Reģistrācijas sistēmas izveido biroja procedūras, kas organizē informāciju saskaņā ar konsekventiem noteikumiem, kas ļauj viegli atrast informāciju. Iesniegšanas sistēmas organizē dokumentus, ko citas personas un organizācijas nosūta uzņēmumam, uzņēmuma iekšējās darbības ierakstus un informāciju par informāciju, ko uzņēmums nosūta citiem uzņēmumiem un privātpersonām.
Iesþtne un Izsþtne
Izsūtne satur izejošos dokumentus pirms to izplatīšanas. Izejošie dokumenti ietver izejošo pastu, faksu vai dokumentus, lai skenētu un nosūtītu e-pastu organizācijām ārpus organizācijas. Iesūtnē ir ienākošie dokumenti, pirms tie tiek ievietoti vai izplatīti iekšēji. Šie dokumenti ietver piezīmes; dokumenti, kuros sīki izklāstīts jauns projekts, iniciatīva vai klients; un dokumenti, kas tiek sūtīti pa pastu. Dažām iesūtnēm ir divas sadaļas. Vienā sadaļā ir dokumenti, kuriem ir esošie faili, un citā sadaļā ir dokumenti, kuriem nepieciešams jauns fails.
$config[code] not foundFaili un kategorijas
Faili ir mapes, kas satur informāciju, kas pieder kopā pēc nosaukuma, datuma, priekšmeta, atrašanās vietas, projekta vai citiem datiem. Vairāki faili ir sagrupēti pēc kategorijām. Bieži vien šīm kategorijām ir piešķirta krāsu un krāsu koda mapes vai uzlīmes, lai viegli varētu atsaukties uz šīm kategorijām. Reģistrācijas sistēmas nosaka atsevišķu failu loģisku izvietojumu kategorijā. Piemēram, ārsta kabinetā var būt krāsu kodētas kategorijas, kas atbilst katram alfabēta burtu skaitam pacienta uzvārdiem. Citas reģistrācijas sistēmas nodrošina datnes pēc tematiem, skaitliskām, ģeogrāfiskām un hronoloģiskām kategorijām un pozīcijām.
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingSarakste
Ienākošais pasts tiek saglabāts failos, kas attiecas uz informāciju dokumentos. Uzņēmumi ievieto atbildes kopijas uz ienākošo pastu tajā pašā failā kā oriģinālos ienākošos dokumentus. Daži uzņēmumi apzīmogo pabeigto atbilžu fotokopijas, lai atšķirtos no atbildēm, kas vēl nav piegādātas. Tāpat izejošo dokumentu fotokopijas tiek glabātas failos, kas attiecas uz informāciju par dokumentiem, un tos glabā tajā pašā failā kā jebkuru atbildi, ko uzņēmums saņem šiem dokumentiem.
Iekšējā izplatīšana
Iesūtnē ir dokumenti, kas tiek izplatīti organizācijā, ieskaitot pasta sūtījumus atsevišķiem darbiniekiem, piezīmes un citus fiziskus dokumentus, ko saņem individuālie darbinieki. Iekšējie iesūtnes dokumenti tiek izplatīti darbiniekiem, ievietojot dokumentus darbinieku atlaišanas lodziņos un dažreiz skenējot vai nosūtot dokumentu uz attāliem darbiniekiem.
Iesniegšanas atslēga
Ja nav esoša faila, kas loģiski atbilst jaunajam dokumentam, tiek izveidots jauns fails, lai to saglabātu. Tāpat jaunai dokumenta kategorijai tiek izveidota jauna kategorija, ja nav tādas kategorijas, kas atbilst dokumentam. Failu atslēgas nodrošina indeksēšanas sistēmu. Failu taustiņi uzskaita un kodificē visas kategorijas kartotēkas sistēmā un norāda, kā informācija tiek organizēta katrā kategorijā. Jebkurā laikā, kad tiek izveidota jauna kategorija, faila atslēga tiek atjaunināta un izplatīta pārējiem darbiniekiem vai parādīta centrālajā atskaites punktā.
