Laiks ir viens no vērtīgākajiem aktīviem uzņēmumu īpašniekiem. Bet ar tik daudz laika izšķērdēt uzdevumus jūsu uzdevumu sarakstā, jums ir jākontrolē jūsu darbs vai tā pārņems jums kontroli. Par laimi, tehnoloģija var palīdzēt.
$config[code] not foundŠeit ir 10 parastā laika izšķērdēšanas uzdevumi, lai automatizētu laiku, lai atbrīvotu laiku:
E-pasta šķirošana
Pirms jūs saņemsiet atbildes uz e-pastiem, tas palīdz tos organizēt. Viens no labākajiem efektivitātes virzieniem, ko varat veikt, ir izmantot e-pasta programmas etiķetes, atzīmes un / vai mapes funkcijas. Tādā veidā jūs varat vispirms pievērsties svarīgiem e-pastiem un vēlāk mazāk svarīgiem e-pastiem (vai varbūt nekad). Tas arī palīdz jums nosūtīt e-pasta ziņojumus par efektivitāti.
Piemēram, dažiem ziņojumiem var būt nepieciešama tūlītēja atbilde, kamēr citi var gaidīt. Vai arī vēlaties koncentrēties uz e-pastiem, kas saistīti ar vienu konkrētu projektu vienlaikus. Šīs situācijas ir ideāli piemērotas iezīmētām mapēm.
E-pasta platformas, piemēram, Gmail, var automātiski sakārtot e-pastus mapēs atbilstoši jūsu norādītajiem noteikumiem. Piemēram, nedēļas biļetenus var iekļaut vienā mapē. E-pastus no klientiem var nosūtīt uz prioritātes mapi vai marķēt kā “svarīgus”.
Atbildot uz e-pastiem
Tiklīdz būs pienācis laiks atbildēt uz e-pastiem, iespējams, būs dažas atbildes, kas būs vienādas vai vismaz līdzīgas. Piemēram, jūs varat sūtīt līdzīgas atbildes uz potenciālo klientu vai plašas sabiedrības jautājumiem.
Šādos gadījumos jūs varat ietaupīt daudz laika, izmantojot Gmail atbildes vai e-pasta veidnes programmā Outlook.
Publicēšana uz sociālo mediju
Personiski iesaistīšanās sociālajos medijos ir svarīga - un to nevajadzētu izlaist. Tas nenozīmē, ka jums ir jādara katra lieta manuāli.
Publicējot vispārējus atjauninājumus, saites vai līdzīgu saturu, plānošanas lietotnes, piemēram, buferis un HootSuite, var palīdzēt ietaupīt laiku, plānojot ierakstus, lai tie darbotos visu nedēļu. Tā vietā, lai dotos uz priekšu un atpakaļ starp vietnēm un lietotnēm, jūs pārvaldāt visu no viena paneļa.
Blogu platformas, piemēram, WordPress un e-komercijas vietnes, piemēram, Etsy, piedāvā arī iespējas automātiski ievietot jaunas saites vai produktus sociālo mediju vietnēs.
Visbeidzot, ja vēlaties sekot trešo pušu saturam jūsu sekotājiem, tāds pakalpojums kā $ 99 sociālie avoti un publicē saturu jūsu sociālajos kontos atbilstoši jūsu norādījumiem. Tas atbrīvos jūs, strādājot pie sociālās stratēģijas, nevis izpildes detaļām.
Tikšanās grafiku plānošana
Vai esat kādreiz aizgājuši, lai ieplānotu tikšanās ar vairākiem aizņemtiem cilvēkiem, cenšoties atrast datumu un laiku, kas darbojas ikviens kalendāri? Tas var būt nomākts.
Ja ieplānojat daudz tikšanos, jūs varat pavadīt stundas katru gadu par šo laika izšķērdēšanu. Tā vietā, kāpēc neieviest tiešsaistes plānošanas lietotni, piemēram, ScheduleOnce?
Jūs vienkārši savienojat savu esošo kalendāru ar lietotni. Laba plānošanas lietotne būs integrēta ar populāriem kalendāriem, piemēram, Outlook un Google kalendāriem. Pēc tam uzaiciniet trešās personas doties tiešsaistē, lai redzētu, kas ir pieejams jūsu grafikā, un izvēlieties viņiem piemērotus datumus un laikus.
Daži gudri cilvēki pat iekļauj saiti uz savu tiešsaistes kalendāru tieši savos e-pasta parakstos - griešana vēl vienu soli no procesa.
Jūs izvairīsieties iztērēt laiku un salīdzināt e-pastus. Sapulču plānošana nekad nav bijusi tik vienkārša kā plānošanas app.
Atkārtotu rēķinu nosūtīšana
Ja katru mēnesi rēķini tiek piegādāti klientiem vai klientiem par to pašu summu, to ir viegli automatizēt. Dažas grāmatvedības programmas, piemēram, Xero, var izveidot, lai ģenerētu un nosūtītu pa e-pastu regulāri atkārtotus rēķinus. Dažas sistēmas arī nosūta atgādinājumus, ja rēķins nav samaksāts savlaicīgi.
Vai varbūt jums ir klienti par atkārtotiem kredītkaršu norēķinu noteikumiem, piemēram, abonementiem. Tādā gadījumā izmantojiet kaut ko līdzīgu Freshbooks vai PayPal, lai katru mēnesi iekasētu klienta karti.
Daudzi mazie uzņēmumi diemžēl ir neskaidri, nosūtot rēķinus un sekojot tiem. Automatizācija, protams, ietaupa laiku. Tas arī padara mazāk ticamu, ka šis svarīgais uzdevums nokļūs cauri plaisām.
Mājas lapas satiksmes pārskatu automatizēšana
Viens no labākajiem veidiem, kā uzzināt, kā piesaistīt vairāk vietnes satiksmes, ir labāk izprast savu esošo satiksmi. Jums ir jāzina, kas darbojas šodien - un kas nav. Citiem vārdiem sakot, jums ir nepieciešams labs rokturis, ko apmeklētāji meklē, kā viņi nokļūst jūsu vietnē, un to, ko viņi dara, kad viņi tur nokļūst. Ir svarīgi to periodiski pārskatīt, lai novērtētu, vai jūs gūstat progresu.
Taču, ņemot vērā lielo Google Analytics datu apjomu, ir nepieciešams laiks. Un jūs varētu atlikt.
Tā vietā veiciet laiku - vienreiz -, lai izveidotu pārskatus par galveno statistiku. Pēc tam reizi nedēļā nosūtiet šos ziņojumus (-us) jums un / vai citiem jūsu komandā. Jūs varat tos nosūtīt kā PDF vai CSV izklājlapu.
Šie atkārtoti Google Analytics satiksmes pārskati ilgtermiņā ietaupīs milzīgu laiku. Tā vietā, lai apmeklētu Google Analytics informācijas paneli un manuāli izsijātu datus (kad to atceraties!), Katru nedēļu jums tiks nosūtīts ziņojums, kurā var ātri aplūkot komandas sanāksmes vai tās nosegt.
Klientu atbalsta komunikāciju apstrāde
Mazie uzņēmumi mēdz sasniegt punktu, kur klientu problēmu risināšana, izmantojot parasto e-pastu, kļūst smags. Jūs galu galā kopējat un ielīmējat informāciju no e-pasta ziņām citās programmatūras sistēmās, piemēram, pasūtījuma ievades sistēmā vai kontaktu datubāzē.
Vēl sliktāk, svarīgas komunikācijas tiek aprakti vienā darbinieka iesūtnē. Citiem uzņēmumā nav redzamības, ja vien jūs atceraties, ka manuāli nosūtīt kolēģus, lai saglabātu tos cilpā.
Palīdzības dienesta programmatūra, piemēram, Groove, var būt glābējs. Palīdzības dienests vai biļešu sistēmas saņem klientu saziņu vienā centrālā vietā, automātiski paziņojot visiem pareizajiem komandas locekļiem.
Tad dodieties labāk - izmantojiet tādu rīku kā Zapier, lai integrētu klientu atbalsta sakarus ar citām izmantotajām sistēmām. Izmantojiet Zapier, lai nosūtītu paziņojumu savai grāmatvedības programmatūrai (piemēram, lai atjauninātu klientu kontaktinformāciju). Vai arī nosūtiet to uz savu projektu vadības sistēmu (piemēram, ja nepieciešama īpaša konta apkalpošana).
Integrējoties ar citām sistēmām, jūs izvairīsieties no datu dublēšanas, vai, vēl ļaunāk, laika izšķērdēšanas un kļūdu kļūdu.
Sekot līdzi mārketinga e-pastiem
Mārketinga automatizācijas programmas, piemēram, Infusionsoft, var palīdzēt mazajām komandām iegūt sviras efektu. Jūs varat iestatīt mārketinga kampaņas ar virkni komunikāciju katram solim.
Piemēram, pieņemsim, ka jūsu tīmekļa vietne nonāk perspektīvā un aizpilda veidlapu, lai lejupielādētu bezmaksas papīru. Jūs varat nosūtīt vairākus turpmākus paziņojumus, lai uzturētu šo vadību - bez nepieciešamības katru reizi manuāli sākt e-pasta ziņojumus. Tas ir sviras efekts!
Tiešsaistes veidlapu aizpildīšana
Kad jūs mēģināt pierakstīties uz jaunu tiešsaistes platformu, pakalpojumu, biļetenu vai kaut ko, kas prasa reģistrāciju, jūs, iespējams, aizpildāt veidlapu.Aizpildot vienu veidlapu šeit vai nav liela darījumu. Bet kopā viņi papildina vienu no laika izšķērdēšanas uzdevumiem jūsu dzīvē.
Programmas, piemēram, Roboform, var automātiski aizpildīt šīs veidlapas. Jums nevajadzēs atkārtoti ievadīt to pašu informāciju.
Datu dublēšana
Jūsu dati ir viens no svarīgākajiem jūsu uzņēmuma aktīviem. Tāpēc regulāras dublēšanas ir tik svarīgas. Bet cilvēki aizmirst vai vienkārši neņem laiku, lai regulāri izpildītu šo uzdevumu.
Uz mākoņiem balstīti pakalpojumi, piemēram, Carbonite un Dropbox, piedāvā risinājumus, kas automātiski dublēs failus uz mākonis.
Izmantojot Google disku un Microsoft OneDrive, varat norādīt, ka visi jūsu dokumenti ir noklusēti, lai automātiski saglabātu mākoni. Jūs varat arī iestatīt automātiskos dublējumus lokāli, izmantojot Windows vai Apple Time Machine.
Automatizējiet šos 10 laika izšķērdēšanas uzdevumus un pēc tam atrast vēl 10, lai automatizētu. Dažas minūtes tika atbrīvotas šeit, un tur beidzot tiek pievienotas stundas. Tās ir stundas, ko varat izmantot, lai atgrieztos un baudītu dzīvi.
Noguris darbā Foto caur Shutterstock
5 Piezīmes ▼
