Dokumentu pārvaldnieka loma

Dokumentu pārvaldnieks ir IT personāla loceklis, kura mērķis ir organizēt, atjaunināt un uzlabot dokumentācijas vispārējo darbplūsmu uzņēmumā. Korporācijas ir lielākie dokumentu pārvaldītāju darba devēji, lai gan atsevišķām nozarēm, piemēram, lielākiem nekustamā īpašuma uzņēmumiem, juridiskajiem pakalpojumiem, finansējumam, veselības aprūpei un apdrošināšanai, iespējams, būs dokumentu pārvaldnieks, neatkarīgi no tā lieluma. Lielākajai daļai dokumentu vadītāju pozīciju ir nepieciešama vismaz viena līdz trīs gadu iepriekšēja pieredze; tomēr nesenie koledžas absolventi ar specializētu apmācību var tieši pāriet amatā. Specifiskās programmatūras prasmes, piemēram, dokumentu pārvaldības sistēmas un / vai klientu attiecību pārvaldības programmas, ir būtiskas darba funkcijai. Dokumentu pārvaldniekiem ir pieci galvenie pienākumi: pieejamības palielināšana, dokumentu arhivēšana, informācijas atjaunināšana, izsekojamības reģistrēšana un dokumentu izgūšana.

$config[code] not found

Palielināt pieejamību

Darbiniekiem ir nepieciešama piekļuve dokumentiem, piemēram, pavadvēstulēm, mārketinga materiāliem, konsultācijām un klienta informācijai, lai pabeigtu darbu. Tradicionāli darbinieki šos failus ir saglabājuši tieši cietajā diskā nākotnes piekļuvei, taču pastāv risks, ka faili kļūs novecojuši. Turklāt darbinieki var izšķērdēt dārgo laiku, cīnoties ar saviem cietajiem diskiem dokumentiem, kurus viņi nekad nav lejupielādējuši. Dokumentu pārvaldības sistēma atrisina visas šīs problēmas. Tas izveido kontaktpunktu, kurā tiek saglabāti visi dokumenti. Turklāt šos pašus dokumentus var kopīgot ar darbiniekiem un klientiem, izmantojot tīmekļa vietni. Lielākā daļa dokumentu pārvaldības sistēmu var viegli pārsūtīt uz tīmekļa vietni; priekšrocība ir tā, ka tā ir pieejama ikvienam, kam ir interneta pieslēgums, un tai nav nepieciešama papildu programmatūra vai instalācijas, lai apskatītu (tai var būt nepieciešams lietotājvārds un parole, bet to var norādīt).

Dokumentu arhivēšana

IRS pieprasa, lai finanšu iestādes saglabātu visus dokumentus, kas saistīti ar klientu, piecus gadus pēc konta slēgšanas. Tieslietu ministrijai ir vajadzīgs vēl ilgāks laika posms advokātu birojiem, kas nozīmē, ka visiem šiem dokumentiem ir jādodas kaut kur. Dokumentu pārvaldnieki parasti arhivē dokumentus hronoloģiski, lai gan daži izvēlas alfabētiski atkarībā no glabājamās informācijas apjoma. Ja tas ir papīrs bez biroja, tad dokumenti ir jāpapildina (divās atsevišķās vietās), pēc tam tiek iztīrīti no servera.

Dienas video
Atnācis jums ar Sapling
Dokumentu atjaunināšana

Atkarībā no organizācijas lieluma rakstīšanas prasmes var būt galvenais elements dokumentu pārvaldnieka lomā. Vārda vēstules, veidnes un konsultācijas prasa pastāvīgus atjauninājumus, lai tie paliktu aktuāli. Turklāt konfidencialitātes paziņojumi, tukši līgumi un tehniskie dokumenti saņem nelielas izmaiņas aptuveni reizi gadā. Neatkarīgi no tā, vai dokumentu pārvaldnieks veic šīs izmaiņas personīgi, tas būs viņa pienākums nodrošināt, lai visi izmantotu jaunākās versijas. Vienkāršākais veids, kā to izdarīt, ir izmantot dokumentu pārvaldības sistēmu.

Ierakstu izsekojamība

Dokumentu maiņa, un dokumentu vadītāja pienākums ir zināt, kas ir izdarījis izmaiņas. Izsekojamība ir standarta iezīme lielākajā daļā dokumentu pārvaldības programmatūru. Tomēr dokumentu pārvaldnieks var izsekot izsekojamību bez programmatūras, padarot katru dokumentu tikai lasāmu un pēc tam reģistrējoties pieprasa izmaiņas, kad tās saņemtas.

Dokumentu izgūšana

Būs laiki, kad dokumentu pārvaldniekam ir jāatrod objekti, kas jau ir arhivēti. Visbiežāk tas ir saistīts ar revīzijām, tiesas prāvām un dabas katastrofām, kas prasa detalizētus iepriekšējo notikumu ierakstus. Šā iemesla dēļ dokumentu vadītājiem ir jākopē materiāli pēc iespējas loģiski un precīzi. Tādā veidā jebkurš dokumentu pārvaldnieks var piekļūt tiem nepieciešamajiem ierakstiem neatkarīgi no tā, kurš tos sākotnēji uzglabāja. Kad runa ir par gatavošanos dabas katastrofām, glabājiet biroja servera dublējumkopiju kaut kur ārpus biroja. Ja iespējams, glabājiet to citā reģionā, piemēram, satelītu birojā.