Notiek neaizmirstami notikumi. Pasākuma organizēšana un rīkošana notiek plānošanā. Neatkarīgi no tā, vai tā ir konference, seminārs vai klientu atzinības diena, un vai jums ir trīs nedēļas, lai plānotu vai visu gadu, jūsu pasākuma panākumi ir detalizēti. No ekspertiem esam apkopojuši 42 mazo uzņēmumu pasākumu plānošanas padomus, tostarp dažus gadskārtējo Small Business Influencer balvu organizatorus.
$config[code] not foundMazo uzņēmumu pasākumu plānošana: ko darīt vispirms
1. Pirms kādas citas lietas izlemiet savu mērķauditoriju. Pirmais solis - pirms kaut kas cits - ir skaidri noteikt, kas ir jūsu mērķauditorija. No tā visi pārējie lēmumi tiks ieviesti formāta, satura, cenu, atrašanās vietas utt. Ziņā. Šī strukturētā pieeja arī palīdzēs jums koncentrēties uz konkrētu mērķu sasniegšanu un nepieļaut, ka darbības joma kļūst pārāk plaša vai mazināta.
2. Izveidojiet detaļu sarakstu - visu, tostarp apgaismojumu un sabiedrisko transportu, saturu un atspirdzinājumus. Kad jūs nolemjat rīkot notikumu, viss ir svarīgs. No programmas satura un apgaismojuma līdz transportēšanai un stāvēšanai - viss ir svarīgs. Un jūsu auditorija piešķirs jums visu un … jūsu zīmolu. Saraksta izveidošana nodrošinās, ka jūs neaizmirsīsiet lietas.
3. Ir skaidrs uzņēmējdarbības mērķis pasākuma rīkošanai. Pirms jūs varat sākt plānot veiksmīgu notikumu, skaidri norādiet, kāpēc jūs to darāt, pirmkārt, jo katram lēmumam pēc tam jāatbalsta jūsu galvenais mērķis. Vai tas rada paaudzi? Vai tas ir, lai radītu izpratni par jūsu uzņēmumu vai konkrētu produktu? Vai ir attīstīt klientu lojalitāti? Vai jūs vienkārši vēlaties pelnīt naudu (kas arī ir labi)? Un pārliecinieties, ka komanda ir informēta par šo mērķi, lai jums nebūtu „darbības rāpošanas”.
4. Plānojot, skatieties citus nozares notikumus. Pārbaudiet kalendāru. Pārliecinieties, vai nav ieplānots jūsu pasākums brīvdienās vai tautas brīvdienu laikos. Tikpat svarīgi ir pārbaudīt citus notikumus, kurus varētu apmeklēt jūsu mērķa dalībnieki.
5. Esiet elastīgi, mainot izmēru, atrašanās vietu un citas detaļas. Kad jūs nonākat notikumu plānošanas procesā, iespējams, ka jūsu notikums mainās pēc lieluma, atrašanās vietas un daudziem citiem veidiem, nekā jūs sākotnēji plānojāt. Tas ir dabiski un pilnīgi labi, ja vien jūs neaizmirstat par iemeslu, kāpēc jūs darāt visu šo darbu vispirms. Ir nepieciešama neliela elastība.
6. Ziniet savus ierobežojumus. Mēs visi zinām, ka mērķis ir mest lielisku tiešraidi. Tādēļ mums ir jāapzinās, ko mēs varam vai nevaram reāli darīt - vai tas būtu budžets… vai laika ziņā. Ja jūs nolemjat nedēļas laikā mest dzīvu notikumu, plānojiet intīmāku lietu. Ja tas ir liels notikums, sagatavojiet vairākus mēnešus uz priekšu. Ja budžets ir mazs, iespējams, ka jums būs jākompensē radošums un daudz darāmā darba.
7. Izveidojiet SMART mērķus. Vienmēr sākt ar stratēģiju. Tāpat kā jebkura biznesa veidošana, lieliski notikumi sākas ar spēcīgu, pārdomātu un izmērāmu stratēģiju. Live notikumi ir pārsteidzošs veids, kā dalīties ar savu zīmolu, sazināties ar savu mērķa tirgu, saņemt atsauksmes par jūsu produktu (un vairāk!), Bet jums ir jāzina, ko jūs mēģināt sasniegt. Ievērojiet SMART mērķus un izklāstu, ko jūs plānojat. Pēc tam pārliecinieties, ka jūs turpināt šo mērķu sasniegšanu.
$config[code] not found
Budžets: Kā maksāt par savu pasākumu
8. Izveidojiet sava pasākuma „finansēšanas plānu” un novērtējiet to skaitu. Ziniet, kā jūs maksājat par notikumu. Lielākā daļa pasākumu tiek finansēti ar sponsorēšanu, biļešu pārdošanu, iekšējiem mārketinga budžetiem vai visu trīs veidu kombināciju. Kad izveidojat pasākuma budžetu, jums būs jānovērtē, cik daudz naudas jūs varat reāli paaugstināt no katras zonas. Pirms rezervējat savu vietu vai parakstāt līgumus, ir ieteicams vispirms parakstīt sponsorus vai pārdot aviobiļetes, lai pārliecinātos, ka ir pietiekama interese par jūsu ideju to finansēt.
9. Izveidojiet izdevumu budžetu - un ietaupiet naudu, izmantojot „natūrā” sponsoru ziedojumus. Notikumi parasti maksā vairāk nekā vidējais mazo uzņēmumu īpašnieks - galvenokārt attiecībā uz vietu un pārtiku un dzērieniem. Neaizmirstiet arī cenas, kas jums nepieciešamas, un visas licences. (Tas ir, ja notikumu plānotājs var palīdzēt izvairīties no galvassāpēm.) Izveidojiet visaptverošu sarakstu ar visiem izdevumiem un pēc tam iezīmējiet jomas, kurās, pēc jūsu domām, sponsori var piedalīties, lai piedāvātu kaut ko “natūrā”. Jo vairāk jūs strādājat ar citiem zīmoliem un partneriem, lai uzņemtu savus notikumus, jo vairāk jūs varat ietaupīt.
10. Apsveriet līdzfinansējumu kā jaunu iespēju piesaistīt naudu pasākumam. Ja tas ir jūsu pirmo reizi notiekošie notikumi, izmantojiet crowdfunding platformas, lai atvieglotu risku. Publicējot savus notikumus šajās platformās, dalībniekiem būs jāapņemas rīkot biļetes uz šo pasākumu. Ja minimālais pieprasīto dalībnieku skaits netiek izpildīts, pasākums nenotiek.
Mārketings: cilvēku iesaistīšanās
11. Jums būs nepieciešams DETALIZĒTS mārketinga plāns. Izveidojiet pasākuma mārketinga plānu. Jo vairāk esat organizēti, jo profesionālāks būs jūsu pasākums.
12. Esiet nogurdināmi jūsu centienos vai jūsu pasākums neizdosies. Ja nevēlaties palikt tikai savā pasākumā … tad tirgus, tirgus, tirgus, tirgus un tirgus.
13. Definējiet labu iemeslu, kādēļ cilvēki var parādīties. Kas ir zīmējums dalībniekiem? Jums ir jāprecizē, KAS jūs darāt pasākumā, kas dos tiem mērķa dalībniekus durvīs. Patēriņa precei tas varētu būt puse ar izklaidi un produktu demonstrācijām un bezmaksas biļetēm. Biznesa pūlim tas varētu būt izglītības saturs vai aizraujošs, labi zināms eksperts. Neatkarīgi no tā, nezaudējiet saikni ar to, kāpēc jūs vēlaties, lai šī konkrētā auditorija gūtu labumu.
14. Izklāstiet rakstiski, kāpēc jūsu mērķa tirgum vajadzētu apmeklēt - neuzņemieties, ka ieguvumi ir acīmredzami. Veicot pasākumu, noteikti informējiet savu mērķa tirgu par to, ko viņi uzzinās, kas viņi tiksies un kāpēc viņiem vajadzētu būt. Neuzņemieties, ka jūsu draugi pastāstīs saviem draugiem. Ja izmantojat skaļruņus, dodiet viņiem reklāmas kopiju, lai viņi varētu popularizēt šo notikumu auditoriju.
15. Uzziniet, kā runāt ar plašsaziņas līdzekļiem. Žurnālisti ir ļoti aizņemti un vienmēr ir termiņi … viņiem nav laika, lai dzirdētu pārdošanas piķi. Ļaujiet viņiem zināt, ka informācija ir pieejama un - attiecībā uz nākotnes stāstiem - ka esat eksperts šajā jomā. Iekļaujiet šo informāciju, kad esat sasniedzis.
16. Izmantot čivināt hashtags. Twitter ir lielisks, lai veicinātu notikumus un radītu tiešsaistes kopienas izjūtu. Sākumā izveidojiet unikālu hashtag. Vispirms meklējiet Twitter, lai pārliecinātos, ka tas vēl nav lietots. Ievietojiet hashtag tieši pasākuma tīmekļa vietnē, un, ja izmantojat Tweet pogu, lai koplietotu vietnē, strādājiet ar hashtag tieši priekšgājienā. Kad cilvēki čivināt, tas reklamē notikumu automātiski Twitter.
$config[code] not found17. Lai popularizētu galveno notikumu, izmantojiet tiešsaistes sociālos iepriekšējos pasākumus. Lai izveidotu interesi par savu notikumu, mēģiniet turēt Google Hangout sesiju vai čivināt tērzēšanu dažas nedēļas pirms galvenā notikuma. Aiciniet dažus skaļruņus piedalīties tiešsaistes sociālajā pasākumā. Sniedziet priekšskatījumu par to, kas būs galvenais notikums, veicot dažas diskusijas par to, kas runās, vai izceliet aktivitātes. Tas rada cerības.
18. Pirkt reklāmas sociālo mediju tīklos. Mazos pasākumos bieži tiek ignorēti reklāmas pirkumi sociālajos tīklos. Sociālās reklāmas platformas (galvenokārt Facebook, LinkedIn un Twitter) piedāvā padziļinātas atlases iespējas, kas var ievērojami palīdzēt sasniegt mūsu mērķauditoriju mūsu ģeogrāfiskajā atrašanās vietā. Labā ziņa ir tāda, ka nav vajadzīgi lieli budžeti, un biļešu pārdošanu var viegli izmērīt.
19. Izmantojiet YouTube, lai reklamētu savu notikumu. YouTube ir otrā meklētājprogramma visā pasaulē pēc Google. Augšupielādējot videoklipus no mūsu iepriekšējiem notikumiem vai intervijām ar mūsu runātājiem / izpildītājiem, ir lielisks veids, kā pārliecināt potenciālos dalībniekus noklikšķināt uz pirkuma. Video nodrošina nozīmīgus vizuālus norādījumus, kas lielā mērā ietekmē mūsu lēmumu pieņemšanas procesu. Ar notikumiem mēs vienmēr jūtamies, ka nezinām, kas notiks, video atvieglos šo spriedzi.
20. Izveidojiet fantastisku mazbudžeta reklāmas videoklipu. Neliels radošums ar dažiem plakātu dēļiem, bez maksas mūzikas klipu un labs viedtālruņa videokamera radīs jautru videoklipu, kas palīdzēs publicēt, kas nāk. Lūk, labs video piemērs, kas bija tieši tas, kas paredzēts, lai veicinātu mazo uzņēmumu notikumu.
21. Iesaistiet vietējos emuārus. Esiet gudri ar blogeriem. Vietējo emuāru autoru iesaistīšana pasākumā parasti ir lieliska stratēģija, lai iegūtu auditoriju pirms pasākuma, tā laikā un pēc tās. Emuāru autori parasti rēķinās ar plašu sasniedzamību un parasti neievēro tradicionālos mediju noteikumus.
22. Pasākumu reģistrēšanas platformas, piemēram, Meetup. Izmantojiet esošās platformas. Ja tas ir jūsu pirmais mēģinājums rīkot notikumu un jums trūkst prasmju, lai to reklamētu, apskatiet Meetup.com. Izņemot komplekta piedāvājumus, lai pārvaldītu notikumus tiešsaistē, Meetup ir lielisks referents attiecīgajai auditorijai jūsu reģionā. Tā ietver arī reģistrācijas un RSVP pārvaldības iespējas, kas ir īpaši noderīgas, ja neesat pieredzējis.
23. Izmantojiet tiešsaistes reģistrāciju. Vienkāršākais veids, kā nobiedēt cilvēkus, ir, izmantojot analogo reģistrāciju (faksus, bankas iegrimi vai tikai pie durvīm). Piedāvājiet tiešsaistes reģistrāciju, lai pēc iespējas ātrāk nodrošinātu tik daudz dalībnieku, kas palīdzēs prognozēt numurus un drīzumā atbrīvot budžetu.
24. Saņemiet sarakstu jūsu vietnes ēdināšanas vietās. Tiklīdz jūs zināt, ko vēlaties apmeklēt, nākamais solis ir sevi novietot priekšā. Ir tīmekļa vietnes, kas specializējas valsts mēroga notikumu sarakstā (piemēram, Meetup, Lanyrd) un vietējā mērogā, lai sāktu tur, un pētījumi, kas ir vispiemērotākie, lai iegūtu sarakstu.
25. Piedāvāt vietējiem partneriem stimulu jums popularizēt. Attiecīgajos plašsaziņas līdzekļos nosūtītie paziņojumi presei palīdzēs radīt ziņu dziesmas, un jūs varētu skatīties, kā mediji (tiešsaistē un bezsaistē) iesaistīties kā partneri. Viņi saņem iedarbību jūsu pasākumā, par to informējot. Ja viņi nevēlas iesaistīties šajā līmenī, vērsieties pie viņiem ar ideju par konkursu, lai lasītāji varētu uzvarēt biļetēs.
26. Padariet savu skaļruņiem vieglāk publicēt savus sekotājus. Ja jums ir kāds eksperts / runātājs, aiciniet viņus publiskot savu apmeklējumu par sociālo mediju sekotājiem / e-pasta abonentiem.
27. Dodiet agrīnus putnu stimulus. Agrākās putnu biļetes par lētāku likmi ir lielisks veids, kā iegūt agrīnus pierakstus, dodot cilvēkiem stimulu rīkoties tagad, nevis gaidīt un aizmirst.
Komanda: Kas gatavojas palīdzēt?
28. Deleģēt pienākumus. Neatkarīgi no sava uzņēmuma lieluma vienmēr mēģiniet deleģēt atbildību. Viena persona, kas atbild par katru detaļu, parasti nedarbojas labi. Kad vien iespējams, ļaujiet cilvēkiem kontrolēt tās teritorijas, kuras viņi visvairāk izbauda. Piemēram, ļaujiet jūsu uzņēmumam ieturēt ēdināšanas pakalpojumus. Jo vairāk kāds uzņemas atbildību, jo lielāka iespēja, ka viņi tos veiks ar panākumiem.
29. Sekot līdzi un sekot līdzi. Pārbaudiet to agri un bieži. Lai gan neviens nevēlas būt mikromākslā, pārliecinieties, ka darbinieki un pārdevēji ir ceļā ar saviem pienākumiem. Kamēr cilvēki zina, ka laiku pa laikam sagaidāt atjauninājumus, tie, visticamāk, būs neapmierināti, kad zvanīsit vai e-pastu sūtīsit.
30. Sponsori ir honorāri - pārliecinieties, ka viņi jūtas patīkami. Ja jums ir sponsori - izturieties pret viņiem kā karaļi. Viņi finansē jūsu pasākumu un ļauj to darīt (ja tas ir jūsu uzņēmējdarbības modelis). Pirms pasākuma jābūt ļoti skaidriem, ko viņi saņems kā sponsorus.
31. Vienmēr nepietiekami novērtē vēlētāju aktivitāti, sponsoriem. Ja jūs domājat, ka varat saņemt 100 dalībniekus, balstiet savu sponsorēšanas laukumu uz zemāku aplēsi - it īpaši, ja tas ir jūsu pirmais pasākums. Labāk ir sniegt sponsoriem patīkamu pārsteigumu nekā neapmierinošs.
32. Jautājiet cilvēkiem, ko viņi domā, un esi gatavs atgriezties pie labas vai sliktas. Jautāt par kritiku. Ja esat pabeidzis pusi pienācīga darba, jūs saņemsiet daudz slavu. Pateikt pateicību, bet pēc tam lūdziet KRITIĀLU un būsiet gatavs tam.
33. Vai jūsu pasākums ir kvalificēts sociālo mediju komanda. Neaizmirstiet par sociālo mediju komandu. Lai gan tas nav obligāts katram pasākumam vai nozarei, arvien vairāk pasākumu koncentrējas uz auditorijas vīrusu spēka izmantošanu. Ja jūsu auditorija ir tweeting, Facebooking un fotografējot Instagram - jums vajadzētu darīt to pašu, un jums būs nepieciešama apmācīta komanda, lai izpildītu.
34. Meklējiet pārdevējus, kas kalpo jūsu nišai un vēlas iesaistīties. Labākie pārdevēji, ar kuriem jūs varat strādāt, ir tie, kas ir pazīstami ar mazo uzņēmumu kultūru. Meklējiet pārdevējus, kuri bieži strādā ar maziem uzņēmumiem vai kuri iesaistīsies lielākos līmeņos nekā viņu loma.
Notikumu diena: izvilkšana
35. Uzstādiet gaidas rūpīgi - pēc tam sniedziet. Pārliecinieties, ka auditorijai ir liela (ne laba) pieredze; un ka jūs viņiem dodat to, ko viņi gaidīja.
36. Attieksme ir lipīga. Jūsu viesi lielā mērā pasākuma laikā spēlēs jūsu attieksmi un dinamiku. Veidojiet piemēru un pavadiet laiku.
37. Ļaujiet pūļa reakcijai būt jūsu barometram. Pasākuma laikā izlasiet auditoriju. Jautājiet cilvēkiem, kā viņi dara. Ja viss notiek lieliski, un ja tie nav, jūs zināt.
38. Vienmēr jautājiet sev: kā tas attiecas uz apmeklētājiem? Pārliecinieties, ka piedāvājat saturu, kas atbilst vairāk nekā 80% auditorijas. Auditorijai ir jāiet prom ar taustāmu taktiku, lai uzlabotu savu uzņēmējdarbību un karjeru… un viņiem ir jūtama runātāja enerģija. Runājot par savu biznesu un to, ko jūs darāt - nepiedāvājot auditorijai to, kas viņiem ir nepieciešams, ir laika un naudas izšķiešana visiem.
39. Kā ceremoniju kapteinis vai runātājs - prakse. Jūs zināt savu biznesu, bet neuzskatiet, ka jūs zināt, kā likt prezentāciju. Prakse, sniedzot prezentāciju, atbildot uz jautājumiem un risinot sarežģītus un konfrontējošus auditorijas locekļus. Jo vairāk sagatavoto jūs esat, jo labāk.
$config[code] not found40. Paskaties vislabāk. Paskatieties uz daļu… būsiet ērti, bet modē uz priekšu. Pat tad, ja esat grāmatvedis vai jurists, izvēlieties savu atšķirīgāko uzvalku vai kaklasaiti. Cilvēki atceras, cik ērti esat savā ādā.
Ārkārtas rīcības plāns: ko darīt, ja lietas notiek nepareizi
41. Iedomājieties notikumu, soli pa solim, un izveidojiet 2 kolonnu sarakstu: kas vienā slejā varētu nepareizi, un jūsu neparedzēto situāciju plāns otrajā. Esiet gatavs negaidītajam. Varbūt skaņas sistēma neizdodas. Iespējams, ka jūsu vadītājs uzstājas. Vai jūs varat tikt galā un virzīties tālāk?
42. Esiet gatavs aizdot roku, lai aizpildītu visas nepilnības. Lai gan plānošana ir lieliska veiksmes formula, nekad nav pietiekami. Vienmēr parādās kaut kas negaidīts. Tādējādi, mīkstinošiem apstākļiem ir jāmaksā nedaudz papildu elkoņu tauki. Tas attiecas uz ēdināšanas pasākumiem, drukas prasībām, viesu izmitināšanu, laika prognozēm, izklaidi un vairāk.
Liels paldies ekspertiem, kas piedalījās iepriekš minētajos mazo uzņēmumu pasākumu plānošanas ieteikumos:
- Matt Telfer, mārketinga vadītājs sirds internetam un blogeram mārketingā Nerd Padomi 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, Doubet Consulting rīkotājdirektors 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, pasākumu plānotājs un īpašnieks, L2 notikumu producēšana Padomi 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, interneta mārketinga un filiāļu programmu vadītājs, 2. dienas dienas drukāšana 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, izpilddirektors, Liz King notikumu vadītājs 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, notikumu nozares runātājs un Event Manager Blog redaktors Padomi 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, Tehnoloģiju evaņģēlists un Mazo Biz Tehnoloģiju redaktors 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, Small Business Trends dibinātāja un vadītāja Padomi 16, 17, 20
Shutterstock: plāns, budžets, tukšs, banketu, komandas, neērti
109 Komentāri ▼
