Pateicoties mūsdienu tehnoloģijām, daudz biroju tagad ir gandrīz pilnīgi bez papīra. Svarīgi dokumenti tiek veidoti, parakstīti un nosūtīti tikai tiešsaistē, un tie tiek glabāti, lai visas puses to varētu viegli piekļūt. Lai gan ir ērti izmantot visus jūsu biznesa dokumentus digitālā formātā, jūs, iespējams, vēl nevēlaties atbrīvoties no printera. Mēs jautājām Jauno uzņēmēju padomes ekspertu grupai:
$config[code] not found„Tagad tiešsaistē tiek veikts daudz uzņēmumu, un daudzi dokumenti nekad netiek izdrukāti. Tomēr ir dažas situācijas, kad ir nepieciešama papīra kopija. Kas ir viens dokuments, kuram vienmēr jābūt fiziskai kopijai un kādēļ?
Uzņēmējdarbības dokumenti, kuriem vienmēr vajadzētu drukāt
Tālāk ir norādīti YEC kopienas locekļi:
1. Jūsu uzņēmuma vērtības
“Papīra iespiešana vienmēr padara tos mazliet reālākus. Spēja pieskarties un justies, komentēt vai pat mest prom padara tos vēl reālākus. Es personīgi gribu, lai jūsu uzņēmuma vērtības tiktu izdrukātas un sēžot uz jūsu galda vai piestiprinātas pie sienas, lai kalpotu kā nepārtraukts atgādinājums par to, kas jūs esat (un nav). ”~ Corey Eulas
2. Līgumi
“Viena veida dokuments, kas, manuprāt, vienmēr ir jāizdrukā un jāuzglabā tiešsaistē, ir jebkurš līgums. Tās ir svarīgas sarunas un juridiskie dokumenti, un jūs nekad nezināt, kad jums ir jāatgriežas un jānorāda uz to. ”~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Licences, atļaujas un “paaugstināts zīmogs” dokumenti
„Jums jāglabā uzņēmējdarbības licenču un atļauju papīra kopijas, jo bieži vien noteikumi to prasa. Tāpat ir jāglabā un jānovieto kaut kur drošs fiziskais dokuments ar kaut ko ar oriģinālu parakstu vai paaugstinātu zīmogu. Preču ar zīmogiem reproducēšana netiks pienācīgi parādīta digitālā formātā, un daudzi uzņēmumi to neuzskatīs par oriģinālajiem dokumentiem. ”~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Ārkārtas rīcības plāni
“Ir svarīgi saglabāt fizisku kopiju no jebkuras informācijas vai procedūras, kas būs nepieciešama, ja ārkārtas situācija padara piekļuvi datoram neiespējamu. Tas varētu ietvert ārkārtas kontaktinformāciju, ugunsdrošības procedūras, biroja evakuācijas procedūras un darbības nepārtrauktības plānus. ”~ Roger Lee, cilvēka intereses
5. Jūsu mērķi
„Es vairs neizmantošu pildspalvu un papīru. Viss tiek glabāts manā datorā vai mobilajā ierīcē. Es arī uzskatu, ka esat zaļā krāsā, un sagriež papīru. Bet, ja es izdrukātu kādu papīra lapu, tas būtu mans mērķis. Man ir ceturkšņa, gada, trīs gadu un 10 gadu mērķu saraksts, kurus es katru mēnesi pārskatu, lai pārliecinātos, ka esmu uz ceļa. ”~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. Jūsu Resume
„Viens dokuments, kuram vienmēr jābūt fiziskai kopijai, ir jūsu CV. Vienmēr ir labi, lai jūsu atziņa būtu pieejama kā atsauce intervijā. Tas arī parāda, ka esat gatavs un nopietni izmantojat iespēju. ”~ Vladimirs Gendelmans, uzņēmumu mapes, Inc
7. Paroles
“Saglabājiet fizisko kopiju no visām attiecīgajām parolēm, ko izmantojat visu dienu. Šo informāciju, iespējams, nevajadzētu glabāt jebkurā vietā tiešsaistē, lai novērstu iespēju, ka tiek uzlauzts vai identitātes zādzība. ”~ Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance
8. Akciju sertifikāti
“Izsniedzot krājumus biznesa partneriem vai darbiniekiem, ir svarīgi saglabāt kopiju, kā arī digitālo kopiju, ja cietais eksemplārs tiek pazaudēts. Parasti darbinieki saņems kopiju, kad viņi būs izmantojuši iespēju iegādāties akciju. ”~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Jebkuri faili, kas ir būtiski jūsu darbībai
„Ir vairāki dokumentu veidi, kurus mēs varam izmantot kā drukātu. Tie ietver parakstītus klienta līgumus, personāla HR failus un pusgada pārskatus, mūsu uzņēmuma politikas rokasgrāmatas (vienu darbinieku), mūsu uzņēmuma pamatvērtības (ar lepnumu), vizuālus pārdošanas paneļus, galvenos ceturkšņa mērķa sasniegumus un nepieciešamos korporatīvos, apdrošināšana un valsts pilnvaroti personāla ziņojumi. ”~ Joe Beccalori, mijiedarbības mārketings
10. Maksājumu kvītis
„Lai gan digitālie ieņēmumi ir lieliski, ir labi, ja jums ir iespēja izdrukāt kvītis, ja tas nepieciešams nodokļu apsvērumu vai citu dokumentu iegūšanai.” ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Jūsu vizītkarte
„Es vienmēr turu vizītkartes parocīgas. Jūs nekad nezināt, kur vai kad jūs tiksiet satikies ar kādu, kad esat, un par to, kas vēlētos vēlāk sazināties ar jums. Es saglabāju 10 vai vairāk dažādās vietās, piemēram, manu maisiņu, jaka, automašīnu, seifu, pases turētāju, galdu un mājas. Tāpat pārliecinieties, ka jūsu kartes ir tikpat neaizmirstamas kā jūs. Tas ir viegli zaudēt, tāpēc dariet to, ko jūs varat, lai izstrādātu kaut ko, kas atspoguļo jūsu unikalitāti. ”~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
Foto ar Shutterstock
4 Piezīmes ▼
