Organizētais prāts rada organizētu iznākumu jebkādos pasākumos, kuros tie iesaistās. Labi organizēts bizness nozīmē, ka izrāde darbojas organizētā prātā, un tas ir tāds bizness, kas sasniedz mērķus.
Ir viegli organizēt savu fizisko telpu, bet finansiālo panākumu ziņā tas ir iekšā. Jo īpaši, datora faili un mapes. Bez organizēta datora, nevainojams birojs nav vērts pupu kalnā.
$config[code] not foundKādi faili un mapes organizētajā datorā izskatās
Organizētajā datorā ir faili un mapes, kas nosauktas un sakārtotas, lai lietotāji varētu viegli atrast to, ko viņi meklē. Vairums cilvēku šo nodomu saglabā, saglabājot failus un izveidojot mapes, bet tas ilgst ilgi.
Pārāk ātri, galddatori kļūst pārblīvēti, lejupielādē mapju pārplūdi, un neizdzēstie instalācijas faili patērē lielu daļu cieto disku. Jaunas mapes tiek izveidotas, kad tās nevar atrast, un faili tiek nosaukti neatkarīgi no tā, kas tajā brīdī ir ērti. Tas nedarbojas, ja sapulcē ir jāiesniedz konkrēti faili vai ja jums ir darbinieku grupa, kurai nepieciešams piekļūt jūsu servera failiem. Nosakot savus failus, pirmā lieta, kas nāk jūsu prātā, jūs veidojat neorganizāciju.
Datorfailu organizēšana sākas ar pasūtījumu
Failu organizācija sākas ar nosaukumu konvenciju. Nosaukuma konvencija ir iepriekš definēta veidne vai struktūra failu nosaukšanai. Piemēram, ja regulāri izveidojat Microsoft Word dokumentus, tos var saglabāt ar faila nosaukumu, kas sākas ar radīšanas datumu. Ja jūsu dokumentos ir informācija, kas apkopota no dažādiem notikumiem, varat saglabāt failus kā “ datums + notikuma nosaukums + dokumenta apraksts Tas ļauj jūsu failus grupēt pēc datuma pirmā un notikuma otrā mapē.
Nosakot nosaukumu nosaukumu, skatoties failu nosaukumu sarakstu, jūs tos nekavējoties atpazīsit un varēsiet atrast nepieciešamo. Nosaukuma konvencijas izmantošana padara visu atšķirību pasaulē, kā jūs varat redzēt RevEngine Marketing publicētajos piemēros.
Jebkurai jūsu izmantotajai nosaukuma konvencijai jābūt balstītai uz to, kā jūs visticamāk vēlāk meklējat savus failus un mapes. Vairāku noderīgu organizācijas rīku aprakstos Setapp ir svarīgs punkts: labs faila nosaukums ļauj jums uzzināt, ko satur fails, neatverot to. Ja ir par vēlu un esat ieguvis virkni failu ar dažādiem nosaukumiem, viss, kas jums nepieciešams, ir dažas minūtes, lai nāktu klajā ar nosaukumu konvenciju un lielapjoma pārdēvēšanas lietotni, lai veiktu darbu.
Pirms sākat pārdēvēt failus un mapes, nāk klajā ar skaidru nosaukumu. Nosaukuma konvencijā jāiekļauj svarīga informācija faila nosaukumā, piemēram:
- Datums, kad fails tika izveidots. Mārketinga failiem tas darbojas labi. Piemēram, pirms nosūtīšanas tiek izveidoti e-pasta biļeteni Word dokumentos un izveidojat vairākas pārskatīšanas. Jūs vēlaties saglabāt katru jauno projektu ar datumu, kad tas tika izveidots. Tādā veidā, ja jūs nolemjat, ka vēlaties atgriezties pie projekta, ko izveidojāt vakar, varat.
- Datums, kurā ir faila saturs. Piemēram, ja jūs apkopojat datus par vēsturiskiem notikumiem, kas tiks ievadīti laika skalā, iespējams, vēlēsities izmantot vēsturiskā notikuma datumu faila nosaukumā. Kad jūs apskatāt šos failus mapē, tie tiks organizēti burtciparu pēc datuma, kas atvieglos satura iegūšanu hronoloģiskā secībā.
- Atrašanās vieta, kurā jūsu saturs tika iegūts. Ja apkopojat informāciju, apmeklējot tīkla notikumus, atrašanās vietas pievienošana faila nosaukumā palīdzēs jums vēlāk piekļūt pareizajai informācijai. Jums var būt pēkšņa apzināšanās un nepieciešamība piekļūt failam, kas satur informāciju no pagājušā gada Digital Hollywood, bet, ja vien faila nosaukumā nav ievietots “Digital Hollywood” vai “DH”, jums būs jāatver dokumenti, lai to atrastu.
- Konkrētas datuma alternatīvas. Tā vietā, lai izmantotu pilnu datumu, piemēram, “08-12-2015”, iespējams, vēlēsities atsaukties uz jūsu faila nosaukuma ceturtdaļām. Piemēram, “2015-Q3” pārstāvētu 2015. gada trešo ceturksni. Ja jums ir nepieciešams atsaukties uz informāciju no jebkura gada trešā ceturkšņa, jūsu failu nosaukumi ir jāorganizē pēc ceturkšņa. Pretējā gadījumā jums būs jādara matemātika, lai konkrētos datumus pārvērstu ceturtdaļās, pirms jūs zināt, ka esat saņēmis pareizo failu.
Jums ir nepieciešamas intuitīvas nosaukšanas konvencijas
Failus, kas saglabāti bez nosaukuma konvencijām, ir grūti atrast. Ja jūs vai kāds jūsu uzņēmumā cīnās ar failu meklēšanu, nav par vēlu izveidot un ieviest nosaukumu konvenciju.
Foto ar Shutterstock
1
