Microsoft komandas ir Office 365 komunikācijas rīks, kas maziem uzņēmumiem sniedz vienkāršu veidu, kā sazināties un sadarboties ar darbiniekiem. Tiem, kas nav izmantojuši Microsoft komandas, tas var palīdzēt iegūt vērtīgus padomus un ieskatu no ekspertiem, lai to izmantotu.
Microsoft komandu padomi
Simona Millham ir Microsoft sertificēts treneris un IT apmācības platformas CBT Nuggets treneris. Viņa dalījās ar dažiem vērtīgiem padomiem, kā padarīt lielāko daļu Microsoft komandu mazajiem uzņēmumiem e-pasta intervijā ar Small Business Trends.
$config[code] not foundSamaziniet e-pasta sakarus
Viena no lielākajām Microsoft komandu priekšrocībām ir tā, ka tas ļauj uzņēmumiem saglabāt visu saziņu vienā vietā, nevis paļauties uz garām e-pasta ķēdēm, kuras var viegli pazust shuffle. Tātad, ja jūs gatavojaties izmantot lielāko daļu Microsoft komandu, izmantojiet to, nevis e-pastu, kas paredzēts iekšējai saziņai.
Millham saka: „Ja kāds nosūtīs komandai e-pastu, lūdzot samērā triviālu jautājumu, un visi atbild, tas rada ļoti daudz e-pasta ziņojumu. Sarunas ir komandu centrā, tāpēc ir viegli redzēt pavedienus īsumā un ātri reaģēt, ja nepieciešams. ”
Kopīgojiet sarunas ar jaunajiem komandas locekļiem
Microsoft komandas var arī padarīt jaunus darbiniekus vieglāk. Veicot jaunu īri vai pievienojot esošu komandas dalībnieku jaunam projektam, varat kopīgot sarunas no šī pavediena vai projektēt ar viņiem, lai viņi varētu viegli nokļūt, nevis pārsūtīt daudzus e-pastus vai nodot tos apgrūtinošiem dokumentiem.
Pielietojiet dažas grupas
Microsoft komandas ļauj jums noteikt dažādas organizācijas jūsu organizācijā, lai jūs varētu turpināt sarunas ar attiecīgajiem komandas locekļiem. Bet neaiziet pār bortu, veidojot grupas katrai iespējamai darbinieku kombinācijai uzreiz. Apsveriet, kurš visbiežāk strādā kopā ar projektiem un izveido tikai tās grupas, kurām ir jēga, lai neapgrūtinātu ikvienu ar opcijām. Jūs vienmēr varat pievienot vēl vēlāk.
Ir katras grupas mērķis
Ja jūs cenšaties noteikt, kuras grupas jāsāk, apsveriet, ko vēlaties sasniegt katrai grupai. Piemēram, jūs varētu vēlēties grupu, kas paredzēta tikai augstākā līmeņa vadībai, kuru jūs pievērsīsiet, pieņemot lielus stratēģiskus lēmumus. Bet jūs varat arī vēlēties grupas tikai konkrētiem mērķiem, piemēram, IT atbalsts un sociālo mediju mārketings.
Pievienojiet grupas kā jūs
No turienes jūs vienmēr varat pievienot grupas, jo konkrēti projekti tos pieprasa. Sakiet, ka esat saņēmis īpašu klientu projektu, kurā iesaistīti cilvēki no vairākiem departamentiem, kuri parasti nedarbojas kopā. Izveidojiet grupu, kas ir tikai šim gadījumam, lai šiem darbiniekiem nebūtu jāsaskaras ar vispārīgāku pavedienu.
Iestatiet audio konferences
Microsoft komandas piedāvā arī audio konferenču funkciju, lai jūs varētu uzņemt balss tikšanās noteiktās grupās vai tikai ar vienu vai diviem komandas locekļiem. Tas var būt īpaši noderīga funkcija, jo īpaši, ja jums ir daži komandas locekļi, kas strādā attālināti. Varat arī to izmantot, lai sazinātos ar ārējiem klientiem, izmantojot jaunu viesu piekļuves funkciju.
Izveidojiet saziņas stratēģiju
Protams, Microsoft komandas nav vienīgais Microsoft produkts, kas piedāvā komunikācijas funkcijas, piemēram, tērzēšanas un audio zvanus. Bet Millham brīdina, ka viņš nesaņem pārāk daudz iespēju izmantot katru pieejamo iespēju. Tā vietā izveidojiet īpašu plānu, kurā izklāstītas situācijas, kurās izmantojat Microsoft komandas komunikācijai pret citām platformām.
Millham skaidro: „Es domāju, ka viens no lielākajiem izaicinājumiem ir palīdzēt biznesa lietotājiem saprast, KURI Microsoft Office 365 rīks izmanto WHEN. Komandu, Yammer un Skype funkcionalitāte pārklājas ar lietotājiem, kas lietotājiem ir patiešām mulsinoši, un, visticamāk, viņi bez iepriekšēja norādījuma atgriezīsies pie e-pasta ziņojuma. Tāpēc mans ieteikums ir, ka uzņēmumam ir vajadzīgs laiks, lai domātu, ar kādiem instrumentiem vislabāk piemēros dažādas organizācijas organizācijas, un dažus pilotus darbosies ar dažādām lietotāju grupām, un pēc tam sniegs norādījumus un izpratni gala lietotājiem. ”
Testa komunikācijas stratēģijas
Kā minēja Millham, var būt lietderīgi izmēģināt dažādas organizācijas komunikācijas stratēģijas, lai redzētu, kas vislabāk atbilst jūsu konkrētajai komandai. Piemēram, iespējams, ka ir lietderīgi izmantot Skype klientu zvaniem, ja vairumam jūsu klientu jau ir Skype ID un nevēlaties pierakstīties viesu piekļuvei ar Microsoft komandām. Bet jūs varētu izvēlēties saglabāt iekšējos zvanus komandās vienkāršības labad. Vienkārši palikt atvērts darbinieku ieguldījumam, lai jūs varētu optimizēt savu plānu atbilstoši savām vajadzībām.
Palieciet atjauninātu ar jaunām funkcijām
Microsoft komandas pastāvīgi mainās un pievieno jaunas funkcijas, kas var dot labumu jūsu komandai vai mainīt platformas lietošanas veidu. Piemēram, Microsoft pašlaik strādā, lai integrētu Skype for Business funkcionalitāti komandās. Millham iesaka pārbaudīt Microsoft komandas dokumentāciju un praktiskus norādījumus, lai iegūtu plašāku informāciju un atjauninājumus par jebkurām izmaiņām vai jaunām funkcijām.
Apmācīt savus darbiniekus
Ir svarīgi arī pārliecināties, ka jūsu darbinieki saprot, kā izmantot Microsoft komandas. Šim nolūkam ir pieejami daudzi resursi. CBT Nuggets nodrošina vienu Microsoft komandu apmācības iespēju.
Millham saka: „Mazo uzņēmumu īpašniekiem tas ietver pārskatu par resursiem, kas jāapsver, izvietojot komandas un veicinot lietotāju pieņemšanu. Darbiniekiem tas attiecas uz kanālu, sarunu, sapulču, failu koplietošanas, wikis un citu lietošanu. ”
Attēls: Microsoft
1
