadības centrā līdzīgi kā steidzams e-pasts, lai apspriestu budžetu.
Ja esat projektu vadītājs, jūs pārāk labi zināt, cik grūti ir laikus un budžetā saglabāt projektus. Starp mainīgajām projekta jomām, nereālām klientu prasībām un negaidītiem neveiksmēm projekta vadība bieži vien var justies kā ganāmpulka kaķi.
Ja jūs atradīsiet, ka jūsu komanda regulāri iztērē budžetu (pat ja sākotnējais budžets bija pilnībā atkarīgs no balsta parka), problēma var būt nevis jūsu komandai, vadībai vai klientam, bet gan ar izmantotajiem rīkiem. Jā, es runāju par šo dārgo (un mulsinošo) projektu pārvaldības platformu, ko izmantojat.
Izvēloties nepareizu tiešsaistes projektu pārvaldības rīku, varat iestatīt jūsu biznesu daudzām problēmām. Tas ir viens no visbiežāk sastopamajiem veidiem, kā uzņēmumi var iztērēt nopietnas naudas līdzekļus, pat neapzinoties to. Vai jūs cenšaties izvēlēties pareizo projekta vadības programmatūru vai neesat pārliecināts, vai jūsu pašreizējā platforma ir piemērota jūsu komandas vajadzībām?
Uzmanieties no šādām sarkanām atzīmēm:
Sarkanais karogs Nr
Projekta plānošana un speciālais darbs neizmanto to pašu platformu.
Projekta vadītāji iztērē 90% sava laika. Vai jūsu projekta vadības programmatūrai šis process nav jādara vienkāršāks?
Izvēloties projektu vadības sistēmu, izvēlieties platformu, kas ļauj viegli izsekot visiem jūsu projektu aspektiem no vienas sistēmas. Tādā veidā, kad tiek parādīti ad-hoc uzdevumi, jūs varat pievienot šos uzdevumus tai pašai projekta platformai, kas atvieglos katra komandas dalībnieka darba slodzes un pieejamības izsekošanu.
Viegli identificējiet, kuriem dalībniekiem ir vairāk laika savā grafikā un kuri ir pārāk apņēmušies nepārtraukti mainīt darba slodzi kā prioritātes un pieejamības izmaiņas.
Sarkanais karogs Nr. 2
Nav standartizēta borta.
Kad jūs pārvaldāt virtuālu komandu, pirmais solis panākumiem ir standartizēt borta procesu.
Iegūstiet visus tajā pašā lapā no paša sākuma ar pamatinformāciju par jauno platformu. Uzstādiet gaidīšanas iespējas, izmantojot saziņas rokasgrāmatu un kontaktinformācijas lapu.
Labākās projektu pārvaldības platformas ietver virtuālos tērzēšanas rīkus un iekšējās ziņojumapmaiņas programmas. Izmantojot to pašu tērzēšanas rīku, kas ir iekļauts projekta vadības programmatūrā, jūs varat uzreiz nomainīt uzdevumu uzdevumus, pievienot piezīmes dažādiem darbiem vai novirzīt termiņus, neatstājot programmu.
Sarkanais karogs Nr. 3
Projektu vadībai izmantojat vienu pakalpojumu, bet otru - mākoņa failu koplietošanai.
Jā, DropBox un Google dokumenti ir lieliski, bet es uzskatu, ka, pārvaldot lielu projektu, ir daudz vieglāk saglabāt visus failus tajā pašā vietā kā uzdevumu saraksti un ekrānsaudzēšanas / sadarbības sanāksmes.
Manā komandā ir iekļauts versijas numurs katrā faila nosaukumā un pēdējās personas iniciāļi, lai veiktu faila labojumus. Tādā veidā, ja ir jautājums par saturu vai to, kas tika mainīts, es uzreiz zinu, ar ko sazināties. Tas palīdz saglabāt failu aprakšanu e-pasta ķēdē un rediģēt to dublēt.
Neatkarīgi no izvēlētās faila nosaukuma konvencijas, no pirmās dienas izveidojiet sistēmu failu pārvaldīšanai un izsekošanai un saglabājiet tos vienā vietā.
Sarkanais karogs Nr
Nav vietas diskusijām vai virtuālām sanāksmēm.
Projektu vadības programmatūrā ir vairāk nekā tikai uzdevumu izsekošana un failu glabāšana.
Kad izmantojat virtuālo komandu, regulāras sanāksmes var būt izaicinājums. Tas nozīmē, ka bez skaidras komunikācijas viss projekts varētu sabrukt. Izvēlieties dienu un laiku (piemēram, pirmdienās plkst. 10.00 un ceturtdienās plkst. 14.00), lai reģistrētu iknedēļas projekta statusu.
Esiet uzmanīgi komandas locekļiem, kas dzīvo dažādās laika zonās; pusdienas sanāksmes ir visvieglāk ikvienam “apmeklēt”. Konkrētas dienas un laika konsekventa ieplānošana iepriekš saglabā visus tajā pašā lapā un projektā.
Sarkanais karogs Nr
Daudzi zvani un svilpes, tomēr nav pietiekami daudz pamatfunkciju.
Izvēloties projektu vadības platformu, ir vilinoši izvēlēties to, kam ir visdārgākās iezīmes.
Pārliecinieties, ka pamatfunkcijas atbalsta šos zvani un svilpes. Neatkarīgi no tā, vai tā ir pilnīga integrācija ar Gmail un DropBox, viena klikšķa pārveidošana no e-pasta uz projekta uzdevumu vai tūlītēja ziņojumapmaiņa koplietojamā darbvietā, izvēlieties funkcijas, kas ir piemērotas jūsu virtuālajai komandai.
Wrike, Zoho Projects un Clarizen ir trīs populāras tīmekļa sadarbības iespējas projektam, kas piedāvā līdzīgas iezīmes. Pirms apņematies veikt vienu platformu, ņemiet tos, lai noteiktu, kas ir vislabāk piemērots jūsu vajadzībām.
Apakšējā līnija
Pabeigtie projekti nenotiek, izmantojot milzīgo gribu. Tērējot pārāk daudz naudas dārgām projektu vadības platformām, kas nesaņem darbu, ne tikai sāp jūsu uzņēmuma apakšējā pozīcija, bet arī palēnina produktivitāti un kavē termiņus.
Atgriezieties uz ceļa ar projektu vadības platformu, kas izseko uzdevumus, pārskatus, saglabā failus, piedāvā pilnu komandas dalībnieku pārskatu un nodrošina vienkāršas virtuālās tikšanās / tūlītējās ziņojumapmaiņas visas no vienas vietas.
Pārsegta brūce Foto caur Shutterstock
