Kāpēc Payroll ir viena funkcija jums vajadzētu ārējus

„… Uzņēmumam bija viena persona, kas pildīja visas algas apstrādes funkcijas. Uzņēmums tagad veic ārpakalpojumus, veicot domāšanu. Viņi izvēlējās uzticēt ārpakalpojumu funkcijas, lai samazinātu risku, ka algas netiek apstrādātas, lai pārvaldītu izaugsmi, paredzot palielinātu algas pienākumu, kas būs nepieciešams, jo uzņēmums palielinās un pieņem darbā vairāk darbinieku, un sekot līdzi tehnoloģijām, piemēram, maksājumu kartēm un tiešais depozīts. ”

Ideālā gadījumā ārpakalpojumi sasniedz trīs galvenos mērķus:

• Tas atbrīvo laiku un resursus, lai vairāk pievērstu uzmanību jūsu pamatdarbībai.
• Tas ļauj jums piekļūt vairāk tehnoloģiju un pieredzes, lai labi veiktu algas.
• Tas samazina izmaksas un riskus.

Apskatīsim katru no šiem ieguvumiem sīkāk un to, ko tie nozīmē.

1. Labāk pievērsiet uzmanību galvenajam biznesam

Algas ir viena no tām kritiskajām funkcijām, kas nevar tieši palielināt pārdošanas apjomu. Bet tas tiek veikts slikti, tas var likt jūsu biznesam ievainotajā pasaulē.

Un vissvarīgākais, tas var saprast iekšējo laiku un uzmanību no pamatdarbībām.

Uzņēmumiem ir jāievēro daudzi likumi, kad runa ir par darbiniekiem - no federālā, valsts un vietējā līmeņa. Lai to risinātu, ir nepieciešams daudz laika un uzmanības.

Ir acīmredzamas juridiskās prasības, piemēram, nodokļu pārskati un pārskaitījumi. Ir prasības attiecībā uz nodokļa ieturēšanu no darbinieka algas, kā arī aprēķinot darba devēja daļu no nodokļiem. Dažos gadījumos prasības ir elektroniskas. Jums ir arī jāzina, kad jāiesniedz - federālajā, valsts un vietējā līmenī.

Tomēr nodokļi ir tikai sākums.

„Kā darba devējam ir jāizprot arī algas un stundu likumi. Piemēram, jums ir jāzina, kad jums ir jāmaksā virsstundas, ”teica Andy Childs, Paychex viceprezidents nesenajā intervijā ar Small Business Trends. Paychex ir viens no lielākajiem valsts algu pakalpojumiem, kas apkalpo gandrīz 600 000 mazo un vidējo uzņēmumu. Darba algas un stundu noteikumi, teica Childs, var būt ļoti tehniski.

Tad var būt prasības par jaunu nomas pārskatu sniegšanu un valsts prasības attiecībā uz bezdarba kompensāciju un darba ņēmēju kompensācijas apdrošināšanu.

Bērns uzsvēra, ka vēl lielāks jautājums ir negaidīti pienākumi.

“Iespējams, ka katru nedēļu esat atlicis noteiktu laiku, lai palaistu algu. Tad jūs saņemat negaidītu pārsteigumu kā paziņojumu no IRS. Bet tas nav tikai tas, ka IRS jums paziņo, ka esat parādā naudas sodu. Tagad jums ir jāiet caur jūsu ierakstiem un jāizpēta, lai noteiktu, vai jūs faktiski esat izdarījis pārkāpumu. Pēkšņi jūs esat iesaistīti strīdu izšķiršanā, ”sacīja Bērns.

Un tas nekad nenotiek mazā uzņēmuma īpašnieka ērtā laikā, viņš piebilda.

2. Piekļūstiet zināšanām un tehnoloģijām

Vēl viens iemesls ārpakalpojumiem ir piekļūt pieredzei un tehnoloģijām.

Darba devējiem ir jārisina gandrīz 10 000 federālās, valsts un vietējās nodokļu jurisdikcijas visā ASV. Lai gan vairumam mazo uzņēmumu nebūs jāievēro katra no šīm jurisdikcijām, tomēr tas norāda uz likumu sarežģītību. Un katru gadu tiek pieņemti simtiem jaunu likumu un noteikumu.

Mazajiem uzņēmumiem, kas atrodas lielākajā pusē (50 pilna laika darbinieki un vairāk), Affordable Care Act tikai uzliek ievērojamas ziņošanas un atbilstības prasības. Piemēram, Childs norādīja uz IRS veidlapām 1094-C un 1095-C. Šīs veidlapas prasīs, lai darba devēji apliecinātu, vai viņi piedāvā pilna laika darbiniekiem iespēju piedalīties apdrošināšanā, kas nodrošina minimālo būtisko nodrošinājumu.

„Tās nebūs vienkāršas veidlapas, ko aizpildīt,” piebilda Bērns. (Paychex ir izveidojis tiešsaistes resursu centru veselības aprūpes reformu saistībām likuma sarežģītības dēļ.)

Tikpat svarīga ir arī jaunā tehnoloģija. Darba devēji šodien paļaujas uz tehnoloģijām, lai darbotos efektīvāk. Kā bizness aug, darba devējiem ir vairāk darbinieku ierakstu, kas jāglabā un kuriem ir vajadzīgs arī vairāk pārskatu. Tehnoloģiju trūkums kļūst par šķērsli uzņēmējdarbības izaugsmei.

Darbinieki arī sagaida tehnoloģiju. Darbinieki šodien vēlas iespējas, piemēram, tiešo depozītu un pašapkalpošanās piekļuvi viņu algas informācijai tiešsaistē. Darba devēji, kas nespēj nodrošināt šādas iespējas, var būt neizdevīgā stāvoklī.

Papildus tam mobilās ierīces lietojuma sprādziens sākas ar jauniem tehnoloģiju gaidīšanas līmeņiem. Mobilo tālruņu lietošana joprojām ir aktuāla, kad runa ir par algu sarakstu, bet tā ir „strauji pieaug Paychex,” sacīja Bērns.

Darba devēji izmanto mobilās ierīces, lai aplūkotu atsevišķus ziņojumus un meklētu informāciju, piemēram, cik daudz naudas viņiem ir nepieciešams, lai bankā atrastu algas datumus, viņš atzīmēja. Darbinieki arī sāk lietot mobilās lietotnes, lai pārbaudītu savus ierakstus.

Childs sagaida, ka algas mobilo sakaru izmantošana turpinās pieaugt, jo tā atbrīvo uzņēmumu īpašniekus un vadītājus, lai viņi varētu atstāt biroju.

"Ar Paychex mobilajām algas lietojumprogrammām jūs varētu darīt gandrīz visu no pludmales - ja vēlaties," piebilda Bērns.

3. Samaziniet izmaksas un riskus

Ārpakalpojumu algas var palīdzēt samazināt izmaksas un ierobežot riskus. Vidēji, Childs teica, uzņēmumi ir pārmaksājuši darbiniekus par aptuveni 4 procentiem, jo ​​pastāv atšķirība starp darbinieku laiku un precīzu laika uzskaiti.

„Tikai ar precīzāku laika un apmeklējumu uzskaites risinājumu var ietaupīt naudu,” viņš piebilda. (Paychex ir pieejams izmaksu ietaupījuma kalkulators.)

Tad jums ir iespējamie sodi par ziņošanas un citu prasību pārkāpšanu. Saskaņā ar IRS datiem 40% mazo uzņēmumu maksā vidēji soda naudu 845 ASV dolāru apmērā par novēlotu vai nepareizu iesniegumu, Childs atzīmēja.

Šodien ir ārpakalpojumu risinājumi uzņēmumiem, kas ir tik mazi kā viens darbinieks, norāda Childs. Risinājumi ir pieņemami, sākot no mazāk nekā 50 ASV dolāriem mēnesī maziem uzņēmumiem atkarībā no vajadzībām.

Labs algas sniedzējs piedāvā iespējas, kas pārsniedz to, ko jūs varat darīt pats. Ja iepriekš neesat uzskatījis ārpakalpojumu risinājumu, dariet šo gadu par gadu, kurā pārslēdzaties. Tas nodrošinās jums mieru kā īpašniekam un atbrīvos laiku jūsu uzņēmumā.

Padomi par ārpakalpojumu sniedzēja izvēli

Ja apsverat ārpakalpojumu izmaksu, tas ir, ņemot vērā, ka jums vajadzētu apskatīt tipiski trīs punkti jūs aplūkosit, izvēloties jebkādu pakalpojumu sniedzēju:

• cena
• apkalpošana
• reputāciju

Bet, kad runa ir par algu sarakstu, ir arī citi jautājumi, kas jāapsver:

Pakalpojuma sniedzēja drošība un drošība

Jūs sniedzat savu algu saraksta sniedzējam jūsu darbinieku vārdus, adreses, sociālās apdrošināšanas numurus un bankas kontu numurus. Jūs dodat pilnvaras, lai jūsu vārdā iesniegtu iesniegumus.

Iet kopā ar pakalpojumu sniedzēju, kas ir finansiāli spēcīgs un ar labu kontroli.

Pretējā gadījumā jūs varētu atrast savu uzņēmumu saistošā veidā, piemēram, dažas Dienvidkarolīnas firmas pēc neliela ģimenes vadītāja algu saraksta sniedzēja, kura uzdevums bija zagt 11 miljonus ASV dolāru no klientiem.

2014. gadā Darbinieku pakalpojumu tīkla klienti bija satriekti, atklājot, ka algu saraksta sniedzējs ir izmantojis savu naudu, lai finansētu bagātīgu personīgo dzīvesveidu, nevis nodotu to nodokļu iestādēm. Šie klienti - visi mazie uzņēmumi - saskārās ar IRS rīcību. Kāpēc? Jo galu galā darba devējs ir atbildīgs pat tad, ja algu saraksta sniedzējs no viņiem nozog. (IRS ir padomi, kā aizsargāt jūsu uzņēmumu, ja ārpakalpojumu sniedzēji izmanto ārpakalpojumus.)

Izsekot ierakstu apkalpošanas uzņēmumiem kā jūsu

Vai algu saraksta sniedzējam ir lieliski rezultāti, lai apkalpotu savus uzņēmumus? Vai pakalpojumu sniedzējs ir pieredzējis jūsu nozarē?

Papildu pakalpojumu piedāvājums

Apsveriet plašākus pakalpojumus, kas jums var būt nepieciešami, jo jūsu bizness aug, piemēram, pabalsti un personāla pakalpojumi. Vai algu saraksta uzņēmums varēs tos nodrošināt?

Regulatīvās atbilstības iespējas

Vai algu saraksta sniedzējam ir resursi, lai neatpaliktu no augošajiem likumiem un noteikumiem attiecībā uz nodarbinātību, veselības aprūpi un nodokļiem?

Tehnoloģija

Novērtējiet algas uzņēmuma tehnoloģiju, tostarp tās mobilās gatavības. Vai algas sabiedrība iegulda jaunās tehnoloģijās? Vai viņi var sekot līdzi tehnoloģijai, jo pieaug pieprasījums pēc darba devēja un darbinieku puses?

Grāmatvedības saskarnes

Vai jūsu grāmatvedis var viegli piekļūt jūsu algu sarakstam un ar to saistītajiem ierakstiem, lai panāktu saskaņošanu un nodokļu pieteikumus?

Darba samaksas attēls, izmantojot Shutterstock