Kancelejas uzdevumi, piemēram, mašīnrakstīšanas, reģistrācijas un atbildēšanas biroju tālruņi, reiz tika nodoti sekretāriem, izpildu asistentiem un administratīvajiem darbiniekiem. Taču, ja ir vairāk darba vietu, kurās nepieciešamas tehnoloģiskās prasmes, profesionāļiem (tostarp juristiem, ārstiem, skolotājiem utt.) Nav nekas neparasts gaidīt, lai viņi lietotu ikdienas uzdevumus. Tā kā daudzi darbinieki izmanto datorus, kancelejas darbi ir kļuvuši par praktiski katra darba un profesijas būtisku daļu. „GoodTemps” autors Carissa Doshi apspriež, kāpēc šīs sešas ierēdņa iemaņas ir svarīgas biroja darbiniekiem: rakstīšana, reģistrēšana, datu ievade, tālruņa lietošana un Microsoft Word un Excel prasme.
$config[code] not foundTipiski biroja prasmes
Neatkarīgi no tā, vai jūs piesakāties būt par izpildu asistentu vai personāla advokātu, jums vajadzētu būt kancelejas prasmēm. Atkarībā no jūsu lomas, jūs, iespējams, nevēlaties atsaukties uz šīm prasmēm kā striktiskām - aprakstot tās kā biroja prasmes var būt precīzākas.Piemēram, administratīvais palīgs, protams, tērēs lielāko daļu sava darba dienu, veicot kancelejas uzdevumus. Tas nozīmē, ka juristi, medmāsas un citi profesionāļi arī paļaujas uz savu rakstīšanas un saistīto tehnoloģiju prasmēm, sagatavojot klienta vēstules, sastādot medicīnas biroja apmeklējuma kopsavilkumus, rakstot juridiskos biksītes vai pierakstot klēpjdatoru izmēģinājuma laikā. Administratīvais asistents, atsaucoties uz viņa kvalifikāciju, varētu atsaukties uz viņa „rakstiskajām prasmēm”, bet personāla advokāts varētu vienkārši izmantot terminu „biroja prasmes”, lai izskaidrotu, ka viņa zina savu ceļu ap tastatūru. Jūs esat parādā papīra, klēpjdatoriem, planšetdatoriem un viedtālruņiem plaši izplatītu un savstarpēji funkcionējošu biroja prasmju izmantošanu.
Uzlabojiet savu spēju rakstīt, Microsoft Word un Excel
Izpratne par burtu izvietošanu uz tastatūras un burtiem, uz kuriem jūs atpūšat pirkstus, ir atslēga (nav paredzēts) ātrai un precīzai rakstīšanai. Pirms iesniedzat pieteikumu darbam, kas prasa rakstīt kā nepieciešamo kvalifikāciju, veiciet tiešsaistes rakstīšanas pārbaudi, piemēram, to, kas tiek piedāvāts pakalpojumā LiveChat. Tiešsaistes rakstīšanas tests mērīs jūsu ātrumu (vārdus minūtē vai WPM) un precizitāti. Daudzi darba devēji augstu vērtē ātrumu. Piemēram, ja jūs ievadāt 100 vārdus minūtē un jūsu precizitāte ir tikai 60 procenti, jūs iztērēsiet laiku labojot savas kļūdas. Jūs varētu arī censties ievadīt 50 WPM ar 100% precizitāti. Ir daudz tiešsaistes apmācības, lai palīdzētu jums uzlabot savas mašīnrakstīšanas prasmes.
Klientu prasmes mūsdienās parasti ir sinonīms ar spēju izmantot produktivitātes lietojumprogrammas - piemēram, Microsoft Word, Excel un bieži vien PowerPoint un Access - datorā. Jūsu zināšanas par Microsoft Word, Excel un citām programmatūras lietojumprogrammām daļēji ir atkarīgas no jūsu rakstīšanas iemaņām. Tas pats ar datu ievadīšanu. Veidojot korespondenci, ziņojumus vai citus rakstiskus materiālus stāstījuma formātā, iespējams, jūs izmantojat Microsoft Word. Izveidotās izklājlapas prasīs datu ievades prasmes un zināšanas par Microsoft Excel - abām ir nepieciešama precizitāte un dažos gadījumos ātrums atkarībā no tā, cik ātri jums ir jāsagatavo darbs. Termins "datu ievade" parasti attiecas uz tastatūras prasmēm (t.i., rakstīšanu), kas ietver skaitļus, kā arī jūsu komforta līmeni ar tastatūras labo pusi, kas ir līdzīga 10 taustiņu pievienošanas mašīnai.
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingTelefona un biroja komunikācija
Sekretāriem, administratīvajiem asistentiem un administratoriem parasti ir jāatbild uz biroja tālruņiem, kas var būt no vienas tālruņa līnijas uz daudzlīniju biznesa telefonu vai komutatoru, piemēram, Voice over Internet Protocol (VOIP) sistēmu.
Neatkarīgi no telefona līniju skaita, uz kurām jums jāatbild, pareiza telefona etiķete ir svarīga biroja darba joma. Biroja darbinieka parastie tālruņa pienākumi ietver skaidru un profesionālu atbildi zvanītājiem, kā arī zināšanu, kā pareizi virzīt un pāradresēt zvanus. Pat ja neesat administrators, jums jāzina pareizais veids, kā atbildēt zvanītājiem, ja saņemat nepareizu zvanu. Ja jūs piesakāties neuzticamajai pozīcijai, neuzskaitiet telefona prasmes atsākt - vienkārši atsaukties uz rakstiskajām un mutiskajām komunikācijas prasmēm, jo tas ir maz ticams, ka jums tiks piešķirts tālruņa pienākums. No otras puses, ja jūs interesē neuzticošs amats un jūs esat administrators, vai arī jūs pārvaldāt ierēdņus, norādiet savas zināšanas par sarežģītām telefona vai sadales paneļu sistēmām, lai būtu skaidrs, ka esat iepazinies ar aprīkojumu.
Aprakstot savas rakstiskās spējas
Kā jūs aprakstāt savas rakstiskās prasmes un spējas, var būt atkarīgs no tā, kurā pozīcijā jūs izmantojat. Ja darba norīkošana konkrēti norāda, ka ierēdņa pienākumi ir daļa no darba, tad visi jūsu CV un pieteikumi ietver sadaļu "Kvalifikācijas prasmes". Šajā sadaļā norādiet programmatūras lietojumprogrammas, kas jums ir noderīgas; ja esat pieredzējis lietotājs, iekļaujiet to savā aprakstā. Ja jums ir apmācība vai sertifikācija šajās lietojumprogrammās, jūs varat iekļaut to arī savu prasmju aprakstā vai citā savā atsākšanas sadaļā, kas paredzēta apmācībai un sertifikācijai. Turklāt, ja jums ir ievērojama gadu pieredze, izmantojot noteiktas programmas, uzskaitiet to arī.
Piemēram, jūsu CV var norādīt: "Microsoft Word - 10 gadu pieredze, ieskaitot spēcīgu prasmi, veidojot sarežģītus ziņojumus, veidojot saraksti un izmantojot pasta sapludināšanas funkcijas, lai efektīvi apstrādātu masu sūtījumus. Microsoft Excel - 8 gadu pieredze, tostarp 3 gadi izmantojot tādas funkcijas kā vairāku atsauču formulas, pivot tabulas un VLOOKUP. "
Ja jūs piesakāties darbam, kurā neesat administratīvās komandas dalībnieks, vai ja jūs nepieprasāt ierēdņa darbu, apsveriet iespēju aprakstīt savas tehnoloģijas prasmes tādā veidā, kas nešķiet, ka esat grāmatvedis, kas meklē sekretariātu pozīciju. Piemēram, ja darba piedāvājums ir paredzēts grāmatvežam ar zināšanām par programmatūras un produktivitātes lietojumprogrammām, neatsauciet uz savu CV. Ietveriet īsu aprakstu par savu prasmi ar konkrētām lietojumprogrammām, piemēram, Microsoft Excel, Access un PowerPoint - bieži vien tās ir lietojumprogrammas, kuras darbiniekiem profesionālās lomas ir jāizmanto ērti. Atkal, ja jūs esat uzlabots Excel lietotājs vai esat saņēmis apmācību vai sertifikāciju lietojumprogrammā, kuru izmanto grāmatveži, iekļaujiet to savā CV. Jūs varat izmantot virsrakstu "Produktivitātes lietojumprogrammas" vai kaut ko līdzīgu tā, lai tas nešķiet vairāk koncentrēts uz vēlamā darba rakstura aspektiem, nevis uz kvalifikāciju, ko jūs nododat tabulai augstāka līmeņa pozīcijai.
Administratīvie asistenti, kas prasa rakstītprasmes
Administratīvo asistentu lomām ir vajadzīgas rakstiskās iemaņas, lai gan darba piedāvājums var nenorādīt konkrēti: "Šeit ir rakstiskās prasmes, kas nepieciešamas šajā lomā." Norādītie darba pienākumi ir uzdevumi, kas prasa rakstītprasmes. Šeit ir paraugs, lai nosūtītu administratīvā asistenta amatu, kuram nepieciešamas ierēdņu un biroja prasmes:
ABC Sabiedrības veselības institūts meklē Administratīvo asistentu, lai atbalstītu Sabiedrības veselības laboratorijas vadītāju un palīdzētu sabiedrības veselības laboratoriju ikdienas darbībā. Šis administratīvais asistents atradīsies Institūta septītajā stāvā, lai sveicinātu apmeklētājus, studentus, pasniedzējus un personālu. Papildus tam, lai nodrošinātu visaugstāko klientu apkalpošanas līmeni, šī persona nodrošinās vispārējo biroja atbalstu laboratorijas darbiniekiem un personālam, palīdzot Sabiedrības veselības laboratorijas vadītājam un Sabiedrības veselības institūta izpilddirektoram ar dažādām administratīvām darbībām un ar tiem saistītajiem uzdevumiem.
Izpilddirektora palīgs: Laipni lūdzam, orientēsim un nosūtīsim apmeklētājus; tiešie tālruņa zvani, ziņojumi un atbildes uz jautājumiem par Sabiedrības veselības institūtu un Sabiedrības veselības laboratorijām; palīdz biroja, laboratorijas un mācību līdzekļu pasūtīšanā, saņemšanā, uzglabāšanā un izplatīšanā; palīdzēt ar citiem saistītiem amata pienākumiem, piemēram, kopēšana, faksa sūtīšana un iesniegšana, ja nepieciešams; ikdienā uzrauga un atjauno biroja piederumus, tostarp papīru un toneri kopētājiem un printeriem; regulāri uzraudzīt konferenču telpas, lai nodrošinātu, ka tās ir pietiekami aprīkotas ar biroja piederumiem un prezentācijas materiāliem; uzturēt darba vides tīrību un drošību centrālajā biroja komplektā un citās sabiedriskās vietās visā septītajā stāvā; ievērot darbinieku drošības procedūras un pieprasīt drošības procedūru ievērošanu apmeklētājiem visā biroja telpās; veikt pasūtījumus, izmantojot starpprocesa pirkšanas procesu, un uzturēt pasūtījumu uzskaiti un piegādes izmantošanu visā septītajā stāvā; rezervēt septītās stāvas konferenču zāles Sabiedrības veselības institūtam; kalpot par galveno kontaktpunktu laboratorijas mācībspēkiem un personālam; iesniegt biroja iekārtu un mēbeļu uzturēšanas pieprasījumus; koordinēt nakti un ātrās pasta pakalpojumu saņemšanu un piegādi (piemēram, FedEx, UPS); un kalpo kā galvenais kontaktpunkts fakultātēm, apmeklētājiem un studentiem.
Darbinieku grāmatvedis (nav administratīvs) Darbs, kas prasa rakstītprasmes
Tāpat ir arī citas pozīcijas, kas nav administratīvā asistenta lomas, bet kurām ir vajadzīgas līdzīgas rakstiskās iemaņas, piemēram, darbinieku grāmatvedis. Šim personāla grāmatveža izlases darbam ir vairāki pienākumi, kas prasa rakstītprasmes. Tomēr tās nav īpaši norādītas kā ierēdņa vai biroja prasmes. Piemēram:
XYZ Industries personāla grāmatvedis būs atbildīgs par žurnālu ierakstu sagatavošanu, mēneša un gada beigu slēgšanu, banku saskaņošanu, pamatlīdzekļu uzturēšanu un vispārējās virsgrāmatas saskaņošanu. Turklāt jūs piedalīsieties atbilstības noteikšanā, pārskata grafiku pārskatīšanas procesos un strādāt kopā ar mūsu ārējiem revidentiem ceturkšņa pārskatiem un ikgadējām revīzijām. Galvenie pienākumi - sagatavo žurnāla ierakstus un kontu saskaņošanu, tostarp, bet ne tikai, skaidru naudu, priekšapmaksas izdevumus un algas; veikt bezdarba mēneša beigas, žurnāla ierakstus bez uzraudzības; uzturēt pamatlīdzekļu virsgrāmatu, nolietojumu un samierināšanu; analizē peļņas vai zaudējumu aprēķinus un bilances, kā arī paziņo par vadību; piedalīties departamenta mēroga iniciatīvās; palīdzēt mēneša beigu, ceturkšņa un gada beigu slēgšanas procesos, ieskaitot ikmēneša finanšu ciešu darbgrāmatas sagatavošanu; ieviest, uzturēt un ievērot iekšējās kontroles saskaņā ar SOX un grāmatvedības procedūrām, kas nodrošina atbilstību GAAP; ziņo par finanšu datiem un dara to zināmu lietderīgi un saprotami; pārvaldīt kapitāla nomu un ikmēneša maksājumu grafikus.
Darba prasības ietver: pierādītas analītiskās prasmes, piemēram, problēmu identificēšana, attiecīgo datu vākšana, pamatotu secinājumu sagatavošana un ieteikumu sniegšana uzlabojumiem un koriģējošām darbībām; pieredze ar norēķiniem un konta saskaņošanas iepazīšana; labāka ir debitoru parādu pieredze, kā arī Microsoft Excel prasme; pamatzināšanas žurnāla ierakstos un apmaksātajā pieredzē; organizatoriskās, rakstiskās un mutiskās komunikācijas prasmes; un spēja strādāt izklājlapās un datu bāzēs; prasmes un prasmes, lai izpildītu kritiskos biznesa termiņus.
Nekad nenovērtējiet, cik būtiska ir klīniskā pieredze
Neatkarīgi no tā, vai jūs piesakāties kā administratīvais palīgs vai tiesvedības advokāts, nenovērtējiet par to, cik svarīgas ir rakstiskās prasmes vai ierēdņu pieredze. Zinot savu ceļu uz biroja operācijām un ierēdņu prasmēm, ir noderīga kvalifikācija jebkurā darbā. Protams, administratīvā loma ir jūsu iepazīšanās ar biroja procesiem un to pārvaldība. Ja jūs piesakāties lomai, kurā jūs plānojat uzraudzīt ierēdņus, jums ir nepieciešamas vadības prasmes, bet biroja prasmju nozīmes izpratne ir arī vērtīga, jo tas nozīmē, ka jūs varat koordinēt darba slodzi un pārvaldīt citu, kas jums ziņo, darba cerības. Bez tam, administratīvā vai neklasiska rakstura lomā biroja prasmes liek domāt, ka jūs varat piedalīties kā komandas loceklis, kad administratīvais asistents vai sekretārs nav pieejams vai strādā pie citām prioritātēm.
