Piezīmes - īss memorands - ir gandrīz vienādas ar burtiem. Galvenā atšķirība starp tām ir tā, ka vēstules sniedz informāciju cilvēkiem ārpus organizācijas, bet piezīmes parasti tiek rakstītas cilvēkiem no iekšpuses. Vēl viena atšķirība starp burtiem un piezīmēm ir formāts. Vēstulē tiek izmantots sveiciens ("Dear Madam") un tuvs ("Patiesi"); piezīme nav. Piezīme vienmēr satur tematu. Atgādinājumi var būt formāli vai neformāli, atkarībā no tā, kas tos lasīs.
$config[code] not foundPlānot saturu
Uzskaitiet punktus, kas jums jāveic piezīmē, un ierakstiet informāciju, kas nepieciešama šo punktu atbalstam. Iekļaujiet pamatinformāciju, kas nepieciešama, lai sniegtu tematam kontekstu.
Pasūtiet informāciju. Ja tēma ir sarežģīta, nepatīkama vai pretrunīga, fona konteksts, iespējams, ir vispirms. Pretējā gadījumā sāciet ar galveno ideju.
Pārbaudiet, lai pārliecinātos, ka neesat atstājis atbalstu vai pamatinformāciju.
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingApkopojiet apstiprinošus dokumentus, uz kuriem jums būs nepieciešams atsauces, rakstot savu piezīmi.
Formatējiet Memo
Pārbaudiet, vai jūsu uzņēmumam ir vēlamais formāts starpprofilu piezīmēm. Dažiem uzņēmumiem ir arī iepriekš iespiestas memorandu formas. Izmantojiet vēlamo vai iepriekš iespiesto formātu, ja tāds ir pieejams.
Iestatiet starpības, atstājot vismaz 1 1/2 collu vietu gan augšējā, gan apakšējā daļā un 1 collu telpā katrā pusē. Piezīmes saturam jābūt centrētam uz lapu; ja piezīme ir ļoti īsa, jāpalielina augšējās un sānu malas.
Iestatiet teksta apstrādes dokumenta stilu, lai bloķētu formātu: pa kreisi izlīdzināts, viens atstatums, ar atstarpi starp punktiem.
Izveidojiet virsrakstu
Ierakstiet virsraksta komponentus, lai sāktu piezīmi, vienu komponentu vienā rindā. Katram komponentam jāpievieno resnās zarnas. Piemēram: Datums: uz: No: Tēma:
Aizpildiet tēmas informāciju, izmantojot nosaukumu stilu. Tas nozīmē, ka visi vārdi, kas atrodas priekšmetā, ir jāiekļauj kapitalizācijā, izņemot priekšmetus, priekšnosacījumus un saiknes ar mazāk nekā četriem burtiem, ja vien tie nesāk vai neizslēdz nosaukumu. Padariet objektu specifisku.
Aizpildiet rindas "Datums", "Uz" un "No", saskaņojot katra pirmā vārdu ar temata rindas pirmo vārdu. Datums jāraksta ar mēnesi - piemēram, 2020. gada 4. jūliju. Izmantojiet rindas "Līdz" un "No" pilnu nosaukumu.
Ja piezīme ir garāka par vienu lapu, otrajā un turpmākajās lapās izveidojiet virsrakstu. Ja piezīme ir paredzēta vairākiem adresātiem, izmantojiet saīsinātu temata rindiņu, vienu atstarpi un iekļaujiet datumu, tad vienu atstarpi un pievienojiet lapas numuru. Ja viena persona, jūs varat izmantot alternatīvu formu, uzskaitot lasītāja vārdu, lappuses numuru un datumu vienā rindiņā, vārdu, kas ir taisni saskaņots, numuru centrēts un datumu, kas ir izlīdzināts.
Uzrakstiet ķermeni
Ja lasītājs to prasa kontekstā, uzrakstiet ievaddaļu. Šis punkts sniedz vēsturi, norāda problēmu, kas jārisina piezīmē, un / vai atsvaidzina lasītāja atmiņu par iepriekšējiem paziņojumiem par šo tēmu.
Norādiet piezīmes galveno ideju. Šī būs atvēršanas līnija, ja neesat uzrakstījis ievaddaļu. Šeit jūs paziņojat par politiku, risinājumu, lēmumu, ieteikumu, konstatējumu vai notikumu. Ja ievads nebūtu, sniedziet īsu kontekstu, piemēram, "Kā mēs apspriedām …" vai "Tā kā kafejnīca piedzīvojusi garas līnijas …"
Sniedziet visu informāciju, kas nepieciešama, lai izskaidrotu, atbalstītu vai pilnībā nodotu informāciju, kas lasītājam ir nepieciešama, lai saprastu šo tēmu.
Pabeigt
Apakšā norādiet apzīmējumus, piemēram, "cc:", ja nosūtāt piezīmes kopiju kādam, kas nav iekļauts pozīcijā.
Rediģējiet piezīmi. Pārliecinieties, vai pareizrakstība un gramatika ir pareiza, idejas ir izstrādātas un lasītājs sapratīs, kas jums jāsaka.
Izdrukājiet piezīmi un to sākotnēji. Dažas organizācijas vēlas, lai sākumlapā tiktu parādīti burti „No”. Citi vēlas iniciāļus apakšā. Pārbaudiet uzņēmuma politiku.
Padoms
Vai rakstāt piezīmi priekšniekam vai padotajam, vairākiem cilvēkiem vai informēt citus par pretrunīgām vai nevēlamām tēmām, paturiet to pašu un formāli. Saglabājiet piezīmes kodolīgas, skaidras un viegli lasāmas.
Brīdinājums
Rakstot, paturiet prātā, ka piezīmes vairs nav īslaicīgas komunikācijas, kādas tās bija kādreiz. Saturs, visticamāk, paliks nenoteiktu laiku, saglabāts failā kā uzņēmuma darbības un vēstures ieraksts. Tātad, rakstiet ar pastāvīgumu prātā.
