Vecākie sekretāri parasti strādā birojos un pilda galvenos administratīvos pienākumus, lai nodrošinātu ikdienas biznesa procesu efektīvu darbību. Vecākais sekretārs var strādāt zem viena vai vairākiem vadītājiem, un ir sagaidāms, ka viņš precīzi reģistrēs visu galveno korespondenci uzņēmumā. Vecākie sekretāri tiek nodarbināti dažādos uzņēmumos valsts un privātajā sektorā.
Atbalsta loma
Vecākā sekretāra galvenais uzdevums ir atbrīvot laiku saviem vadītājiem, veicot galvenos administratīvos pienākumus. Vecākajiem sekretāriem ir galvenā loma, lai nodrošinātu, ka paziņojumi tiek piegādāti vajadzīgajām pusēm precīzi un savlaicīgi. Vecākais sekretārs parasti diktē piezīmes no augstākās vadības, ieraksta piezīmes vēstules vai ziņojuma formātā un izplata informāciju paredzētajiem saņēmējiem, kā norādīts Champaign County tīmekļa vietnē. Tāpēc vecākajam sekretāram ir jābūt stingram izpratnei par gramatikas noteikumiem un pieturzīmēm, kā arī jāprot izmantot pamata biroja programmatūras lietojumprogrammas, lai sniegtu statistikas datus vai izmantotu vēstules veidnes. Paredzams, ka vecākais sekretārs saglabās precīzu iecelšanas grafiku vadītājam un apstiprinās kārtību, kādā tiek rīkotas biznesa tikšanās ar visiem gaidāmajiem dalībniekiem. Viņu var arī uzdot veikt ceļojumu organizēšanu un rezervēt izmitināšanas pasākumus ārpus konferences.
Sakaru loma
Vecākajam sekretāram dažreiz tiks lūgts koordinēt un uzraudzīt galvenos darba uzdevumus, kas piešķirti ierēdņiem, lai nodrošinātu, ka tie tiek efektīvi un pēc iespējas ātrāk izpildīti. Paredzams, ka vecākie sekretāri apmācīs jaunus darbiniekus un pārkvalificēs esošos darbiniekus, ja tiks pielāgotas kādas parastās uzņēmējdarbības prakses. Vecākais sekretārs var arī izsaukt telefona zvanus no iekšējiem un ārējiem avotiem, pārraidīt ziņojumus starp nodaļām un ekrānu zvanus, ko vadītāji ir pieņēmuši, lai nodrošinātu visu būtisko informāciju. Viņu var arī uzdot apmeklētāju aptauju saņemšanai reģistratūrā, kā aprakstīts tīmekļa vietnes Kopējais darbs.
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingPapildu pienākumi
Vecākais sekretārs sanāksmēs var piedalīties arī protokolos, un parasti tā uzdevums ir precīzi iesniegt korespondenci no iekšējiem un ārējiem avotiem. Vecākais sekretārs ir atbildīgs arī par galveno biroja piederumu uzraudzību un jaunu pasūtījumu veikšanu to papildināšanai. Viņš var arī palīdzēt sagatavot un apstrādāt budžeta tāmes un pārdošanas rēķinus un bieži palīdzēt ar algas administrēšanu. Vecākie sekretāri bieži veic pētījumus un sagatavo pārskatus par uzņēmējdarbības rādītājiem, pārdošanas rādītājiem un iepirkuma izmaksām, kā aprakstīts Monterey County tīmekļa vietnē.
