Savā pēdējā slejā es rakstīju par jauno Amazon iekurt eBook lasītāju un teicu:
$config[code] not found„Mēs visi esam ļoti gaidījuši, lai„ papīra bez biroja ”prognozes piepildītos, tomēr šis solījums šķiet maldīgs, kas ir visgrūtāk nekā jebkad agrāk.”
Bet varbūt ir redzams elektroniskais birojs. Jā, es klausījos tos, kuri joprojām saka, ka elektroniskais birojs joprojām ir sapnis. Bet es domāju, ka šeit galvenais ir mērķis un darbs virzībā uz papīra atbrīvošanu, nevis pilnību šī galīgā mērķa sasniegšanā. Pareizā datu pārvaldības sistēma var apvienot papīra praktiskumu ar jaunas informācijas un tehnoloģiju ātrumu.
Kā uzņēmēji un mazo uzņēmumu īpašnieki mēs vēlamies novērst papīra daudzumu, ko mēs izmantojam, jo tas vienkārši prasa pārāk daudz laika (un naudas), lai ražotu, organizētu un atgūtu. To darot, varētu vienkārši ietaupīt jūsu uzņēmumu daudz naudas un palīdzēt jums arī iegūt vairāk naudas.
Ar pašreizējo informācijas izplatību, mums ir jāsniedz informācija sev un citiem pēc mūsdienu pasaules ātruma.
Paskatieties, kā papīrs un faili tiek apstrādāti jūsu uzņēmumā.
Ja man patīk man, es būšu tik drosmīgs, lai ieteiktu, ka tas, ko jūs atradīsiet, jums nebūs laimīgs.
Jums var būt visorganizētākais birojs pasaulē, tomēr laiks, kas nepieciešams, lai sistematizētu jūsu uzskaiti un uzturētu šo organizēšanas metodi, nozīmē reālu dolāru - stundas, ko varētu iztērēt pētniecībai un attīstībai un mārketingam.
Vai jūs izmantojat “pāļu” sistēmu, lai saglabātu lietas kārtīgos kaudzēs, lai jūs precīzi zināt, kur viss ir? Padomājiet par šo cēloņu fizisko jucekli, kā arī par vainu, ko jūtat, jo jūs vienmēr jūtat vajadzību “iet cauri” šīm pāļiem - lai nodrošinātu vismaz to, ka jūs neko neesat aizmirsis.
Ja papīra faili tiek apglabāti jūsu birojā, „elektroniski bez maksas” varētu būt labs risinājums. Bet ko tieši tas nozīmē, ka jūsu uzņēmumam ir elektroniski? Tas nozīmē, ka jāpieņem lēmums to darīt, nevis atgriezties. Tas nozīmē, ka visi faili tiek skenēti datorā, un apmācīt darbiniekus izmantot digitālos failus.
Tagad tos dokumentus, kas agrāk bija jāpiegādā no viena asociētā uzņēmuma uz citu vai no sava uzņēmuma uz klientu vai perspektīvo klientu, var skatīt jebkurā vietā, kur tie ir nepieciešami. Jūsu uzņēmums var ietaupīt daudzas stundas un nebeidzamus dolārus tikai produktivitātes un efektivitātes ziņā.
Realitāte ir tāda, ka jūsu birojs vienmēr izmantos papīru. Termins “bez papīra” ir pārāk augsts, lai sasniegtu. Dažiem cilvēkiem ir nepieciešams izdrukāt lietas, lai tās izlasītu. Jūs drukājat lietas, ko nēsājat līdzi un parādīs citiem cilvēkiem. Ne katru prezentāciju var pielāgot PowerPoint. Jūs neatbrīvosies no šiem printeriem.
Bet jūs atbrīvosies no arhivēšanas skapjiem vai vismaz daži no tiem, skenējot failus datorā un izveidojot jaunus failus datorā, kā arī nepieciešamību pastāvīgi organizēt šos failus.
Šeit ir četras lietas, kas jāapsver, kad dodaties bez papīra:
1. Skenējot failus, īpaši svarīgs ir dokumentu skeneris.
2. Saglabājot failus, labākais un vispieņemamākais veids ir PDF formātā vai portatīvā dokumenta formātā. Šis ir stabils formāts, kas saglabā failu, skatoties tieši uz papīra. To var lasīt tiešsaistē vai izdrukāt, aizņem maz vietas, un to ir viegli izveidot ar Adobe pieejamo programmatūru.
3. Ja digitalizējat failus, jums būs nepieciešams cietais disks, kas paredzēts, lai saglabātu savu jauno “datņu skapi” un labu datu dublēšanas sistēmu. Tehniskie speciālisti iesaka izmantot divus portatīvos cietos diskus. Katru nedēļu jūs atdodat otru uz otru, un dublējiet to uz atrašanās vietu ārpus uzņēmuma, piemēram, bankas depozīta kastē.
4. Ja jums nav datori lokālajā tīklā (LAN), tie būs jāpieslēdz, lai ikviens varētu piekļūt failiem. Bezvadu tīkla iestatīšana maksā aptuveni 25-50 ASV dolārus par datoru, kā arī $ 75-100 dolāru par centrmezglu vai centrālo maršrutētāju četriem datoriem.
Lielākā daļa cilvēku nevar saskarties ar digitālo failu apskati un uzturēšanu. Tas, ko jums un jūsu darbiniekiem var būt problēmas ar pierastu pie jaunās uzskaites un informācijas pārvaldības sistēmas. Iegūstiet visus uz klāja attiecībā uz failu protokoliem. Kā katalogi būtu jāmarķē? Kā būtu jānorāda faili? Ir svarīgi, lai visi izmantotu vienādus standartus. Izlemiet, ko tie būs, un izdrukājiet kopijas ikvienam. Izveidojiet kopiju uzņēmuma tīklā.
Elektroniska piekļuve ir izvēles jautājums: tas ir apzināts dzīvesveids un darba stila lēmums. Tas ir tāds, kas, ja tas ir pilnībā apņēmies, var palielināt jūsu produktivitāti, efektivitāti un efektivitāti, kā arī samazināt atkritumu daudzumu, ko katrs no mums ražo.
Vai esat pieņēmis lēmumu doties elektroniski?
* * * * *
