Sanāksmju protokoli ir svarīgs notikums, kas notika sanāksmē, tostarp apspriestie jautājumi, pieņemtie lēmumi, izpildītie un deleģētie uzdevumi un pabeigšanas termiņi. Ideālā gadījumā sanāksmju protokolus izmanto gan sapulces dalībnieki, gan tie, kas nokavējuši sanāksmi kā atsauci darbībām, kas jāveic. Minūtes arī turpmāk tiek izmantotas kā resurss, ja kāds vēlas atgriezties un atsaukties uz konkrētu laiku vai projektu. Finanšu sanāksmju piezīmēm jābūt īpaši detalizētām un specifiskām, jo tās attiecas uz svarīgiem skaitļiem un statistiku. Ja esat atbildīgs par finanšu komitejas sanāksmju piezīmju pieņemšanu, pārliecinieties, ka jūsu piezīmes seko uzņēmuma protokolam un ievēro pamatprincipus efektīvai un efektīvai sanāksmju piezīmju pieņemšanai.
$config[code] not foundDokumenta augšdaļā atzīmējiet uzņēmuma nosaukumu, datumu un laiku. Iekļaujiet arī jebkuru citu būtisku informāciju, piemēram, konkrētu departamenta vai komandas nosaukumu vai kādu konkrētu iemeslu, kādēļ sanāksme tika sasaukta.
Ierakstu apmeklētāji. Finansu komitejas sanāksmes dalībnieki parasti ietver valdes priekšsēdētāju, valdes locekļus un personālu, kas ir tieši saistīts ar uzņēmuma finanšu jautājumiem, piemēram, grāmatvedis vai finanšu vadītājs. Ja tā ir valdības finanšu sanāksme, var piedalīties pilsētas vadītājs un pat mērs. Turklāt, ja notiek diskusija par konkrētu projektu, sanāksmē var būt pārstāvēti arī ārējie uzņēmumi. Pārliecinieties, ka ir atzīmēti cilvēku vārdi. Ja jums ir nepieciešams, dodieties ap apmeklējumu lapu, lai pārliecinātos, ka esat saņēmis pareizos dalībnieku vārdus. Varat arī ierakstīt to dalībnieku vārdus, kuri nevarēja piedalīties, taču var būt nepieciešams protokola kopija.
Ja ir darba kārtība, ierakstiet savas piezīmes par katru tēmu, jo tēma tiek apspriesta. Finanšu komitejas sanāksmes tēmas bieži vien ietver budžetu, konkrētus projektu finanšu līdzekļus, ieņēmumus vai finanšu pārskatus, nākotnes piešķīrumus vai budžeta kalendāra izmaiņas vai atjauninājumus. Atkarībā no uzņēmuma protokola iekļaujiet galvenos diskusiju punktus un apakšpunktus prozas vai lodes formā. Ņemiet vērā, kas runā, visus minētos vārdus vai numurus, kā arī ikvienu, kam uzdevums ir noteikts, un uzdevuma izpildes termiņu.
Ieraksts "Citi darījumi". Pēc tam, kad ir iekļauti darba kārtības jautājumi, izveidojiet jaunu sadaļu ar nosaukumu Citi uzņēmumi. Šeit jūs atzīmēsiet visus jaunos jautājumus, kas tiek apspriesti. Atkal, ņemiet vērā runātāju, visus apspriestos datumus vai numurus un visus piešķirtos uzdevumus un termiņus.
Korektūra un trūkstošās informācijas adresēšana. Pirms sapulces iesniegšanas pārliecinieties, vai tās ir salasāmas un gramatiski pareizas, ka nav nepareiza rakstura un ka vārdi ir pareizi uzrakstīti. Ja trūkst informācijas, par kuru jūs uzzinājāt, mēģiniet atrast trūkstošo informāciju. Mēģiniet rakstīt protokolus pēc iespējas ātrāk pēc tikšanās, kamēr jūs joprojām varat atcerēties, kas tika apspriests.
