Korporatīvais protokols kalpo par uzņēmuma sapulces oficiālo dokumentu. Pareizi glabātās protokolos ir sniegts objektīvs valdes un komitejas procedūru kopsavilkums, kas kalpo kā pierādījums tam, ka tiek ievērotas regulatīvās un uzticības saistības.
Aizpildiet pamatinformāciju
Pirmajā punktā ieraksta būtiskos faktus. Ņemiet vērā, kad un kur notika sanāksme, un cik ilgi tā notika, kā arī kvoruma esamība vai neesamība. Identificējiet visus dalībniekus, sākot ar valdes locekļiem un direktoriem. Norādiet, ja tādi nav. Atzīmējiet personāla locekļu vai viesu vārdus atsevišķā rindā. Tāpat norādiet, vai pasākums bija regulāra vai īpaša sanāksme.
$config[code] not foundNoteikt galvenās darbības
Katrai kustībai veltiet vienu punktu, sākot ar pēdējā sanāksmes protokola apstiprināšanu. Nosakiet, kurš ir veicis kustību, un iznākumu, bet neuztraucieties, lai nosauktu tos, kuri ir norīkojuši kustību. Ja balsošana notiek pēc saraksta, norādiet katra personas vārdu. Noteikti ierakstiet kustības vārdus.
Padoms
Ja neesat pārliecināts par to, kas bija kustībā, nebaidieties jautāt. Tomēr, ja jūs nesaprotat konkrētu jautājumu, iezīmējiet to savā steno spilventiņā - vai neapstrādātās piezīmēs par jūsu klēpjdatoru - lai jūs vēlāk varētu par to jautāt priekšsēdētājam.
Apkopojiet būtiskos punktus
Kondensēt garas diskusijas. Kā valdes locekļi izlemj jautājumu ir svarīgāk nekā metodes, ko viņi izmantoja, lai panāktu vienprātību par to. Ja regulatīvie vai fiduciālie pienākumi prasa, lai jūs ierakstītu noteiktu informāciju, ierakstiet tikai tos faktorus, kas ietekmēja konkrētu balsojumu, piemēram, debates par priekšlikuma plusi un mīnusi.
Padoms
Ja vien iespējams, izmantojiet atslēgvārdus, lai palīdzētu ierakstīt piezīmes. Uzrakstiet atslēgvārdus steno spilventiņu kreisajā pusē, ja lietojat to. Veiciet piezīmes par katru atslēgvārdu labajā pusē.
Ierakstiet disidentus un atturēšanos
Nosakiet tādus notikumus kā disidenti vai atturēšanās ja valdes locekļi vai direktori vēlas, lai šie viedokļi, kas atzīmēti par ierakstu, vai procesuālie noteikumi to pieprasītu. Piemēram, dalībnieks, iespējams, nevarēs balsot par jautājumu reālu vai uztveramu interešu konfliktu dēļ. Tādā gadījumā jūs uzrakstīsiet: "Valdes loceklis X tika atbrīvots no diskusijas vai balsošanas par Motion Y."
Padoms
Izvairieties no sīki izstrādātas piezīmes par izpildvaras sesijām, ja valde to aicina. Vienkārši atzīmējiet dalībniekus, kā arī datumu, laiku, vietu un ilgumu.
Pārskatiet savu darbu
Proofread un labot jūsu projekta minūtes, vēlams pēc sanāksmes, un pēc tam iesniegt tos priekšsēdētājam pārskatīšanai. Nelietojiet pamudināt būtisku rediģēšanu, jo tas var apdraudēt jūsu darba precizitāti. Pierakstiet un datējiet savas minūtes pēc tam, kad valde tos apstiprinājusi. Pievienojiet tos visiem oriģinālajiem komitejas ziņojumu, korespondences un rakstisko ziņojumu kopijām. Ievadiet oficiālo kopiju organizācijas protokolā.
Padoms
Tiklīdz valdes locekļi un direktori saņem protokolus, pielikumi nav jāiekļauj. Tā vietā apkopojiet tos savā protokolā.
Brīdinājums
Atturieties no emocionālās vai sprieduma valodas lietošanas minūtēs. Saglabājiet savu nostāju kā neitrālu novērotāju.
