“Datnei” adresētajam darbavietas paziņojumam ir jāatbilst darba ierakstu procesam un struktūrai, kā arī biznesa korespondences pamatformātam. Failu piezīmes ir paredzētas, lai dokumentētu tādas darbības kā personāla izmaiņas vai lēmumus par nodarbinātību. Viņi arī saglabā faktus un apstākļus, kas saistīti ar cilvēkresursu darbībām un izmeklēšanu darbavietā.
Adresāts
Lai gan jūsu piezīme ir paredzēta dokumenta dokumentēšanai, joprojām var būt adresāti, kuriem tieši jāsaņem paziņojuma kopija. Piemēram, ja dokumentējat darbinieka datni par viņas atlīdzību par reklāmu, jūs varētu vēlēties iekļaut viņas pašreizējo vadītāju un vadītāju, kuram viņa ziņos jaunajā lomā. Turklāt sniedziet darbiniekam piezīmes kopiju.
$config[code] not foundJutīga informācija
Darba vietas piezīmes par konfidenciālu informāciju būtu jārisina tikai tām personām, kurām ir jāzina, un piezīmes būtu skaidri jānorāda "konfidenciāli", ja tajās ir informācija, kas nav jāapspriež starp AP un darbinieka vadītāju. Dažos gadījumos piezīmes par konfidenciāliem jautājumiem nevajadzētu ievietot darbinieka failā vispār. Piemēram, gadījumos, kad tiek veiktas izmeklēšanas darbavietā, piemēram, seksuāla uzmākšanās, pie lietas materiāliem tiek ievietota piezīme, nevis darbinieka personāla lieta.Atbildes uz izmeklēšanas mērķiem ir konfidenciālas un pieejamas tikai tiem darbiniekiem, kuriem ir jāzina, piemēram, personāla darbinieki, uzņēmumu vadītāji un īpašnieki, vai juridiskie konsultanti.
Piezīmes saturs
Ja vien šī piezīme nav daļa no notiekošās sarakstes, jums var būt nepieciešams aprakstīt apstākļus vai paskaidrot dokumentācijas iemeslus. Ja tas ir personāla jautājums - izņemot izmeklēšanu -, sākiet piezīmi ar darbinieka vārdu, nodaļu, amatu un nodarbinātības ilgumu. Piemēram, ja jūs apkopojat darbinieka lūgumu par pārcelšanu, jūsu pirmajā daļā jāiekļauj atbilstoša informācija, piemēram, darbinieka amats un amats vai nodaļa, par kuru viņa pieprasīja pārskaitījumu. Piezīmē būtu arī informācija par to, vai viņas pārsūtīšanas pieprasījums tika piešķirts, izskatīts vai noraidīts.
Izplatīšana un arhīvi
Ja rakstāt darbinieka failā, piezīmes kopija jāiekļauj HR vispārējā sarakstes failā kā daļa no izplatīšanas saraksta. Turklāt darbinieks saņem kopiju un arī citas personas, kas var būt informētas par darbinieku informāciju, ja vien šī piezīme nav daļa no konfidenciālas darba vietas izmeklēšanas. Tādā gadījumā tikai personāla pārstāvim un personālam, kas nodarbojas ar izmeklēšanu, vajadzētu būt pieejamai piezīmei. Kad fails, kurā ir piezīme, tiek nosūtīts jūsu arhīviem, personāla nodaļa saglabā nodaļas kopijas kopiju, kas atrodas departamenta vispārējā sarakstes datnē.
