Sapulču protokolēšana ir efektīvs un noderīgs veids, kā atzīmēt darbības punktus, lēmumus un vaicājumus, kas tiks atrisināti biznesa tikšanās laikā, kur cilvēki var būt pārāk iesaistīti diskusijās, lai pieņemtu piezīmes. Parasti ir izraudzīts minūšu ņēmējs, kura uzdevums ir sapulces laikā veikt piezīmes, tos organizēt salasāmā formā un pēc sapulces noslēguma izsniedz dalībniekiem. Oficiālajās sanāksmēs par iepriekšējās sanāksmes protokoliem ir jāvienojas un jāapstiprina pašreizējā sanāksmes protokola protokolā, kurā piedalās sanāksmes dalībnieki.
$config[code] not foundProtokola pieņemšana
Noteikt, vai pašreizējā sanāksmē ir kvorums. Kvorums ir definēts kā minimālais dalībnieku skaits, kas nepieciešams, lai apstiprinātu priekšlikumu un pieņemtu galīgos lēmumus saskaņā ar asociācijas vai grupas nolikumu. Bez kvoruma nevar notikt oficiāla sanāksme.
Izlasiet asociācijas, valdes vai grupas sekretāru vai izlasiet protokolu skaļi no iepriekšējās sanāksmes, atzīmējot tos apmeklētājus un visas darbības, kas izrādījās.
Apspriediet iepriekšējās sanāksmes protokolus, veicot labojumus pirms apstiprināšanas. Diskusijai vajadzētu būt faktiskai un draudzīgai, neatverot vecas debates vai konfliktus.
Pieprasiet kustību no grīdas. Prezidents vai valdes priekšsēdētājs, grupa vai sapulce lūdz iesniegt priekšlikumu par iepriekšējās sanāksmes protokola pieņemšanu, kā tas ir nolasīts vai ar apspriestām izmaiņām. Priekšlikumu var iesniegt jebkurš balsošanas padomes loceklis, un viņam būs nepieciešams norīkot kādu citu. Iepriekšējās minūtes ir jāapstiprina pirms pašreizējās sanāksmes var turpināties.
Lūdziet visiem dalībniekiem balsot, lai pieņemtu protokolu. Tas tiek darīts, izrādot rokas, balss vai priekšsēdētājs, kas katram dalībniekam lūdz individuāli. Esošās sanāksmes protokolā atzīmējiet, ka iepriekšējās ir pieņemtas.
Protokola pieņemšana
Iegūstiet sapulces darba kārtības kopiju, lai noteiktu, kas jāapspriež. Tas iezīmēs plūsmu, kas jāapkopo. Saskaņā ar Roberta nolikumu kā darba kārtības punktu iepriekšējās sanāksmes protokoli ir jāizlasa un jāpieņem pirms sanāksmes sākuma.
Sēdes gaitā sēdiet blakus personai, kas vada sanāksmi, lai paskaidrotu. Izmantojiet magnetofonu, lai notvertu procedūras un pārbaudītu piezīmes pēc tikšanās beigām.
Uzrakstiet protokola nosaukumu, ierakstiet sanāksmes datumu, laiku un vietu, kā arī katra sanāksmes dalībnieka vārdu.
Sarakstā turpiniet piezīmes, atzīmējot katru darba kārtības jautājumu. Ierakstiet to personu vārdus, kas iesniedz priekšlikumus, kā arī to, vai tie ir pieņemti vai noraidīti. Pierakstiet, kā šis lēmums tika pieņemts, vai nu ar roku demonstrēšanu, vai kādu citu metodi.
Pēc sanāksmes beigām, cik drīz vien iespējams, pārrakstiet sanāksmes piezīmes, kamēr diskusijas joprojām ir svaigas.
Izmantojiet iepriekšējo sanāksmju veidni, lai uzrakstītu pašreizējās minūtes. Ja iepriekšējās minūtes nav, izveidojiet veidni, skaidri norādot sapulces nosaukumu, datumu un dalībniekus.
Skaidri parādiet visas pieņemtās rezolūcijas ar pilnu informāciju par šo rezolūciju.
Pievienojiet sapulces laikā iesniegtos papildu dokumentus, lai pievienotu protokolam kā pielikumu.
Padoms
Uzrakstiet bez aizspriedumiem, norādot tikai precīzus diskusiju faktus.
Pirms protokolu aprites precizējiet visus neskaidros jautājumus ar sapulces vadītāju.
