Daudziem aicinājums uz sapulci nav gaidīts notikums. Daudzās darbavietās darbinieki daudz laika pavada sanāksmēs, kas pārāk bieži efektīvi neko nedara. Tā vietā, lai ļautu sapulcei saplūst ar pārējām nevērtīgajām un varbūt pat sāpīgajām sanāksmēm, kuras apmeklētāji varētu būt iepriekš pieredzējuši, noteikti izvelciet sevi, efektīvi plānojot un rīkojot savu tikšanos.
$config[code] not foundIestatiet mērķus. Visām sanāksmēm jābūt mērķim. Pirms jūsu sanāksmes izlemiet, ko vēlaties šajā sēdē veikt. Veidojot savu mērķi, uzrakstiet īsu un viegli saprotamu paziņojumu, piemēram, „Lai atlasītu reklāmas kampaņu 4. ceturksnī.”
Sagatavot darba kārtību. Uzskaitiet visas tēmas, kuras vēlaties apspriest sanāksmē tādā secībā, kādā vēlaties tos apspriest. Pievienojiet papildu skaidrību savai darba kārtībai, norādot aptuveno laiku katram vienumam, lai apspriestu, palīdzot jums nodrošināt, ka neesat iekļāvis pārāk daudz vienumu.
Dalieties ar savu mērķi un darba kārtību pirms sanāksmes pa e-pastu. Daloties gan sanāksmes mērķim, gan darba kārtībai ar tiem, kas piedalīsies pirms ierašanās, ļaujat viņiem garīgi sagatavoties sanāksmei, kā arī dod viņiem iespēju nākt klajā ar sagatavotiem dokumentiem vai citiem materiāliem, kas ir saistīti ar plānoto. temats.
Izveidot lomas. Atlasiet personu, kas kalpo par sekretāru, un lūgt šo personu, lai sapulces gaitā uzņemtos piezīmes. Piešķirt citu sanāksmes dalībnieku, lai darbotos kā laika turētājs. Šī persona rūpīgi sekos pulkstenim un palīdzēs nodrošināt, lai jūs ievērotu plānoto laika sadalījumu katram darba kārtības punktam. Pasludiniet sevi par sapulces moderatoru un uzņemieties uzdevumu savlaicīgi un efektīvi pārvietoties pa darba kārtības jautājumiem.
Atkārtojiet sapulces kontroli, ja tā izslīd no jūsu satveršanas. Jo īpaši, ja jūsu sanāksmes dalībniekam ir tendence vadīt tikšanās, ir svarīgi, lai jūs izmantotu savu spēku kā sapulces vadītāju un turiet sesiju kursa laikā. Lai to paveiktu efektīvi, pieklājīgi atgādiniet indivīdam, kurš cenšas nolaupīt sapulces sapulces sanāksmi, un lūgt viņam glābt savas puses bažas vēlākai diskusijai.
Piešķirt uzdevumus. Pārrunājot diskusiju un izlemjot, kas jādara, piešķiriet šos uzdevumus uz vietas. Tāpat iestatiet katra uzdevuma izpildes termiņu, uzlabojot izredzes, ka uzdevums patiešām tiek paveikts. Lūdziet, lai persona, kas piedalās sanāksmē, uzrakstītu šos uzdevumu uzdevumus.
Slēdziet sanāksmi laikā. Ja jūs ļausit sapulcei pāriet ieplānotajā beigu punktā, jūs, visticamāk, atklāsiet, ka daudzi apmeklētāji garīgi pārbauda sēdēšanu. Ja jūs sasniegsiet savu piešķirto laiku un jums vēl ir jautājumi, kas jāapspriež, iesniedziet tos vēlākā datumā, respektējot tos, kas devuši laiku apmeklēt sanāksmi.
Kopīgojiet minūtes pēc sanāksmes. Sūtiet pa e-pastu sapulces protokolu kopā ar paldies dalībniekiem par sadarbību un centību, kas notika 24 stundas pēc sanāksmes beigām. Ja tikšanās laikā esat piešķīris daudzus uzdevumus, iekļaujiet pieklājīgu atgādinājumu dalībniekiem, lai tie varētu sekot līdzi piešķirtajiem vienumiem.
