Tradicionālā papīra kartotēka lielā mērā ir aizstāta vai atbalstīta ar datņu glabāšanu datora datu bāzēs. Tradicionālajai iesniegšanai ir priekšrocības un trūkumi. Lai gan papīra faili ir pa rokai un viegli pieejami, tie aizņem arī lielu daudzumu vietas un papīra. Nosakot, vai tradicionālā reģistrācijas sistēma jums ir piemērota, ir atkarīgs no jūsu uzņēmuma. Juridiskie uzņēmumi un uzņēmumi, kas glabā medicīniskos datus, var secināt, ka viņu faili mainās vai aug tik strauji, ka tradicionālā papīra formēšana ir vienīgais veids, kā sekot līdzi ikdienas notikumiem.
$config[code] not foundViegli pieejams
Tradicionālo failu organizāciju ir viegli piekļūt. Faili ir fiziski centrālā atrašanās vietā. Ja jūs nevarat atrast kaut ko, jūs varat tērēt tik ilgi, cik nepieciešams, lai izietu no katra faila, līdz atrodat tieši to, ko meklējat. Spēja redzēt, pieskarties un lasīt jūsu failus, kad vien jums ir nepieciešams, lai palīdzētu jums domāt par to, kā inovēt jūsu uzņēmuma aspektus.
Viegli saprast
Tradicionālās reģistrācijas sistēmas parasti ir viegli saprotamas. Failus var sakārtot vairākos veidos, tostarp alfabētiskā secībā, pēc tēmas vai prasmju kopām, skaitliski, pēc datuma, pēc atrašanās vietas vai svarīguma secībā. Pat ja jūs sākotnēji nesaprotat, ka tiek izmantota reģistrēšanas sistēma, jūs varat to noskaidrot, izmantojot failus un pievēršot uzmanību to definējošajiem faktoriem.
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingNovecojusi
No otras puses, tradicionālās papīra datnes ir aizvietotas daudzās organizācijās ar datora reģistrāciju. Vairāk uzņēmumu skenē un lejupielādē savus failus biroja datoros. Izmantojot šo metodi, darbinieki var atrast failus un augšupielādēt tos uzreiz ar meklēšanas datu bāzes programmatūru, ietaupot laiku un palielinot produktivitāti.
Grūti aizsargāt
Tradicionāli organizētos failus ir grūti aizsargāt. Ugunsgrēki vai citas dabas katastrofas var iznīcināt failus, kas var izraisīt uzņēmējdarbības zaudēšanu. Tradicionālo failu dublēšana ir laikietilpīga, un tā aizņem stundas kopēšanu, marķēšanu un atkārtotu iesniegšanu.
Kosmosa un efektivitātes trūkums
Tradicionālā failu organizācija var nokļūt rokā. Organizējamo failu skaits pieaug ar jūsu uzņēmumu; datu bāzē var rasties sāpes, lai atrastu vietu šim dokumentam. Viens no uzdevumiem var kļūt arī, ja vienumi tiek efektīvi reģistrēti.
