Ir svarīgi izveidot funkcionējošu reģistrācijas sistēmu jebkurā birojā. Labākais veids, kā organizēt biroja dokumentus, ir viegli saprotama reģistrācijas sistēma. Nākamreiz, kad jums būs nepieciešams fails, jums nebūs jāiet cauri papīra kaudzēm, cerot atrast pareizo. Jūs precīzi zināt, kur tas ir.
Izveidot laiku, lai reorganizētu savu reģistrācijas sistēmu vai izveidotu jaunu sistēmu; to ir vieglāk pabeigt uzreiz.
$config[code] not foundPieprasiet ievadi no cilvēkiem, kas lieto failus.
Alfabētiski sakārtojiet failus vai sakārtojiet tos pēc kategorijas, klientu nosaukumiem vai datumiem.
Krāsojiet kodu failus.
Iezīmējiet katru failu ar nosaukumu, kas ir saprātīgs un viegli atrodams. Sistēmā nedrīkst būt nevienu citu failu.
Pirms ievietojat tos jaunajā sistēmā un izlaidiet nevajadzīgos dokumentus, apmeklējiet savus failus un dokumentus.
Padoms
Ja neesat pārliecināts par dokumenta kategoriju, ievietojiet to pirmajā kategorijā, par kuru domājat, izskatot dokumentu vai iegūstot padomu citai personai.
Ja birojā ir vairākas reģistrācijas sistēmas, vai visiem ir jāizveido vienāda veida reģistrācijas sistēma.
Ja jums ir jauns fails, kas jāiesniedz, izveidojiet failu uzreiz.
Ir pieejamas mapes un rakstāmpiederumi jūsu reģistrācijas sistēmas tuvumā.
Ielīmējiet lapas kopā, nevis izmantojot papīra saspraudes.
Brīdinājums
Neveiciet dublikātus.
