Iedomājieties, ka esat spiests šaut, izmantojot kartotēkas, meklējot vecu mapi ar svarīgu dokumentu, kas nepieciešams, lai atrisinātu klientu pieprasījumu.
Labi, šādas informācijas glabāšana iesniegtajā papīra dokumentā var būt apgrūtinoša, un, bez šaubām, palēnināt jūs. Tomēr, skenējot vecos dokumentus un saglabājot tos elektroniskā datu bāzē, tas var padarīt dokumentu pārvaldību daudz vienkāršāku un efektīvāku jūsu uzņēmumam.
$config[code] not foundKas ir dokumentu skenēšana?
Dokumentu skenēšana, kas pazīstama arī kā dokumentu attēlveidošana, ir vienkārši definēta kā papīra dokumenta (vai mikrofilmas) digitālā attēla uztveršanas process.
„Tā kā jūsu papīra dokumenti tiek pārvērsti elektroniskajos meklēšanas attēlos, kas var ievērojami palīdzēt jūsu biznesa procesam,” dokumenta attēlveidošanas speciālisti Neil McKeever ar Apvienotās Karalistes dokumentu pārvaldības un skenēšanas pakalpojumu „Kefron” e-pasta atbildē pastāstīja „Small Business Trends”.
Visu fizisko dokumentu pārveidošanas ciparu formātā process ietver arī attēla skenēšanu un uzņemšanu, izmantojot optisko rakstzīmju atpazīšanas (OCR) programmatūru. OCR inteliģenti atpazīst digitālos attēlus un pārvērš tos par teksta dokumentiem, lai atļautu atslēgvārdu meklēšanu dokumentā.
“Kad dokumentācija tiek veikta pareizi, dokumentu skenēšana var mainīt veidu, kādā jūsu bizness darbojas labāk, un ietaupīt gan laiku, gan naudu,” piebilda McKeever.
Skenēšanas dokumentu uzņēmējdarbības priekšrocības
Saskaņā ar McKeever, kura paziņotais uzdevums ir palīdzēt mazajiem un korporatīvajiem klientiem ieviest un uzturēt savu informācijas pārvaldības sistēmu visefektīvākajā un savlaicīgākajā veidā, ir vairāki iemesli, kāpēc dokumentu skenēšana (vai attēlveidošana) var būt noderīga jūsu uzņēmumam.
Viņš izskaidro sešus galvenos ieguvumus no dokumentu skenēšanas uzņēmumiem:
1. Dokumentu skenēšana ietaupa laiku un naudu
Ar vienu klikšķi viegli piekļūstot visiem jūsu failiem un dokumentiem, jums vai jūsu darbiniekiem nebūs jātērē laiks, meklējot lodziņus un failus, mēģinot atrast vajadzīgo dokumentu. Jums nebūs jāmaksā personālam par uzdevumu, kas varētu ilgt stundas, kad tas būtu jāpabeidz dažu sekunžu laikā.
2. Dokumentu skenēšana uzlabo jūsu klientu apkalpošanu
Izmantojot dokumentu attēlu, jūs varat digitalizēt katru faila daļu un indeksēt to ar virkni metadatu. Tas nozīmē, ka, ja jums ir nepieciešama konkrēta informācija, piemēram, rēķina numurs, jūs varat to atrast uzreiz. Tas ir īpaši noderīgi, ja vēlaties pēc iespējas ātrāk apmierināt klientu vajadzības.
3. Dokumentu skenēšana samazina uzglabāšanas vietu
Pārvēršot visus savus fiziskos dokumentus uz digitāliem failiem, jums vairs nebūs jāsaglabā tie, kur tie ir tuvu rokai. Tos var iesaiņot un nosūtīt uz drošām, īpašām vietnēm, atbrīvojot vietu birojā svarīgākām lietām un samazinot izmaksas, kas saistītas ar papīra failu glabāšanu.
4. Dokumentu skenēšana Uzlabo drošību
Tā kā jums nav vajadzīgi šie papīra faili uz vietas, tos var saglabāt īpašās glabāšanas telpās, kurās ir izcili drošības protokoli. Jums arī nebūs jāuztraucas par drošību jūsu birojā, jo visus digitālos failus un dublējumkopijas var uzglabāt attālināti, izmantojot ļoti drošus serverus.
5. Dokumentu skenēšana ļauj jums kopīgot un sadarboties
Vēl viens liels digitālo failu ieguvums no papīra ir dokumentu koplietošana. Ja nepieciešams, vairāki kolēģi var piekļūt vienam un tam pašam dokumentam, atkal samazinot izšķērdēto laiku, ja papīra faili ir jānodod no vienas nodaļas uz citu.
6. Dokumentu skenēšana palīdz izpildīt atbilstības noteikumus
Visbeidzot, jūs varat konstatēt, ka atbilstības procedūras jūsu nozarē prasa, lai daži dokumenti tiktu saglabāti gan digitāli, gan fiziski. Droša un efektīva dokumentu attēlveidošanas risinājuma ieviešana tagad var ietaupīt laiku un piepūli.
Skenēšanas fotoattēls, izmantojot Shutterstock
3 Piezīmes ▼
