Diplomātiskā darba e-pasta vēstules ir vienkāršas un pieklājīgas, un tās cenšas nodrošināt, ka saņēmēji nesaprot vai nepareizi interpretē informāciju. Rakstot diplomātisko e-pastu, izmantojiet formālu, precīzu valodu un izvairieties no emocionāliem vārdiem. Mērķis ir izmantot tactful valodu - vārdus, kas skaidri pārsūta svarīgus ziņojumus, neradot sliktas jūtas.
Iestatiet signālu
Iestatiet signālu, koncentrējoties uz to, kā jūsu idejas, ziņas vai instrukcijas palīdzēs jūsu darbiniekiem. Atzīt visas ar darbu saistītās cīņas, ar kurām viņi saskaras, piemēram, tehniskas problēmas vai neveiksmes, un jautājiet - nevis pieprasījumam -, kad ir kaut kas, ko vēlaties vai nepieciešams. Piemēram, ja esošam projektam pievienojat vairāk darbinieku, rakstiet: "Es zinu, ka šis projekts ir radījis papildu stresu jūsu komandai, tāpēc es lūdzu Jane Doe palīdzēt kopēt rediģēšanu. pirms nedēļas nogales ir rupjš projekts? " Diplomātiskajai valodai ir pieklājīgs signāls, kas mēģina uztvert saņēmējus.
$config[code] not foundKeep It Professional
Izvairieties no personīgiem, konfidenciāliem vai sensitīviem jautājumiem, piemēram, algas informācija, personāla problēmas vai iekšējie konflikti, diplomātiskā e-pastā. Apspriest tikai sabiedriskos jautājumus, iesaka Inc žurnālu. Vienmēr vērsieties pie personīgām vai konfidenciālām problēmām, vai ar tālruni, ja nav iespējama tieša tikšanās. Jūs nekad nezināt, kad e-pasts varētu nokļūt ap biroju. Izmantojiet profesionālus apsveikumus un slēgšanu, lai saņēmēji zinātu, ka sarakste ir saistīta ar darbu, nevis personiska rakstura.Piemēram, sāciet e-pastu ar "Sveicināti", "Sveicieni" vai "Labrīt" - nevis "Hei", "Yo" vai "Mani peeps".
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingGudri izvēlieties vārdus
Koncentrējieties uz "I" paziņojumiem, nevis "jūs" paziņojumiem, jo īpaši, ja jūs risināt kļūdas, kļūdas vai labojumus e-pastā. Izskaidrojiet savus apgalvojumus, lai saņēmēji gūtu skaidru izpratni par jūsu mērķiem un nodomiem. Piemēram, ja vēlaties nosūtīt uzņēmuma mēroga e-pastu par termiņu ievērošanas nozīmīgumu, rakstiet: "Vienmēr es esmu bijis mans mērķis izpildīt termiņus, lai uzturētu spēcīgu klientu atbalsta bāzi. Savlaicīgums un efektivitāte ir divas manas galvenās prioritātes, tāpēc, lūdzu, sazinieties ar mani, ja rodas situācijas, kas var radīt grūtības termiņā. "
Esiet tiešs un specifisks
Esiet godīgi un tieši ar savu korespondenci, lai jūsu kolēģiem nebūtu jālasa starp rindām vai otrās uzminēm, ko jūs mēģināt pateikt. Diplomātiskā valoda ir taktiska, kodolīga un precīza. Noņemiet liekos vārdus, domas vai idejas, kas var maldināt jūsu darbiniekus vai bogāt jūsu e-pastu. Piemēram, ja vēlaties, lai e-pastā skolotājiem tiktu izskatīti darbinieku apģērba koda pārkāpumi, rakstiet: "Lūdzu, pārskatiet darbinieku rokasgrāmatā ietvertās prasības par kleitu". Skolas laikā nav šorti, tvertņu topi vai flip flops. " Nosūtiet e-pasta ziņojumu uz "visiem darbiniekiem", tāpēc neviens netiek izcelts.
