E-pasts var būt svarīgs, bet, ja jūs nedrīkstat sazināties pareizi, jūs faktiski varētu kaitēt jūsu uzņēmumam.
Ir daži uzņēmuma e-pasta etiķetes noteikumi un vadlīnijas, kuras varat sekot, lai pārliecinātos, ka jūsu e-pasta komunikācija ir stabila. Šeit ir 50 padomi.
Uzņēmējdarbības e-pasta etiķetes padomi
Ir profesionāla e-pasta adrese
Pirms sākat sūtīt e-pastu, jums ir jāpārliecinās, ka jūsu faktiskā e-pasta adrese ir piemērota. Ideālā gadījumā jums būs oficiāla e-pasta adrese, kas beidzas ar jūsu uzņēmuma URL. Bet, ja jūs izmantojat personisku Gmail kontu vai kaut ko līdzīgu, tikai pārliecinieties, ka jūs to vienkārši saglabājat ar savu vārdu vai iniciāļiem, nevis mēģināt iegūt gudru vai smieklīgu.
$config[code] not foundIekļaut tiešās tēmas līniju
Katrā e-pastā jāiekļauj temata rinda, kas precīzi atspoguļo e-pasta saturu. Tikai dažu vārdu kopsavilkums dos saņēmējam priekšstatu par to, ko gaidīt, pirms viņi patiesībā lasīs jūsu ziņojumu.
Izmantojiet tikai “Atbildēt visiem”, kad tas ir nepieciešams
Kad saņemsiet e-pasta ziņojumus, kas ietver visus jūsu uzņēmumā vai pat dažus cilvēkus, jums varētu rasties kārdinājums vienkārši iekļaut visus jūsu atbildē. Bet tas var novest pie daudz laika izšķērdētajiem cilvēkiem, ja šis ziņojums viņiem nav atbilstošs. Tāpēc izmantojiet aprūpi un atbildiet tikai tad, kad tas ir absolūti nepieciešams.
Korektūra
Jūs nevēlaties veltīt laiku, lai izveidotu lielisku e-pasta ziņojumu, lai tas būtu pakļauts pareizrakstības un gramatikas kļūdām. Tāpēc pirms nosūtīšanas veiciet minūtes, lai korektūru un pareizrakstības pārbaudi, lai jūs varētu nozvejot jebkuru iespējamo kļūdu.
Vēlreiz lasiet signālu
Bet jums vajadzētu arī izlasīt savu ziņojumu ar prātu par to, kā jūsu saņēmējs to izlasīs. Dažreiz toni var pazust e-pastā. Tātad, tikai pārliecinieties, ka tas lasa, kā jūs plānojat.
Uzvedies pieklājīgi
Un, protams, jums jāiekļauj tādi sīkumi kā, lūdzu, un paldies jums katrā ziņojumā.
Saglabājiet to vairāk oficiāli klientiem / priekšniekiem
Attiecībā uz e-pastu ir daudz dažādu formalitāšu. Tāpēc pārliecinieties, ka jūs uzskatāt, ka jūsu attiecības ar katru personu ir pārāk ērti. „Hei puiši” varētu būt atbilstošs sveiciens saviem draugiem. Bet, strādājot ar klientiem, jūs, iespējams, vēlaties saglabāt to nedaudz profesionālāku.
Izmantojiet Formality for New Contacts
Tāpat ir laba ideja, lai lietas būtu formālas ar cilvēkiem, ar kuriem jūs e-pastu sūtāt pirmo reizi, līdz jūs tos pietiekami labi pazīstat, lai to mainītu.
Izmantojiet pieņemamu apsveikumu
Precīzāk, jūs vēlēsieties apsvērt sveicienus, ko lietojat katrai personai. Parasti jums ir jāglabā „Hei…” cilvēkiem, kurus jūs pazīstat diezgan labi. „Sveiki” un pilnie vārdi ir piemēroti klientiem vai pirmo reizi kontaktiem.
Pieturieties pie punkta
Faktiskā e-pasta ziņojuma daļā jūs vēlaties to saglabāt pēc iespējas īsāku. Nedariet saņēmējam lasīt romānu, lai noskaidrotu, kas ir jūsu galvenais jautājums.
$config[code] not foundSadalīt garās ziņas
Ja jums ir vairāki punkti, lai padarītu to vieglāk lasāmu, izjauciet tekstu ar dažādiem punktiem vai pat numuriem.
Esiet skaidrs ar savu aicinājumu rīkoties
Jums jāapsver arī tas, ko vēlaties, lai saņēmējs darītu ar jūsu ziņojumu. Ja jūs meklējat, lai viņi atbildētu ar konkrētu informāciju, pastāstiet viņiem, ka tas ir jūsu e-pasta beigās.
Izmantojiet akronīmus un žargonu
Ja jūsu e-pastos esat iekļāvis jebkādus akronīmus vai nozarei raksturīgu žargonu, ņemiet vērā saņēmēja zināšanas. Ja jūs strādājat ar klientiem dažādās nozarēs, piemēram, jūs varētu vēlēties iekļaut nedaudz vairāk informācijas, nekā jūs ar saviem kolēģiem.
Apsveriet savu slēgšanu
Pēc tam katra e-pasta ziņojuma beigās vēlaties izvēlēties atbilstošu noslēguma paziņojumu. Izmantojiet kaut ko līdzīgu, piemēram, „paldies” vai „labākais” biznesa e-pastiem.
Iekļaut paraksta bloku
Varat iekļaut arī paraksta bloku, kas satur vairāk informācijas jūsu e-pasta apakšdaļā. Iekļaujiet savu vārdu un kontaktinformāciju.
Atzīmējiet jebkuru pielikumu
Ja pievienojat e-pastam jebkādus dokumentus, ļaujiet saņēmējam uzzināt, kas tas ir, tāpēc viņiem nav nepieciešams to atvērt tikai, lai uzzinātu.
Neaizmirstiet pievienot
Tas ir arī diezgan bieži, ka cilvēki saka, ka viņi kaut ko pievieno, un tad aizmirst faktiski to darīt. Tāpēc pirms nosūtīšanas pārbaudiet divreiz.
Pārbaudiet faila lielumu
Bet piesardzīgi pievienojiet lielus failus. To dariet tikai tad, kad tas ir absolūti nepieciešams. Vai arī jūs varat mēģināt atkārtoti izmērīt fotoattēlus vai sadalīt failu mazākos gabalos, lai padarītu to ērtāku.
Zip Lielie faili
Kad jums ir jāpievieno lieli faili, ievietojiet tos.zip failā, lai saņēmējam būtu vieglāk.
Vispirms jautājiet par šiem pielikumiem
Tā ir arī laba prakse, lai pajautātu saņēmējam, vai ir labi nosūtīt lielu failu iepriekš. Un tad uzziniet, kad būs labākais laiks, lai nosūtītu šādu failu.
Jautāt par failu tipiem
Turklāt pārbaudiet un skatiet, kādas programmas saņēmējiem ir piekļuve, lai jūs varētu būt pārliecināti, ka viņi varēs atvērt sūtītos pielikumus.
Sūtīt PDF failus, kad tas ir iespējams
Bet PDF failus var vienkārši apskatīt jebkura veida ierīcē. Tātad, ja iespējams, sūtiet PDF failus, nevis failus, kam nepieciešama īpaša programma.
Neatveriet pielikumus no cilvēkiem, kurus nezināt
Vienādojuma otrajā pusē, kad saņemat pielikumu e-pastā, kuru neesat gaidījis, esiet uzmanīgi, atverot to. Ja neesat pārliecināts par kaut ko, jautājiet sūtītājam par pielikumu, pirms to faktiski atverat.
Nesniedziet konfidenciālu informāciju
Tā kā e-pasta vēstules ir tik viegli pārsūtīt un koplietot, vai nejauši nosūtīt nepareizai personai, tas nav pareizais formāts jebkuras konfidenciālas informācijas apmaiņai.
Izmantojiet piesardzību ar humoru
Jūs arī varētu rasties kārdinājums nedaudz pievienot jautrību vai humoru savam e-pastam. Bet, tā kā e-pastos var būt grūti atšifrēt toni, pārliecinieties, vai tas ir ļoti skaidrus vai paturēt tos, kas ir ļoti apmierināti ar cilvēkiem.
Palieciet prom no Silly Fonts
E-pasts arī nav īstā vieta, kur jūs varat izveidot radošus elementus ar dizaina elementiem. Stick ar fontiem, kas ir klasiski un viegli lasāmi.
Stick ar melnu un baltu
Tāpat palikt prom no unikālām fonta krāsām un fona modeļiem. Klasiskais melnbalts ir vieglāk lasāms.
Ierobežot izsaukuma punktu izmantošanu
Izsaukuma punkti var palīdzēt jums paust sajūsmu vai uzsvaru. Bet nelietojiet tos pārmērīgi vai jūsu ziņojums nešķiet profesionāls.
Izmantojiet piesardzību ar visiem vāciņiem
Visās vāciņos var būt arī uzsvars. Bet tas var saskarties arī kā kliedziens. Tātad, ja vien tas nav nepieciešams, apsveriet slīprakstu vai kaut ko citu.
Izmantojiet tikai Emocijas ar noteiktiem cilvēkiem
Runājot par smaidiņiem un Emocijām, turiet tos sarunās ar draugiem un tuviem kolēģiem, kurus jūs zināt, ka tie nepareizi interpretēs vai neredzēs tos kā neprofesionālus.
Apsveriet dažādas kultūras un valodas
Iespējams, ka dažreiz jūs varat sazināties ar cilvēkiem no dažādām kultūrām vai foniem. Tāpēc noteikti ņemiet vērā, ka, izstrādājot atbildes, jūs neiejaucaties un nejaucat nevienu.
Atgriezieties pirms emocionālo ziņojumu nosūtīšanas
Ja jūs kādreiz atrodaties situācijā, kad jums ir jānosūta dusmīgs vai citādi emocionāls e-pasts, izdomājiet savu ziņu, tad pametiet laiku, lai nodzēstu galvu. Pēc tam vēlreiz pārskatiet ziņojumu, lai pārliecinātos, ka tas patiesībā ir tas, ko vēlaties pateikt.
Atbildēt uz nejaušiem ziņojumiem
Situācijās, kad saņemat e-pastu, kas nav paredzēts jums, atbildiet sūtītājam, lai ātri paziņotu viņiem.
Apstipriniet saņemšanu ziņojumiem, kurus nevarat nokļūt uzreiz
Un, ja saņemat jums adresētu e-pastu, bet jūs nevarat uzreiz atbildēt uz to, vienkārši nosūtiet sūtītājam zināmu, ka esat to saņēmis un kad varēsiet to nokļūt.
Sāciet jaunu e-pasta ķēdi jauniem objektiem
Kad sūtāt e-pastu kādam, kas jūs bieži sastopaties, var būt vilinoši paturēt tikai vienu ķēdi. Bet tas var apgrūtināt sarunu organizēšanu. Tāpēc katram jaunam tematam sākt jaunu ķēdi.
Ja nepieciešams, pārsūtiet tikai ziņojumus
Pārsūtīšana var būt noderīga funkcija e-pasta lietotājiem. Bet to var arī izmantot pārāk daudz. Tāpēc, pirms pārsūtāt ziņojumus, pārliecinieties, vai tie patiešām ir nepieciešami, lai jūs netiktu bombardēti cilvēki ar e-pastiem.
Pārsūtīšanas laikā pievienojiet personisku ziņojumu
Kad jums ir nepieciešams nosūtīt e-pastus, augšpusē pievienojiet personisku ziņu, lai izskaidrotu, nevis vienkārši nokļūtu uz priekšu un padarītu saņēmēju lasītu caur visu e-pastu bez konteksta.
Pārbaudiet saturu pirms pārsūtīšanas
Ja nosūtāt ziņu stāstu vai jebkāda veida informāciju, ko nevarat personīgi garantēt, veiciet ātru izpēti, lai pārbaudītu pareizību, lai jūs nebūtu tērēt nevienu laiku ar informāciju, kas nav pareiza.
Nepievienojiet cilvēkus e-pasta sarakstiem, kuriem tie nav pierakstījušies
Ja jums ir kādas grupas e-pasta ķēdes vai saraksti, kurus regulāri sūtiet e-pastus, tikai pievienojiet tos šai sarakstam, ja tie jums ir devuši savu atļauju.
Laipni lūgt, lai tiktu izslēgti saraksti, kuriem neesat pierakstījies
Un, ja jūs kādreiz esat pievienojis sarakstam, kuru neesat pierakstījies, nebaidieties sazināties ar sūtītāju un pieklājīgi lūgt, lai to atņemtu.
Dodiet cilvēkiem pietiekami daudz laika, lai atbildētu pirms atgādinājumu nosūtīšanas
Ja esat nosūtījis e-pastu un neesat saņēmis atbildi, iespējams, vēlēsities nosūtīt ātru atgādinājumu. Vienkārši pārliecinieties, vai esat deva personai dienu vai divas, lai atbildētu, atkarībā no tā, cik ilgi tas parasti to dara.
Pārbaudiet mēstuļu mapi
Ir arī laba ideja pārbaudīt nevēlamo vai surogātpasta mapi, pirms nosūtāt atgādinājumus e-pastiem cilvēkiem - tikai tad, ja viņi jau to ir nosūtījuši.
Izmantojiet atvaļinājuma ziņojumus
Kad dodaties atvaļinājumā vai ārpus biroja ilgāk par vienu vai divām dienām, iestatiet automātisku atbildi vai prom ziņojumu, lai cilvēki saņemtu ātru atbildi, kad viņi jums nosūtīs e-pastu.
Ļaujiet cilvēkiem uzzināt, kad atbildēsiet
Šajā ziņojumā iekļaujiet datumu, kurā jūs atgriezīsieties birojā, un, kad gaidīsit iespēju atgriezt e-pastus, lai viņi zinātu, kad gaidīt atbildi.
Dodiet viņiem citu kontaktu steidzamiem jautājumiem
Un tikai gadījumā, ja izmeklēšana ir īpaši steidzama, iekļaujiet citu kontaktpersonu savā uzņēmumā, ar kuru viņi var sazināties.
Pievienojiet pēdējo e-pasta adresi
Ja izstrādājat pavisam jaunu e-pastu, pirms adresāta e-pasta adreses pievienošanas sākiet ar tēmu un saturu. Tas neļaus jums nejauši nosūtīt to pārāk agri.
Pārbaudiet saņēmēju
Jūs arī vēlaties pārliecināties, ka sūtāt to pareizajai personai. Tāpēc pirms nosūtīšanas vienmēr pārbaudiet to.
Trīskāršu čeku nosaukums
Atgriezieties vēlreiz un vēlreiz pārbaudiet, vai jūsu e-pastā esat pareizi ievadījis personas vārdu. Šajā gadījumā jūs nevarat būt pārāk uzmanīgs.
Pārliecinieties, ka jūsu vārds tiek rādīts pareizi
Jums ir arī jāpārliecinās, ka jūsu vārds un paraksts ir pareizi norādīts jūsu parakstā un sūtītāja laukā.
Ja nepieciešams, ātri izdzēsiet
Dažiem e-pasta klientiem, piemēram, Gmail, ir funkcija, kas ļaus izdzēst nosūtītos e-pastus, ja to darīsit uzreiz. Tātad, ja jūs aizmirsāt kaut ko pārbaudīt, ātri izdzēsiet e-pastu, pirms tas faktiski nonāk saņēmējam.
Nosūtīt fotoattēlu pa Shutterstock
Vairāk: Populārie raksti 9 Komentāri ▼
