Biroja darbinieki palīdz biroja darbiniekiem. Viņi uztur uzskaiti un reģistrēšanas sistēmas un bieži atbild par datu ievadīšanu.Viņi var uzturēt klientu vai inventāra datubāzi un veidot korespondenci pasta sūtījumiem, kā arī lasīt un nosūtīt vēstules uz pareizo nodaļu. Jebkura biroja administratora vispārējais mērķis ir atvieglot viņu vadītāja darbu.
Datu bāzes pārvaldība
Biroja administrācijai parasti nav paredzēts izveidot datubāzi, bet tai būs jāievada informācija un jāspēj uzreiz reģistrēt ierakstus, kas atbilst noteiktiem kritērijiem. Viņiem arī jāsagatavo pārskati, pamatojoties uz datu bāzes informāciju. Šie ziņojumi parasti tiek nodoti vecākiem darbiniekiem vai prezentēti konferencē.
Sarakstes sagatavošana
Sarakste var būt individuāla vēstule vai biļetens, kas paredzēts visiem klientiem. Biroja administrācijai ir jāsagatavo piezīmes un paziņojumi un jānosūta tos visiem darbiniekiem. Paredzams, ka biroja administrācija nodarbosies ar e-pasta jautājumiem un vai nu atbilde nodos e-pastu attiecīgajam departamentam.
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingGrafiku pārvaldība
Rezervēšanas tikšanās, konferenču plānošana un darbinieku informēšana par grafikiem tradicionāli nozīmēja visu tikšanos ierakstīšanu centrālajā dienasgrāmatā un iknedēļas vai ikdienas personāla atjaunināšanu. Tagad lielākā daļa plānošanas tiek pabeigta elektroniski ar tādām datu pārvaldības programmām kā Outlook, iCal vai Eudora. Tas ļauj biroja administrācijas darbiniekam elektroniski atjaunināt un publicēt vairākus kalendārus. Tas ļauj citiem darbiniekiem vienlaikus pārbaudīt kalendārus, vajadzības gadījumā veicot korekcijas.
Atbildēt uz telefoniem
Biroja administrācijas darbinieki atbild uz tālruņiem un vai nu nodarbojas ar klientiem, vai arī nodod tos nodaļai, kas labāk atbilst viņu jautājumiem. Biroja administrācijas pienākums ir ierakstīt detalizētus ziņojumus kopā ar jebkuru zvanītāja kontaktinformāciju.
