Viens no lielākajiem izaicinājumiem, ar kuriem daudzi uzņēmumi saskaras, cenšoties palikt saskaņā ar noteiktiem valdības noteikumiem, ir pareizi ieviesis laika uzskaites programmatūru. Ar daudzām iespējām, ieskaitot gan zemu tehnoloģiju, gan augsto tehnoloģiju, var būt izaicinājums noteikt pareizo programmatūru, pareizās metodes un labāko praksi, lai ieviestu uzņēmumu.
Apskatiet dažus laika kontrolsaraksta paraugprakses, kas ietver dažas no galvenajām un svarīgākajām metodēm, kā atrast pareizo laika uzskaites programmatūru jūsu organizācijai.
$config[code] not foundĪstenot laika uzskaiti no augšas, uz leju
Nekas nevar demoralizēt darbiniekus vairāk kā sajūtu, ka pastāv dubultstandarts, it īpaši, ja runa ir par to laika izsekošanu. Kad boss ne tikai veicina laika uzskaiti, bet to izmanto, tas palīdz darbiniekiem uzsvērt laika uzskaites nozīmi visiem iesaistītajiem.
Ir daudz radošu veidu, kā organizēt visu organizāciju atbildību. Reklāmas aģentūra Colle + McVoy ieviesa ne tikai laika kontrolsarakstu sistēmu, bet arī programmatūras risinājumu, kas ļauj visiem uzņēmuma alus ledusskapjiem atvērt katru piektdienu, ar nosacījumu, ka visas darbinieku darba laika lapas tiek iesniegtas savlaicīgi.
Saskaņā ar Adweek:
„Colle + McVoy ir izveidojis brīnumainu mašīnu, ko sauc par TapServer -„ daudzkūķa alus izvietošanas sistēmu ”, kas izmanto RFID un pielāgotu programmatūru, lai pārliecinātos, vai esat pārtraucis būt slinks git, pabeidzis laika grafiku un nopelnījis bezmaksas pintu. ”
Īpaši ar kaut ko potenciāli nepopulāru kā laika uzskaiti, zinot, ka boss ir pietiekami, lai to izdarītu paši un piemērotu tos pašus noteikumus visā uzņēmumā, var būt spēcīga motivācija ikvienam citam darīt savu darbu.
Piedāvājiet nepieciešamo apmācību
Komunikācija ir viss. Pārliecinoties, ka ikviens saprot, kas ir saistīts ar precīzu laika uzskaiti, var mainīties veids, kā jūsu darbinieki reaģē uz jauno laika grafiku politiku, izmantojot lēcienus un robežas. Neskatoties uz darbinieka labajiem nodomiem, ja viņi nesaprot, kas ir iesaistīts, tas var novest pie kļūdām un trūkstošas informācijas par laika lapām.
Tas ir īpaši svarīgi uzņēmumiem, kas strādā ar valsts aģentūrām, ir nodarbināti gan stundas, gan algas darbinieki, vai jebkuras citas organizācijas, kurām ir stingras laika uzskaites prasības. Pareiza apmācība bieži var nozīmēt atšķirību starp atbilstību un zaudēt vērtīgu līgumu.
Automatizējiet visu procesu
DCAA News ir organizācija, kas sniedz informāciju līgumslēdzējiem, kas vēlas kļūt par DCAA prasībām atbilstošiem un drošiem valdības līgumiem. Tā kā DCAA atbilstības uzturēšanai ir nepieciešama precīza laika uzskaite, ir vērts atzīmēt vienu no ieteikumiem DCAA News:
“… Izlaist jebkādu manuālo grāmatvedības veidu; padarīt savu dzīvi vienkāršu ar automatizētu programmatūras sistēmu, kas ir saderīga ar DCAA. Šīs programmatūras pakotnes var informēt, kādi dati ir jāpārbauda, var automatizēt apstiprinājumus, var atļaut darbiniekiem pulksteni no jebkuras vietas, izrakstīt rēķinus, iespējot lejupielādes QuickBooks, dziesmas atstāt laiku, izveidot ļoti detalizētus ad hoc pārskatus, nodrošināt paroli aizsardzība un tā tālāk. Šīs programmatūras pakotnes var ļaut vadītājiem vadītājiem veikt konkrētākus uzdevumus, tajā pašā laikā spējot skatīt precīzus laika kontrolsaraksta datus. "
Ne tikai automatizēsim jūsu biznesa procesus, bet arī nodrošinās, ka jūs ievērosiet valdības prasības, bet tas arī ievērojami palīdzēs saglabāt jūsu uzņēmuma datus. Saskaņā ar IBM veiktu pētījumu „95 procenti no visiem drošības incidentiem ir saistīti ar cilvēku kļūdām.” Jā, tas ir ļoti augsts.
Procesu automatizēšana ne tikai mazinās šo datu risku, bet arī palīdzēs saglabāt atbilstību prasībām, un, kamēr jūs pienācīgi apmācīsit savus darbiniekus, lai sekotu šīm jaunajām sistēmām, jūsu organizācija varēs maksimāli izmantot savu darbalaika sistēmu.
Pārvietot uz stundu darbiniekiem
Lai gan algotie darbinieki teorētiski var izklausīties labi, praksē šis režīms reti darbojas darba devējam vai darbiniekam. Darbiniekam ir pārāk viegli izmantot priekšrocības, kas nav orientētas uz rezultātiem, bet daudzi darba devēji cenšas iegūt vairāk nekā viņu naudas vērtība no darbinieka. Rezultātā bieži vien notiek cīņa pret karu, kur produktivitāte ir galīgais negadījums.
April Dykman, rakstot par Get Rich Lēnām apraksta dažas no šīm problēmām:
„Citā darba vietā man teica, ka, būdams alga, tas nozīmē, ka,“ ja mēs aizveram biroju agri, jums joprojām būs jāmaksā. ”Bet mēs, iespējams, divus vai trīs pēcpusdienus slēdzām no gada, un bija daudz, daudzi notikumi, kas prasīja 8+ stundas. Vienu reizi 22 stundu dienā es īpaši lielu notikumu.
Daudz labāks risinājums ir pārvietot visus darbiniekus uz stundas atalgojumu, kur katra puse skaidri saprot, kas ir sagaidāms un kuram ir daudz mazāk iespēju izmantot otru.
Ierakstiet savu laiku katru dienu
Viena no lielākajām kļūdām, ko daudzi dara, ir ierakstīt laika lapas nedēļas beigās. Daudzi no mums diez vai atceras to, kas mums bija brokastīs vakar, nemaz nerunājot un atcerieties visu darba dienu pēc fakta. Lai saglabātu labu uzskaiti un labāko praksi, pārliecinieties, ka ikviens uzņēmums reģistrē savu darba laika uzskaiti vismaz reizi dienā.
Pretēji tam, lai palīdzētu to atvieglot, pārliecinieties, ka laika uzskaites ierakstīšanas process nav tik apgrūtināts, ka tas ir lielākais izpildījums. Laika žurnāla ierakstīšana katru dienu nedrīkst aizņemt vairāk kā dažas minūtes.
Kaut gan, protams, tas nav visaptverošs, šīs laika kontrolsaraksta paraugprakses ir dažas no svarīgākajām un diemžēl ignorētām.
Ja jūsu organizācija tos var īstenot, kamēr tiek īstenota laika kontrolsaraksts, un jūs varat turpināt skaidri un efektīvi sazināties ar saviem darbiniekiem - jūsu uzņēmums darbosies labāk.
Hronometrs Foto caur Shutterstock
7 Piezīmes ▼
