Sekretāra pienākumi parasti ietver ceļojumu organizēšanu viņas priekšniekam un / vai citiem darbiniekiem. Tā kā sekretāri parasti ir atbildīgi par aizņemto vadītāju grafika uzturēšanu, viņi arī rūpējas par saviem ceļojuma plāniem un nodrošina, ka tiek nodrošināti pasākumi, tostarp viesnīcu rezervēšana un automašīnu noma.
Plāno veikt ceļojumu pasākumus
Tiklīdz sekretārs atklāj, ka viņas priekšniekam ir jādodas uz uzņēmējdarbību, viņai ir jāapgūst precīzs paredzamā ceļojuma datums. Ja esat atbildīgs par ceļojumu organizēšanu ikvienam jūsu departamentā vai birojā, jums ir jānosaka, vai citi darbinieki ceļo vienlaicīgi. Atkarībā no uzņēmuma, kurā strādājat, jums var būt nepieciešams noteikt ceļa izdevumu budžetu vai sazināties ar grāmatvedības nodaļu, lai redzētu, vai nauda ir budžetā braucieniem. Jums ir jāzina, kādas viesnīcas atrodas tajā vietā, kur būs jūsu boss, ja viņai ir kādas priekšrocības, un saņemiet telpu izmaksas un pieejamību.
$config[code] not foundCeļojumu rīkošana
Tagad, kad esat apstiprinājuši ceļojuma dienu un cilvēku skaitu, jums ir jāveic reāli ceļojuma noteikumi. Sekretāra pienākumi var ietvert tiešsaistes norisi un izdarīt atrunas vai sazināties ar ceļojumu aģentūru ar visu informāciju. Lielākiem uzņēmumiem var būt ceļojumu departaments, kur sekretāram ir jāsniedz tikai plānotais maršruts, un ceļojumu personālam ir pienākums veikt visus pasākumus. Jūsu pienākums būs arī pārskatīt kārtības apstiprinājumu un nodrošināt to pareizību. Jums ir jāzina, vai jūsu priekšniekam ir jebkuras sēdvietas preferences lidmašīnā, cik daudz bagāžas tiks ņemtas, un, ja tādas ir, jāpārbauda. Sanāksmei vai konferencei, kurā jūsu boss apmeklē, var būt nepieciešams rezervēt savu vietu, un jūs, iespējams, būs atbildīgs par RSVP nosūtīšanu viņas vārdā.
Vienošanās pabeigšana
Cita ceļojuma organizēšanas daļa ietver arī jūsu boss ceļošanas vajadzību ievērošanu, kamēr viņa ir prom. Jums ir jāzina, vai jūsu priekšniekam ir nepieciešams transportēt uz lidostu vai ja viņam tiks atlīdzināta maksa par automašīnas novietošanu lidostā. Jums jāiesniedz izdrukāts maršruta eksemplārs, lai jūsu boss varētu izmantot, kad viņa ierodas galamērķī, lai viņa zinātu viņas dienas grafiku un ietvertu viesnīcas adreses un sanāksmes vai konferences vietu. Nomas automašīnu varat rezervēt iepriekš, kas būs pieejams pēc ierašanās, vai arī nodrošinās viesnīcas transporta pakalpojumus, lai nokļūtu viesnīcā. Sekretāra pienākumi, veicot ceļojumu, ietver arī to, ka tiek nodrošināts katrs ceļojuma aspekts.
