Ko jūs domājat: vai mēs visi nepietiekami novērtējam e-pasta nozīmi? Varbūt tāpēc, ka tas tiek pazaudēts surogātpastā vai alternatīvu kanālu dēļ čivinātā, LinkedIn un Facebook? Vieds cilvēks man nesen atgādināja, ka e-pasts ir sociālo mediju pamats.
Un nesenajā amatā par biznesa etiķeti American Express OPEN forumā, mazo uzņēmumu eksperts Stīvs Strauss rakstīja:
„E-pasts tagad ir dominējošais uzņēmējdarbības komunikācijas veids, un tas būtu jāuzskata par tādu. Dažas vienotas politikas palīdz ikvienam palikt uz ceļa. ”
$config[code] not found
Es saku, ka pat ar “e” priekšā, tas ir pasta sūtījums. Tā ir jūsu uzņēmuma komunikācija. Tas nav tikai pārdošana. Un mūsu iemūžināšana ātrās un bezrūpīgās teksta komunikācijās nenozīmē, ka mums nevajadzētu pievērst uzmanību mūsu pašu e-pastiem. Un, ja jūs to darīsiet - un saskarsiet ar to, tu esi - dariet to pareizi. Es domāju, ka mans saraksts šeit nav nekas, ko mēs visi nezinām, bet mums var būt vajadzīgi atgādinājumi. Es ceru, ka tas palīdzēs:
1. Saglabājiet to īsu. Mēs visi esam aizņemti. Lielākā daļa no mums smeļ mūsu e-pastus, meklējot galvenos punktus un cenšoties ātri iekļūt un izkļūt no tiem. Es nekad neesmu uzrakstījis neko, kas nebija noderīgāks, kad sagriezts uz pusi tā garuma.
2. Padariet tematu kopsavilkumu. Tas šķiet acīmredzams, bet skenē savus e-pasta ziņojumus, un jūs atradīsiet lielāko daļu no tematiskajām rindām, kas ir labākās. Mums ir pavedieni, kas aug kā sniega bumbas, kas pievienotas pirmā ziņojuma tematam, tēma, kas jau sen ir mainīta. Mums ir tādi priekšmeti kā virsraksti, cenšoties mūs lasīt tālāk. Neklausieties kā surogātpasta izplatītājs. Aprakstiet savu ziņojumu savā tematiskajā rindiņā.
3. Sāciet un beidziet ar “tu”. Šis ir viens no biznesa vēstules rakstīšanas pamatiem: risiniet lasītāja paša intereses. Sāciet savu pirmo rindkopu ar vārdu „Tu” un iekļaujiet kaut ko līdzīgu “tu man jautāja…” vai „jūs gribējāt…” vai „tu minējāt” vai “jums ir nepieciešams”. lasītājs iziet no tā, ko jūs jautājat.
4. Vienai ziņai ir tikai viena tēma. Jūs atradīsiet savus faktiskos e-pasta rezultātus, kad jūs pārtraucat e-pasta ziņojumus vienā ziņojumā katrai tēmai. Šie papildu ziņojumi, kurus vēlaties iekļaut, ir daudz biežāk pazuduši. Sadaliet ziņojumus.
5. Izmantojiet atbilstošu signālu. Esiet uzmanīgi un pareizi, izmantojot toņu. Sarkasmu, parodiju un ironiju ir grūti ievietot aukstā cietā melnbaltā tekstā. Toni ir ļoti viegli pārprotami. Nekad nerakstiet e-pastu, ko varētu nepareizi interpretēt un nodot kādam no konteksta. Nekad nerakstiet e-pastu, kas būtu neērts, ja citētu.
6. Nesūtiet papildu eksemplārus. Tas ir ziņojums, nevis arhīvs vai velve. Mēs visi ienīstam tos virspusējos papildu eksemplārus, kas notiek pa e-pastu ikvienam, kurš varbūt neskaidri kādreiz apsūdzēs jūs par to, ka neesat nosūtījis kaut ko, vai kaut ko apstrādājis vai sekojis. Sūtiet e-pasta ziņojumu cilvēkiem, kuriem tas paredzēts, un neviens cits.
7. Ievērojiet pareizrakstību un gramatiku. Vismaz izmantojiet pareizrakstības pārbaudītāju, bet atzīstiet, kā jūs to darāt, ka pareizrakstības pārbaudītāji nesaņem daudz slikti sliktas kļūdas. Izmantojot “tur”, piemēram, „viņu”, vai ļoti bieži apustropu un daudzskaitļa sajaukšanu, it kā katram daudzskaitļa vārdam būtu vajadzīgs apostrofs. Izmēģiniet šo Google meklēšanu vai manu personīgo iecienītāko, 10 bieži sastopamas kļūdas vietnē oatmeal.com. Šīs kļūdas dara jūsu sakariem, ko lielais spinātu gabals, kas nozvejotas jūsu zobos, dara jūsu smaidam.
8. Atcerieties, ka tas nav privāts. Jūsu uzņēmuma e-pasts pieder uzņēmumam, un jūsu personīgais e-pasts var tikt izsaukts tiesā. Cilvēki, kuri vēlas un zina, kā var uzlūkot e-pastā. Nekad neparakstiet e-pastā neko, kas jums vai jūsu saņēmējam ir neērts, nepiemērots, pārspīlēts, nelikumīgs vai stulbs.
9. E-pastam nav argumentu. Dusmīgi vārdi nav bioloģiski noārdāmi. Nekad neapstrīdiet e-pastu. Pastaiga pa zāli vai nokļūstiet pa tālruni. Es to esmu iemācījies grūti, domājot, ka mana lieliska angļu valodas lietošana varētu kaut kā padarīt punktu labāku, nekā es varētu ar vecmodīgi runāt. Tā nekad nav. E-pasts gandrīz nekad nesaņem punktu vai aptur argumentu. Tas gandrīz vienmēr padara lietas sliktākas, nevis labākas.
10. Atcerieties šīs tēmas. Lielākā daļa no mūsu e-pasta programmām balstās uz gariem e-pastiem, piemēram, bērni veido kalnu sniega bumbas. Katrs jaunais e-pasts tiek apkopots zem vītnes. Vai ir kāds, kas tur ir vismaz reiz sapratuši, pārāk vēlu, ka esat nejauši nosūtījis garu pavedienu, kas ietvēra pārāk daudz informācijas vai mulsinošu komentāru par kādu no ceļa. Vai jūs to naidājat, kad tas notiek? Un tad, papildus šai problēmai, ir tikai vienkārša bezjēdzīga informācija, jo katrs jaunais e-pasts pavedienā ietver visus iepriekšējos e-pastus. Padomājiet, cik daudz dūņu mēs nosūtām cauruļvadā. Vai katram e-pasta ziņojumam ir jāatgādina, ka visi ir saistīti ar visiem saistītajiem e-pastiem?
