Memorands vai piezīme ir dokuments, ko izmanto, lai sazinātos organizācijā. Šāda veida dokuments parasti sazinās ar problēmām vai paziņojumiem organizācijas dalībniekiem, pārliecina citus rīkoties vai lūdz atgriezenisko saiti. Piezīmes ir obligāti īsas un kodolīgas, un tām ir īpašs formāts. Gandrīz katrs profesionālais lauks sazinās ar piezīmēm; profesionālās veiksmes nodrošināšanai bieži vien ir svarīgi mācīties rakstīt.
$config[code] not foundPirms faktiskā dokumenta rakstīšanas pierakstiet savu piezīmi un iecerēto auditoriju. Mērķauditorijas apsvērumi ir ļoti svarīgi, rakstot piezīmes. Piemēram, ja problēma ir saistīta tikai ar nelielu cilvēku grupu, nesūtiet piezīmi visai organizācijai. Apsveriet plašai auditorijai piemērotu valodu. Iespējams, vēlēsities ziņu paziņot savādāk nekā priekšniekiem.
Aizpildiet savu galvenes sadaļu. Visām piezīmēm jābūt vienādām sadaļām. Pirmkārt, sadaļā “Kam” būs norādīts uztvērēju nosaukums. Piemēram, “To: John Smith” vai “To: Smith Co. Staff” darbosies rindā “To:”. Līnijā “Kam:” aizpildiet rindu “No:” ar savu vārdu tajā. Tieši zem līnijas “No:” ir sadaļa “Datums:” ar datumu, kurā tiek rakstīts piezīme. Mēneši bieži tiek saīsināti; Februāris kļūst par „Feb.” Visbeidzot, iekļaujiet rindkopu “Tēma:” ar konkrētu nosaukumu, kas norāda, kas ir memo.
Tālāk uzrakstiet savu ziņojumu; mērķis ir ne vairāk kā viena lapa. Pirmajam teikumam skaidri jānorāda piezīmes mērķis un konteksts. Tālāk, ja nepieciešams, īsumā izskaidrojiet notikuma priekšmetu, situāciju vai apstākļa priekšmetu. Pēc tam paskaidrojiet, ko vēlaties vai ko sagaida no tiem, kas saņem piezīmi. Ja jūsu piezīme vienmēr ir garāka par lapu, varat skaidrības labad ziņojuma beigās iekļaut īsu kopsavilkuma punktu.
Aizvērt ar pieklājīgu galu. Pārliecinieties, ka saņēmējiem pateicaties par laiku, lasot piezīmi, un uzaiciniet diskusiju vai komentārus par paša piezīmes saturu.
Pēc aizvēršanas pievienojiet rindu “Pievienots:”, ja piezīmei jāpievieno papildu dokumenti. Īsi norādiet pielikumu nosaukumu šajā rindiņā, piemēram, “Pievienots: atsākt”.
Pārskatiet savu piezīmi, lai izgrieztu jebkādu informāciju, kas ir lieka, un vienkāršot vārdus. Piezīmes mērķis ir īss apraksts.
Pārbaudiet savu piezīmi par pareizrakstības un gramatikas jautājumiem. Piezīmes parasti tiek uzskatītas par profesionāliem dokumentiem. Bezrūpīgas kļūdas un neuzmanība pret gramatiku varētu slikti atspoguļot rakstnieku.
