Uzņēmējdarbības pasaule šķiet spin uz sanāksmju asi, bet ne visas sanāksmes ir produktīvas. Ieguldiet laiku, lai plānotu produktīvu sesiju, lai pārliecinātos, ka jūsu sanāksmes veic darbu. Rūpīgi pārdomājiet, kas jums ir nepieciešams, un kam būtu jāpiedalās.
Nosakiet mērķi un auditoriju
Nosakiet sanāksmes mērķi un dariet to īsu un skaidri izteiktu. Piemēram, izveidojiet īsu sarakstu ar punktiem, kas apraksta konkrētus mērķus. Jūsu sanāksmes mērķis varētu būt svarīgas informācijas paziņošana, lēmumu pieņemšana, problēmu risināšana vai darbību piešķiršana. Precīzs un mērķtiecīgs mērķis palīdz sapulces organizatoram noteikt, kurš piedalīsies sanāksmē. Izveidojiet uzaicināto personu sarakstu, saskaņojot katru mērķi ar komandas locekļiem, kuru klātbūtne ļaus faktiski sasniegt mērķi.
$config[code] not foundIestatiet programmu
Iestatiet sapulces darba kārtību, pamatojoties uz katru mērķa mērķi. Ja mērķis ir informēt par projekta sākumu, iestatiet darba kārtības punktu, kas identificē, kurš sniegs šo informāciju un kā informācija tiks izplatīta, piemēram, PowerPoint prezentācijā. Ja mērķis ir piešķirt darbības, iestatiet darba kārtības punktu, kurā aprakstīts, kā tiks veikti uzdevumi. Katram mērķim jābūt vienam vai vairākiem darba kārtības punktiem, kas tieši saistīti ar to.
Dienas video
Atnācis jums ar SaplingIzvēlieties datumu un laiku
Atlasiet sapulces datumu un laiku, pamatojoties uz sapulces vadītāja un kritiskāko uzaicināto personu pieejamību. Jo lielāks ir uzaicināto personu saraksts, jo grūtāk ir atrast dienu un laiku, kad visi ir pieejami. Pieņemiet laiku, kas atbilst iespējami daudziem grafikiem. Pirms laika iestatīšanas padomājiet par laika zonām. Ja daži uzaicinātie piedalīsies pa tālruni vai internetu, apsveriet savu darba laiku, kā arī savu. 13:00. sanāksme Austrumu standarta laikā ir pusdienas stundu tikšanās Centrālajā standarta laikā. Šī pati sanāksme notiek 2:00 Tokijā.
Izvēlieties atrašanās vietu
Atrodiet konferenču telpu, kas ļaus sasniegt visus darba kārtības jautājumus. Izvēlieties telpu, kas ir pietiekami liela vai pietiekami maza, lai ērti atbilstu to cilvēku skaitam, kurus paredzēts apmeklēt. Telpā, kurā ir 40 vietas, ir slikta izvēle tikties ar 10 cilvēkiem. Tāpat jūs nevēlaties, lai pūlis spiestu tik saspringts, ka ir nepieciešams uzņemt papildu krēslus.
Organizējiet materiālus un gadījumus
Ja tiek gaidītas prezentācijas, pārliecinieties, ka telpā ir projektors. Ja nē, veiciet pasākumus, lai projektoru pievienotu pie jums - arī pārliecinieties, ka jums ir kaut kas, ko vēlaties projicēt, piemēram, uz ekrāna vai baltas sienas. Neaizmirstiet apsvērt citu neparedzētu notikumu pieejamību, piemēram, baltajām plāksnēm ar sausiem dzēšanas marķieriem, flip charts un skaļruņu tālruņiem ārpus dalībniekiem. Daudzstundu sanāksmēs organizējiet ēdienus un dzērienus, lai dalībnieki koncentrētos uz tematu, nevis uz kuņģiem.
Paziņot uzaicinātajiem
Iepriekš informējiet uzaicinātājus par sapulces mērķiem, datumu, laiku un atrašanās vietu, lai viņi varētu pienācīgi sagatavoties. Vairumā gadījumu vēlams vismaz nedēļu iepriekš. Izmantojiet darba vietas kalendāra programmatūru, lai nosūtītu sapulces tikšanos visiem uzaicinātajiem. Daudzas programmas aicinās uzaicinātājus dažas minūtes vai dažas dienas pirms sanāksmes vai pielāgot brīdinājumus atbilstoši savām vajadzībām.
