Uzturēšanās organizācijā ir būtiska, lai nodrošinātu, ka birojs darbojas nevainojami. Kā izpildvaras palīgs, jūs bieži cenšaties saglabāt biroja efektivitāti un, ja neesat gatavs, lietas var kļūt drudžainas. Jums tiek lūgts veikt uzdevumus katru dienu, reizi nedēļā un mēnesī. Bez organizācijas ir viegli sajaukt un aizmirst svarīgus termiņus.
To darīt
Norādiet daļu no sava rakstāmgalda kā “uzdevumu” zonu, nevis uzlīmju un papīra vietā. Novietojiet priekšmetus kastē vai mapē uz sava rakstāmgalda un periodiski pārbaudiet to visu dienu. Tā kā uzdevumi ir pabeigti, noņemiet vienumus no rakstāmgalda uz "pabeigtu mapi" vai uz lodziņu iesniegšanai. Katras dienas sākumā izveidojiet pilnu dienas uzdevumu sarakstu un ievietojiet to mapē “uzdevums”. Notīriet uzdevumus, kad tie ir pabeigti. Pievienojiet uzdevumus, kad tie nāk pie jums, un dienas beigās pārliecinieties, ka viss ir pabeigts.
$config[code] not foundIestatīt dienas
Norādiet dienas nedēļas uzdevumiem. „Jūs varat organizēt savu nedēļu, lai jūs zināmā mērā zinātu, ko jūs darīsiet,” saka Viktorijas Morans no OfficePRO Magazine. Piemēram, izvēlieties trešdien kā šķembu dienu un glabājiet papīru, kas ir nepieciešams sasmalcināt kastē, līdz tas ir laiks. Vai arī sakrīt nelielu naudu piektdienās. Tas var arī strādāt ar ikdienas darbībām. Morans iesaka atgriezt balss un e-pasta ziņojumus noteiktā laikā dienā. (REF1) Tādā veidā jums nebūs jāpārtrauc tas, ko jūs bieži veicat dienas laikā.
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingKrāsu kodēšana
Krāsu kodēšanas izmantošana var palīdzēt jums organizēt to, kas jādara un kad. „Vienmēr padomājiet par to, kādus uzdevumus jūs veicat un cik bieži jūs tos izpildāt,” saka Judith Allen no Admin Secrets. (REF2) Kods reizi nedēļā, veicot vienu krāsu, piemēram, sarkanu; dot ikdienas uzdevumus zilus, ikmēneša uzdevumus dzeltenus un tā tālāk. Ievietojiet uzdevumus koda mapēs, pēc tam paņemiet kalendāru un atzīmējiet, kas jādara ar krāsainu kvadrātu aiz tā. Elektroniskajos kalendāros ierakstiet uzdevumu krāsu vārdus, ja nevarat izveidot lodziņu.
Dalieties atbildībā
Atbildības dalīšana ir būtiska organizētās uzturēšanās sastāvdaļa. Tas var šķist grūti, jo jūs esat persona, kurai lielākā daļa uzdevumu ir deleģēti, bet to var izdarīt. Dažreiz jūsu uzdevuma savlaicīgums ir atkarīgs no jūsu vadītāju un kolēģu darbības. Ja jūs esat atbildīgs par balansēšanas grāmatu, dodiet savam kolēģim termiņu, lai ieslēgtu savus stublājus. Arī viņiem jāpieraksta katra pārbaude, ko viņi veic no grāmatas. Ja jūs boss dodas ceļojumā, lūdziet viņu pierakstīt vai sniegt sarakstu ar to, kas jādara. Pēc tam dodiet viņam saraksta kopiju, lai pārliecinātos, ka jūs abi atrodaties tajā pašā lapā. Tāpat dodiet kolēģiem īpašas mapes, lai vienā mapē ieslēgtu visus sīkos naudas ieņēmumus. Tādā veidā jums nebūs jādodas medībās, ja ir pienācis laiks saskaņot atvilktni.
