Ne tikai elektroniski darbavietas radīšana palīdz uzņēmumiem ietaupīt naudu un tērēt mazāk, bet arī liek tiem būt videi draudzīgākiem. Ja jūs domājat par dokumentu skapju apmaiņu ar dokumentu kalniem, lai izveidotu elektronisku sistēmu, bet neesat pārliecināts, kur sākt, apskatiet šādus 10 soļus, lai pārietu uz elektronisku.
Darbs bez papīra
Failu koplietošana digitāli
Tā vietā, lai paļautos uz printeri, lai izdrukātu dokumentu hordes, koplietojiet failus ar kolēģiem, izmantojot digitālas metodes, piemēram, Google dokumentus. Turklāt, tā kā šis bezmaksas pakalpojums, izmantojot Gmail, nepārtraukti ietaupa, darba faili nekad nepazūd, atšķirībā no kopētāja!
$config[code] not foundNick Candito, Progressly līdzdibinātājs un izpilddirektors, pastāstīja Small Business Trends par dažiem galvenajiem veidiem, kā elektroniski palīdz uzņēmumiem. Runājot par „ievērošanu” un to, kā digitalizācija uzlabo darba praksi, Candito teica:
„Nav šaubu, ka digitalizācija uzlabo sadarbību. Kad ikviens var piekļūt svarīgākajiem dokumentiem un konsekventi savākt pareizo informāciju pareizajai personai, kad tas ir nepieciešams, jūs smērējat sava uzņēmuma iekšējo sakaru dzinēja riteņus. ”
Saglabājiet failus mākonī
Visu lielumu uzņēmumi paļaujas uz dokumentiem, kas drīz vien izveidosies, lai kļūtu par lielām uzglabāšanas prasībām. Tā vietā, lai pildītu svarīgus papīra dokumentus, uzglabājiet tos ērti uz mākoņdatošanas sistēmām, piemēram, Dropbox. Šīs elektroniskās digitālās sistēmas ļaus ietaupīt neticami daudz vietas birojā, nemaz nerunājot par to, lai saglabātu vitāli svarīgus dokumentus.
Skenēšana un faksa sūtīšana ne vairāk
Dokumentu skenēšana un faksa sūtīšana prasa papīru. Palīdziet savam uzņēmumam būt elektroniskam, izmantojot tālruņa skenera lietotni, lai skenētu dokumentus. Saglabātos dokumentus pēc tam var konvertēt PDF formātā un kopīgot kolēģiem pa e-pastu.
Veicināt digitālo komunikāciju
Mudiniet savu darbaspēku pieņemt digitālās komunikācijas kultūru, kurā bijušās papīra formātā izmantotās komunikācijas metodes, piemēram, rēķinu nosūtīšana uz rēķiniem un maksājuma kartes, tiek aizstātas ar digitālām metodēm, piemēram, e-pastu un tūlītējām ziņām.
Paļaušanās uz digitālo komunikāciju, nevis papīra ziņojumus, palīdzēs ietaupīt jūsu biznesa laiku. Candito piezīmes, izmantojot digitālo, nevis papīra darbplūsmu, ļauj vadībai „kontrolēt jūsu uzņēmumu un galvenās sadarbības reālā laikā un ar mērķi analizēt vājās vietas, lai tās uzlabotu un tādējādi uzlabotu rezultātus.”
Pārsūtiet papīra rēķinus un paziņojumus par digitālajām ierīcēm
Neatkarīgi no tā, vai tas ir rēķini par enerģiju, bankas izraksti vai līgumslēdzēja rēķini, visi uzņēmumi sagatavo rēķinus un pārskatus. Ja jūsu rēķini joprojām tiek veidoti papīra formā, vienkārši lūdziet tos nosūtīt digitāli. Vispārīgi runājot, bankām un citām organizācijām patīk, ka viņi sūta digitālus paziņojumus un pastu, jo tas ietaupa uz drukas un pasta izdevumiem.
Izveidot digitālās vizītkartes
Vizītkartes, lai gan ir būtiskas, pieprasa ievērojamu koku daudzuma papīru. Tā vietā, lai iztērētu savu maku ar vizītkartēm, digitalizējiet savu vizītkarti. Ir pieejamas daudzas programmatūras un lietotnes, piemēram, Pearl Scan un CamCard, kas skenē vizītkartes un pārvērš tās par digitālu dokumentu.
Izmantojiet elektroniskos parakstus
Pat mūsu parakstus var parakstīt elektroniski. Tā vietā, lai izdrukātu dokumentu, fiziski parakstītu to ar pildspalvu un nosūtītu to saņēmējam, parakstus var parakstīt elektroniski, kas nozīmē, ka nav nepieciešams laikietilpīgs un dārgs papīrs. Abode Reader var izmantot, lai parakstītu dokumentus bez drukāšanas.
Šādas digitālās metodes var palīdzēt uzlabot uzņēmuma drošību. Candito saka: „Izmantojot digitalizētus procesus, noteikt pārvaldības un piekļuves kontroles nodrošina tikai pareizos cilvēkus, kuri var piekļūt noteiktiem dokumentiem un sistēmām.”
Sift un kārtot esošos dokumentus
Lai veiksmīgi izveidotu bezkontakta biroju, jums būs jāpaplašina daži no esošajiem dokumentiem, kas pēdējos 20 vai pat 30 gadus ir bijuši birojā. Piešķiriet rītu vai ilgāk, lai sijātu vecos papīrus un noskaidrotu, kas var tikt pārvilkts pa shedder. Novēršot nevajadzīgus dokumentus no biroja, radīsies vairāk vietas, kā arī neticami apmierināts!
Padarīt sanāksmes bez papīra
Tā vietā, lai sanāksmēs izdalītu papīra izdales materiālus, izmantojiet projektorus un tehnoloģiju, kas nodod informāciju, kuru vēlaties koplietot no viena vizuālā avota.
Vilciena personāls ir digitālāk savvy
Elektroniskajam biznesam ir vajadzīgas dažas digitālās zināšanas. No uzdevumiem, piemēram, nosūtot dokumentus pa e-pastu, izmantojot mākoņdatošanas sistēmas, lai saglabātu failus, ja jūsu darbaspēkam trūkst digitāla asuma, laika un naudas ieguldīšana to apmācībā, visticamāk, būs izdevīgs un nenovērtējams ilgtermiņa ieguldījums.
Candito saka, ka bez papīra palīdz optimizēt veiktspēju un uzņēmuma apakšējo līniju, norādot:
„Visbeidzot, tas, ko jūs fotografējat bez papīra, ir uzlabota klientu pieredze un līdz ar to uzlabota apakšējā līnija.
Papīra fotogrāfija ar Shutterstock palīdzību
2 Piezīmes ▼
