Administratīvie palīgi vai palīgi, kā viņi arī tiek saukti, nodrošina biroja un loģistikas atbalstu, kas biroja vajadzībām, lai darbotos. Pamata pienākumi ir atkarīgi no amata apraksta, bet kopumā runājot, darba devēji dod priekšroku datorprasmīgiem kandidātiem ar augstākajām komunikācijas prasmēm, labvēlīgu organizatorisko izjūtu un progresīvām multitasking spējām. Vadītāji ne vienmēr ir pieejami, lai pārraudzītu katru projekta daļu, tāpēc ir svarīga arī spēja strādāt patstāvīgi.
$config[code] not foundPamatprasības
Sākotnējās prasības ir atkarīgas no darba. Ieejas līmeņa amati parasti ir atvērti vidusskolas absolventi ar pamata birojs, dators un angļu valodas gramatika prasmes. Nodarbības šajos priekšmetos ir pieejamas vietējās kopienas koledžās un tehniskajās skolās. Šīs iestādes arī piesaista medicīnas un juridiskos sekretārus, kuriem ir jāapgūst nozares specifiskais žargons, atzīmē Darba statistikas biroju. Daudzas pagaidu darbā iekārtošanas aģentūras piedāvā līdzīgu apmācību; tomēr darba devēji parasti izvēlas bakalaura grādu izpildsekretāra amatos.
Koordinācija un plānošana
No atbildes uz telefona tālruņiem līdz atjaunināšanas pasākumu kalendāriem, administratīvās palīdzības sniedzēji ir cieši saistīti ar katru nozīmīgu biroja organizatorisko darbību. Ienākošo pastu un faksu nosūtīšana attiecīgajai personai ir daļa no darba, kā arī tikšanās un personāla tikšanās. Palīdzības sniedzēji lielākās organizācijās, piemēram, koledžās vai valsts aģentūrās, bieži vien kalpo par saikni starp viņu priekšniekiem un organizāciju dažādajiem dienestiem.
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingSarakste un sakari
Atzīmju, ziņojumu un citu biroja dokumentu rediģēšana un sastādīšana ir vēl viens svarīgs uzdevums, ko vadītāji piešķir administratīvajām palīgpersonām. Augstāka līmeņa darbavietām ir sarežģītāki pienākumi. Piemēram, izpildvaras palīgi var veikt pētījumus un sagatavot prezentācijas un izklājlapasun skolas rajona atbalsta sniedzējiem var sagaidīt, ka viņi sastādīs, rediģēs un sagatavos materiālus departamentu, nodaļu un skolu publikācijām - kā arī biļetenus, kodus, biļetenus un veiktspējas programmas.
Klientu attiecības
Patstāvība un labs spriedums ir būtiskas administratīvo palīgu īpašības, kas kalpo par viņu darba devēja publisko seju. Šī loma bieži ir saistīta ar atbildēm uz jautājumiem un palīdzot neapmierinātajiem klientiem. Piemēram, paredzams, ka nekustamā īpašuma pārvaldīšanas uzņēmuma biroja vadītājs reģistrēs īrnieka sūdzības datus un palīdzēs atrisināt viņa problēmu. Lai risinātu šādas situācijas, ir nepieciešamas labākas problēmu risināšanas un konfliktu risināšanas prasmes.
Lietvedība un datu pārvaldība
Administratīvā palīgs uztur organizācijas institucionālo atmiņu, izmantojot savas uzskaites un datu bāzes pārvaldības prasmes. Piemēram, skolas rajonā, palīdzības sniedzējs var koordinēt un uzturēt failus un indeksus. Turpretī māju īpašnieku apvienība var sagaidīt, ka palīgi organizēs un pārvaldīs vispārējo korespondenci, rēķinus, galvenos čekus, sīkus naudas ieņēmumus un darba pasūtījumus, kā arī organizācijas iekšējos dokumentus. Lielākās organizācijās aides var pārvaldīt noliktavas vai korporatīvās bibliotēkas.
