Pastāstiet mums, vai tas izklausās pazīstami. Jums ir nepieciešams ikviens, lai apmeklētu lielu sanāksmi vai nokļūtu konferences zvanā, kas nozīmē, ka ikviens būs dažu stundu laikā prom no saviem galdiem. Sanāksme ir svarīga, bet arī darbs, ko sapulce pārtrauks.
Ir veidi, kā jūs varat risināt abas vajadzības darbā. Tālāk ir sniegti padomi, kā rīkot sanāksmes, vienlaikus saglabājot ražošanu uz ceļa, uzlabojot efektivitāti, automatizāciju un izmantojot tehnoloģiju.
$config[code] not foundEfektivitāte
- Pārskatiet savus iekšējos procesus. Iespējams, jums ir daži uzdevumi, kas ir daļa no jūsu ikdienas rutīnas, ko jūs varat darīt bez. Tiklīdz jūs zināt, kas tie ir, jūs varat atdalīt svarīgus uzdevumus no tiem, kas vairs nav nepieciešami.
- Delegāts. Noteikti sazinieties ar savu komandu par to, ko viņi var darīt, lai palīdzētu racionalizēt projektus. Ziniet, ko jūs varat darīt pats, un kas prasīs stiprinājumus.
- Veikt pārtraukumus. Tas var izklausīties pretrunīgi, bet dažreiz jums ir jāpārtrauc darbs, lai turpinātu darbu. Kā apgalvo Forbes: „Kad mazkustīgs, enzīms lipoproteīna lipāze (LPL), kas atbild par tauku noārdīšanu asinsritē un pārveido to par enerģiju, ievērojami samazinās, izraisot tauku šūnu veidošanos. Īsāk sakot, kustības trūkums ir vienāds ar enerģijas samazināšanos. ”
- Plānojiet savu dienu pusdienās. Daudzi no mums no rīta ir asāki, tāpēc izmantojiet šo laiku darbam, kas prasa dziļu analīzi un domāšanu. Rakstiet ziņojumus un krīzes numurus, tiklīdz jūs apsēdies. Pēc pusdienām, kad esat uzpildījis degvielu, koncentrējieties uz lietām, kas liek jums mijiedarboties un dalīties ar idejām, piemēram, sanāksmēm un konferences zvaniem.
- Izveido sarakstu. Ievietojiet visu, kas jums jādara, prioritārā secībā un laikā, kad tas būs nepieciešams. Pārbaudot katru uzdevumu, varat uzzināt, kuri diennakts laiki ir visproduktīvākie.
Automatizācija
- Automatizējiet sociālo mediju uzdevumus. Hootsuite, iespējams, ir vispazīstamākais, bet ir arī daudzas citas sociālo mediju lietotnes un rīki. Piemēram, buferis ļauj ieplānot amatus atbilstoši noteiktam modelim. Tātad, ja jūs gribējāt, piemēram, pēc darba dienām plkst. 10.00, buferis var palīdzēt jums to izdarīt. Vēl viena platforma, Dlvr.it, ļauj sinhronizēt jūsu vietni ar Facebook, Twitter un LinkedIn.
- Izveidojiet veidnes visbiežāk lietotiem dokumentiem. Pieņemsim, ka katru nedēļu nosūtāt tāda paša veida rēķinu vai vēstuli. Jūs varat ietaupīt laiku, izveidojot tam veidni, un pēc tam vienkārši jāaizpilda attiecīgie vārdi, datumi un numuri.
- Izmantojiet tiešsaistes kalendārus un koplietojiet tos. Sēde sanāksmēs var aizņemt laiku, bet tā var plānot sanāksmes. Ļaujot saviem kolēģiem un klientiem uzzināt, ko jūs darīsiet un kad jūs to darīsiet, jūs varat ietaupīt daudz e-pastu un zvanus uz priekšu un atpakaļ.
- Automatizējiet klientu pēcpārbaudes un līdzīgus uzdevumus. Pēc iekšējo procesu pārskatīšanas jūs varat atrast, ka ir vairāki atkārtoti izmantojami laika uzdevumi, kurus var automatizēt 30 minūtēs vai mazāk.
- Izveidojiet „konservētu” e-pasta atbildes uz e-pastiem, kuriem nepieciešama tāda pati atbilde atkal un atkal. Tādā veidā jums nav jāievada tas pats e-pasts katru reizi, kad atbildat. Vēl labāk, ja jums tiek uzdots tāds pats jautājums atkal un atkal, izveidojiet BUJ lapu vai dokumentu un publicējiet to tiešsaistē vai sniedziet to saviem kolēģiem, lai atbildes būtu savlaicīgi un saziņas prasības tiktu samazinātas.
Tehnoloģija
- Novietojiet kontrolsarakstus uz Cloud, lai jūs varētu tos paņemt līdzi un dalīties tajos. Forgett ļauj jums dalīties tajos vai saglabāt tos privātus, un pat ļauj jums pievienot animētus gifus. Un Checkli ir daudzas tās pašas funkcijas, un ļauj jums izveidot savu sarakstu PDF versijas.
- Iepazīstieties ar makro (arī saīsnes). Tādām programmām kā Microsoft Word ir iebūvēta funkcija, kas ļauj lietotājiem automātiski veikt ikdienas uzdevumus. Tos ir viegli izveidot un pielāgot. Daži ir pietiekami viegli (kontrolēt i slīprakstā). Tiklīdz būsit saņēmis rokturi, jūs rakstīšanas laikā ietaupīsiet laiku. Lai uzzinātu vairāk par Microsoft Word makro izveidošanu, apmeklējiet Microsoft Office atbalsta lapu. Un, ņemot vērā šo darbu, saglabājiet šo informāciju kā dokumentu un dalieties tajā ar saviem kolēģiem un darbiniekiem, lai palīdzētu viņiem racionalizēt savas vajadzības.
- Ja vēlaties uzzināt, kā veidot Word, Excel vai Powerpoint veidnes, vislabāk ir redzēt, kas ir jāsaka Office. Arī šis raksts ir noderīgs, jo tas koncentrējas uz komandas sadarbību.
- Izmantojiet grāmatvedības programmatūru, lai racionalizētu rēķinu sagatavošanas un norēķinu uzdevumus. Nav nepieciešams manuāli ģenerēt rēķinus klientiem, kuri par katru pakalpojumu par katru pakalpojumu sniedz tādu pašu summu katru mēnesi.
- E-pasta iesūtnē izmantojiet uzlīmes, mapes un tagus. Tas palīdz kārtot un organizēt vienumus, un vēl svarīgāk, tas palīdz ātri paņemt ziņas.
Jūsu sanāksmēs notiek svarīgas lietas, un nav laba ideja iet uz viņiem bažas par to, ko jūs pazudīsit. Ievērojot dažus no šiem padomiem par to, kā rīkot sanāksmes, jūs varēsiet samazināt dažus mazākus uzdevumus ap biroju, lai koncentrētos uz lielākiem valdes telpā.
Tikšanās attēls, izmantojot Shutterstock
Vairāk: Sponsored 2 Komentāri ▼
