Sanāksmes ir pamats uzņēmējdarbībai - tās veicina lēmumus un rīcību. Visproduktīvākās sanāksmes pārvalda darbības elementus, neņemot laiku no citām svarīgām darba kārtības tēmām. Ja darbības netiek pārvaldītas pareizi, var izšķērdēt vērtīgu laiku, apspriežot uzdevumus, kas nav pabeigti, neatbilst paredzētajiem mērķiem vai nesniedz nekādu vērtību organizācijai. Efektīva darbības elementu pārvaldība līdz slēgšanai sākas ar precīzu to ierakstīšanu sanāksmes protokolā.
$config[code] not foundDefinēšana
Skaidri definējiet uzdevumus, neatstājot vietas nepareizai interpretācijai. Pārkārtojiet darbību, jo tā tiek dokumentēta, lai pārliecinātos, ka tikšanās dalībnieki piekrīt un saprot, kas ir sagaidāms. Piešķirt darbību kādam, kas piedalās sanāksmē, un saņemt šo personu mutiski atzīt atbildību. Nepietiekami izteikta darbība, kas piešķirta kādam, kurš nebija klāt, kad jautājums tika izvirzīts, var palikt atvērts uz nenoteiktu laiku.
Ierakstīšana
Izmantojiet standartizētu sapulču ierakstīšanas formātu, norādot sadaļu, kas īpaši paredzēta darbību elementu sarakstam. Formāta saglabāšana konsekventi palīdz nodrošināt, ka jautājumi tiek pareizi uztverti, lai varētu veikt efektīvus turpmākus pasākumus. Pierakstiet, kas jādara, kas ir atbildīgs par to, lai tas notiktu, datums, kad jautājums tika izvirzīts vai darbība tika piešķirta, un datumu, kad darbība tiks pabeigta. Katram uzdevumam ir piešķirts primārais īpašnieks un dublētā persona - dublējums var kalpot kā galvenā īpašnieka līdzstrādnieks un atbalstīt uzdevumu, ja tas tiek pieprasīts.
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingIzplatīšana
Negaidiet pārāk ilgi, lai izplatītu sapulces minūtes. Ja kāds sapulces laikā ņem elektroniskas piezīmes, protokols var būt gatavs izplatīšanai, tiklīdz tikšanās tiek slēgta vai neilgi pēc tam. Ilgstošas aizkavēšanās var novest pie tā, ka apmeklētāji zaudē tūlītējas sajūtas. Jaunākie darbības uzdevumi pēc tam var uzņemties lielāku prioritāti nekā tie, kas tika publicēti jūsu sanāksmes laikā.
Izsekošana
Izmantojiet darbību vienumu sarakstu, lai izsekotu uzdevumus, pamatojoties uz noteiktajiem termiņiem. Ja sanāksme bija daļa no regulāri plānotām sērijām, sāciet nākamo sanāksmi, pārskatot atklātās darbības. Informējiet dalībniekus iepriekš, lai viņi varētu sagatavot nepieciešamos prezentācijas materiālus progresa ziņošanai. Ja sanāksme bija unikāla vai patstāvīga sesija, pēcpasākumi ar rīcību īpašniekiem individuāli vai jaunā sanāksmē bija vērsti tikai uz darbību izsekošanu līdz slēgšanai.
Redzamība
Ja termiņi ir nokavēti vai darbības, par kurām ziņots, neatbilst cerībām, dariet tos redzamus komandas locekļiem. Izplatiet darbības elementu sarakstu, tostarp rakstiskus komentārus, kas skaidri izskaidro, kas izraisīja kavēšanos, kāpēc darbība tika uzskatīta par nepietiekamu, un kas jādara, lai atgrieztos ceļā. Ja ir nepieciešama vadības palīdzība, lai novērstu ceļa bloķēšanu, ieplānojiet laiku ar attiecīgajiem vadības komandas locekļiem, lai sniegtu īsu kopsavilkumu par problēmu un komandas ieteikto risinājumu.
Slēgšana
Kad darbība ir pabeigta, atjauniniet darbības vienību sarakstu, norādot datumu, kad problēma tika slēgta. Sarakstu pārdaliet komandas locekļiem, lai viņi varētu redzēt, kādas darbības tika slēgtas un kad. Kad visi ir redzējuši slēgtos vienumus, noņemiet tos no saraksta. Slēgtus priekšmetus var arhivēt vai dzēst atkarībā no komandas vajadzībām vai vadības cerībām.
