Viens no darbiniekiem, kas strādā dažādos pārvaldes līmeņos, ir rakstīt informatīvus ziņojumus politikas veidotājiem, kuri izmanto piezīmes, lai izglītotu sevi par jautājumiem un vadītu tos protokolu, procedūru un likumu veidošanā. Informatīva piezīme ir īss kopsavilkums par jautājumu vai lietu, kas rada aicinājumu rīkoties lasītājam. Veiksmīga piezīme pārliecina lasītāju rīkoties, sniedzot konkrētus pierādījumus, kas ir viegli saprotami un novērtējami.
$config[code] not foundUzsāciet piezīmi, rakstot "Kam:" un "No:" Pēc kolonām ievietojiet sūtītāja un saņēmēja vārdu. Nākamajā rindā ierakstiet datumu, kurā esat rakstījis piezīmi. Pabeidziet šo sadaļu, rakstot "Tēma:", kam seko tēma, kurā ir atsauce uz piezīmēm.
Norādiet darbību, kuru vēlaties lasītājam veikt piezīmes pirmajā teikumā vai rindkopā.
Saglabājiet lasītāja uzmanību, izmantojot īsus, īsus punktus, kas nav garāki par 5 teikumiem. Norādot iemeslus, norādiet katru iemeslu atsevišķā punktā.
Izmantojiet empīriskus pierādījumus, lai pārliecinātu lasītāju par ierosinātās rīcības nepieciešamību. Piemēram, minot zemu ienākumu mājokļu statistiku, meklējot izmaiņas noteiktā zonējuma politikā. Izvairieties no vispārinājumiem, ko nevarat atbalstīt ar faktiem.
Izklāstiet alternatīvos rīcības vai politikas kursus, aprakstot katras puses priekšrocības un trūkumus.
Izvairieties no nevajadzīgas izteiksmīgas vai formālas izteiksmes, piemēram, “kā mūsu diskusijas” un tehniskā žargona, kad jūs atsaucaties uz faktiem un skaitļiem. Izmantojiet vienkāršu, tiešu valodu, ko jebkurš lasītājs var saprast.
Lai veicinātu darbību, izmantojiet aktīvo balsi, nevis pasīvo. Ja jūs labi pazīstat atgādinājuma saņēmēju, izmantojiet pirmās personas vietniekvārdus, piemēram, "I" un "mēs", jo cilvēki, visticamāk, kaut ko dara tiem, kurus viņi jūtas personīgi. Turpiniet uzsvērt šādus personiskos savienojumus, izmantojot kontrakcijas, piemēram, "Es".
Atkārtojiet nepieciešamību rīkoties piezīmes beigās. Noteikti norādiet, vai ir noteikts termiņš, kas jāievēro.
Brīdinājums
Informatīvā piezīme, kura garums pārsniedz divas lappuses, kļūst par ziņojumu, kuru lasītājs nevarētu izlasīt uzreiz pēc saņemšanas.
