Kā līderis vēlaties produktīvu komandu, tāpēc ir jēga pastiprināt savlaicīgumu un palīdzēt komandas locekļiem izvairīties no sliktiem darba paradumiem, piemēram, kavēšanās.
Atlikšana aizkavē to cilvēku produktivitāti, kas ir aizkavējusies. Vēl vairāk, tas palielina stresu - stresu gan procrastinatoram, gan pārējai komandai, kurai ir jācīnās, lai aizkavētu nokavēto termiņu.
$config[code] not foundTas arī noved pie negatīvām emocijām, kas mazina komandas darbu. Procrastinators veic apvainojumu par vainas trūkumu, jo tas nav savlaicīgs, un citi, kas ir komandā, jūtas aizvainoti par to, ka viņiem ir jākompensē kāds cits, kas nolaida bumbu.
Nemaz nerunājot, tas var kaitēt jūsu uzņēmuma apakšējai līnijai. Atlikšana var novest pie nelaimīgiem klientiem, sodiem par kavējumiem un zaudēto nākotnes pārdošanu.
Programmatūra nodrošina vieglu risinājumu, lai palīdzētu komandai pārtraukt kavēšanās ieradumu. Šeit ir pieci vienkārši veidi, kā izmantot programmatūru, lai pārtrauktu kavēšanos un padarītu jūs un jūsu komandu produktīvāku.
Izmantojiet kalendārus, lai to lielākais potenciāls
Digitālie kalendāri ir ideāli, lai izjauktu kavēšanās ciklu - ja tos izmantojat pareizā veidā. Mudiniet savu komandu izmēģināt šos kalendāra paņēmienus (un izmantot tos, lai vadītu piemēru):
- Bloķējiet noteiktu laika periodu, lai kalendārā veiktu svarīgu projektu vai uzdevumu. Ja tas ir jūsu kalendārā ar stundu vai divām malām, lai to izdarītu, jūs esat soli tuvāk nekā vienkārši uzdot uzdevumu sarakstu.
- Kad iestatāt kalendāra paziņojumu, pievienojiet saites uz visiem dokumentiem, kas nepieciešami uzdevumam, tieši kalendāra paziņojumā. Tādā veidā jūs netērēsiet laiku, meklējot dokumentus, lai sāktu darbu, vai izjauktu.
- Izmantojiet kopīgus kalendārus savās organizācijās, lai izvairītos no pieejamības pārbaudīšanas. Izmantojot koplietotus kalendārus, varat redzēt, kas ir bezmaksas. Uzziniet arī savas kalendāra programmas funkcijas, lai atrastu mazus hacks, kas atvieglo plānošanu. Piemēram, Outlook kalendāriem ir kaut kas saucas Plānošanas palīgs, kas var padarīt sapulču izveidi ātrāku.
Izskalojiet un atkārtojiet: veidnes, veidnes, veidnes
Nekas neveicina vilcināšanos, piemēram, skatoties tukšo ekrānu, domājot par to, kur sākt šo nākamo projektu. Veidne, piemēram, ziņojuma rakstīšana, prezentācijas veidošana vai sapulces darba kārtības izveide, ļauj jums ātrāk bloķēt bloku.
Ir divu veidu veidnes. Viens no tiem ir vispārējas veidnes, kuras varat atrast tiešsaistē vai pat Office komplektā, kuru izmantojat. Piemēram, Office 365 ir daudz bezmaksas šablonu dažādos moduļos, piemēram, izklājlapās un prezentācijās.
Vēl viens veidnes veids ir tie, kas ir īpaši pielāgoti jūsu biznesam. Laika gaitā jūs veidosiet veidnes pārdošanas prezentācijām, ziņojumiem un vairāk. Galvenais ir pārliecināties, ka visi var tos atrast, kad tie ir vajadzīgi. Izveidojiet centrālo veidnes bibliotēku un mudiniet ikvienu to izmantot. Ar koplietojamām mapēm un mākoņa failu glabāšanu ir ļoti viegli to iestatīt.
Atzīmējiet Tock: izmantojiet laika pārvaldības taimeri
Dažreiz kavēšanās tiek atbalstīta un mazināta, pārāk daudz laika veltot nenozīmīgiem uzdevumiem. Palīdziet savai komandai saprast, kā labāk sadalīt savu laiku, tērēt to vissteidzamākajiem un svarīgākajiem uzdevumiem.
Šeit var palīdzēt kaut kas tik vienkāršs kā taimeris. Ja kādam no jūsu komandas ir tendence tērēt pārāk ilgu nesvarīgu e-pasta ziņojumu lasīšanu, vai arī sanāksmes tiek pārtrauktas, taimeris var palīdzēt ietaupīt minūtes, kas nedēļas laikā var pievienot stundas.
Es atklāju, ka laika apzināšanās ir pārsteidzošs efekts. Līdz brīdim, kad es sāku izsekot, es nesapratu, cik daudz laika man iznīcināja par zemas nozīmes uzdevumiem.
Windows 10 ir iebūvēta bezmaksas taimera programma. Jūs varat arī atrast taimera lietotnes tīmeklī vai vienkārši izmantot viedtālrunī taimeri un modinātāju.
Tūlītējās izmaiņas: sadarbojieties ar koplietotajiem dokumentiem
Pieņemsim, ka jums ir paziņojums presei, kuru vēlaties, lai kāda no jūsu komandām apskatītu, pirms tā iziet internetā. Mēģinot panākt, lai ikviens, kam nepieciešams sniegt ieguldījumu, lai to pārskatītu un reaģētu, var būt vajadzīgs laiks - īpaši attiecībā uz jūsu komandas procrastinatoriem.
Šeit mākonis nonāk glābšanas veidā kopīgu mākoņa dokumentu veidā.
Vai zinājāt, ka jūs varat sadarboties programmā Word, izmantojot funkciju, kas ļauj jums līdzautoram reālajā laikā? Ja kāds cits strādā pie dokumenta, varat sekot līdzi rakstzīmēm pēc rakstura. Tādā veidā jūs varat saņemt visus zvanus kopā un ātri savākt visus datus reālajā laikā, izvairoties no tendences dažiem atlikt.
Microsoft Office 365 piedāvā arī daudzpartiju HD video un audio platformas Komandas, lai jūsu grupa varētu apspriest numurus, kampaņas un projektus no dažādām vietām. Ja jums ir klients, kas vēlas kopēt idejas savai jaunākajai kampaņai, tas liek visiem atrast to pašu tiešsaistes lapu.
Plānotājs tika izveidots tieši Office 365 vajadzībām. Tas darbojas visās jūsu ierīcēs. Jūs varat pievienot failus, uzdevumus un pat runāt ar komandu neatkarīgi no tā, kur viņi atrodas. E-pasta paziņojumi atvieglo komandas dalībnieku informēšanu par to, kad viņiem ir piešķirts jauns uzdevums. Plānotājs piesaista ikvienu un atjaunina informāciju par visiem notikumiem.
Office 365 Video ir vēl viena iespēja, lai izvairītos no kavēšanās. Video satura augšupielāde un koplietošana, izmantojot jūsu uzņēmumu, rada rakstisku piezīmju un direktīvu tiešu darbību.
Izmantojiet virtuālo palīgu, piemēram, Cortana
Lūk, vēl viens vilcināšanās, izvairoties no hack: izmantojiet virtuālo palīgu, lai ņemtu piezīmes un veiktu pētījumus par nākamo projektu. Piemēram, varat izmantot Cortana, lai verbāli diktētu dažas lielās piezīmes piezīmes un saglabātu tās OneNote. Dažreiz ir daudz vieglāk sākt darbu, ja sākat ar bērnu soli, piemēram, diktējot dažas piezīmes, kas jāiekļauj ziņojumā.
Varat arī izmantot Cortana, lai sarunvalodā veiktu tīmekļa pētījumu par projektu. Tas liek justies mazāk kā darbietilpīgs darbs un vairāk kā vienkārša diskusija, ja lietojat kaut ko līdzīgu Cortanai, lai meklētu lietas.
Kā parādījuši šie piemēri, ir daudz veidu, kā izmantot tehnoloģiju, lai sāktu un izvairītos no kavēšanās. Tātad, ko jūs gaida? Sāciet izmantot dažus no šiem rīkiem!
Šīs rakstīšanas laikā Anita Campbell piedalās Microsoft Small Business Ambassador programmā.
Cilvēks, uz, Laptop, fotogrāfija, bez pārsēšanās, Shutterstock
Vairāk: Microsoft, Sponsored 1
