Kā uzrakstīt efektīvu ziņojumu

Efektīva ziņojuma rakstīšanas atslēga ir tikai ievērot faktus. Koncentrējieties uz svarīgākajām detaļām. Labākie ziņojumi sniedz skaidru un kodolīgu skaidrojumu par šo tēmu. Daudzi cilvēki uzskata, ka ziņojumam ir jābūt garam un pārpludinātam ar detaļām, bet patiesībā efektīvs ziņojums būs precīzs līdz jautājuma punktam īsi. Pirms sākat rakstīt ziņojumu, vispirms izveidojiet sarakstu ar visām tēmām, kas jums jāapspriež. Pēc tam varat organizēt ziņojumu, pamatojoties uz šo informāciju.

$config[code] not found

Ierakstiet savu pārskatu pirms tā rakstīšanas. Izveidojiet vispārīgās sadaļas un pēc tam sadaliet šīs sadaļas mazākās apakšnodaļās ar nosaukumiem, kas ir aprakstoši un viegli izpildāmi. Izveidojiet izklāstu satura rādītājā un ziņojuma sākumā iekļaujiet satura rādītāju, lai lasītājs varētu viegli atsaukties uz ziņojuma informāciju.

Nosakiet savu auditoriju. Kas lasīs šo ziņojumu? Tas palīdzēs jums izlemt par ziņojuma toni. Izlemiet, vai tas ir neformāls vai formāls. Neatkarīgi no izmantotā signāla rakstiet ar vienkāršu, vienkāršu valodu. Izvairieties no „korporatīvās runas”, žargona un lieliem vārdiem.

Sāciet ziņojumu ar kopsavilkumu. Apkopojiet galvenos punktus. Izmantojiet lodes vienkāršības labad un pievērst uzmanību ziņojuma galvenajiem mērķiem. Atgriezieties pie šī kopsavilkuma kopsavilkuma pēc tam, kad ziņojums ir pabeigts, lai apstiprinātu, ka esat uztveris visas svarīgākās detaļas.

Sniedziet detalizētu informāciju par katru apakšiedaļu, ko jūs izklāstījāt pirmajā posmā. Sadaliet tos īsos punktos. Katrs punkts nedrīkst pārsniegt četrus vai piecus teikumus. Izvairieties no sarežģītiem aprakstiem: norādiet savu punktu, attiecīgo statistiku vai ierosinātās darbības un pārejiet uz nākamo sadaļu.

Izmantojiet vizuālos attēlus, lai ilustrētu savus punktus. Grafiki, diagrammas un fotoattēli, kas atbalsta jūsu konstatējumus, palīdzēs lasītājam saprast koncepcijas.

Pēc pirmā projekta pabeigšanas divreiz izlasiet ziņojumu. Izgrieziet nevajadzīgos vārdus un lieku valodu. Pareizas gramatikas un pareizrakstības kļūdas.

Izveidojiet ziņojuma tekstu pievilcīgā veidnē ar vienkāršu vāku. Microsoft Office ir bezmaksas ziņojuma veidnes, kas pieejamas Microsoft vietnē (skatīt resursus). Iekļaujiet ziņojumu spirāles saistīšanā, lai lasītāji varētu viegli pārvilkt lapas.