Jūsu priekšā ir rakstīšanas projekts… un tukšs papīra gabals. Aukstā sviedri, jūs sākat domāt, ka varētu būt vieglāk nolīgt copywriter (galu galā, jūs neiesatījāties uzņēmējdarbībā, lai būtu rakstnieks). Padomā vēlreiz. Ar pieciem vienkāršiem soļiem un dažu praksi jūs varat būt jūsu pašu copywriter un atkārtoti ieguldīt naudu, ko esat iztērējis ārējai palīdzībai jūsu uzņēmumam.
Kāpēc svarīga ir biznesa rakstīšana?
Iemesls rakstīšanai vai jebkura veida biznesa komunikācija ir svarīgs ir tas pats iemesls, kāpēc mēs iesaistāmies uzņēmējdarbībā: lai radītu pozitīvus biznesa rezultātus. Efektīva biznesa rakstīšana var veicināt pozitīvus biznesa rezultātus dažādos veidos, tostarp:
- Vērtības radīšana ieinteresētajām personām
- Palīdzot saskaņot ieinteresētās personas ar uzņēmuma stratēģijām un mērķiem
- Ļaujot rakstniekam iesaistīties nepārtrauktā mācīšanā
Turpmāk sniegtie rakstīšanas ieteikumi uzlabos veidu, kā jūs rakstāt jebkurā garumā - no neoficiāla e-pasta uz pilnīgu biznesa priekšlikumu. (Vienīgais, kas mainīsies, ir laiks, kas pavadīts katram rakstīšanas uzdevumam.)
1. solis: ziniet savu auditoriju.
Vai jūs sazināties augšup, lejup vai sāniski? Vai jūsu auditorija ir jūsu organizācijas iekšienē vai ārpus tās? Šie ir galvenie jautājumi, kas saistīti ar jūsu auditoriju. Ja jūs pārtraucat šeit izmeklēšanā, jums, iespējams, nav pietiekami daudz informācijas, lai turpinātu rakstīšanas procesu.
Iepazīstiet savu lasītāju jebkādā veidā. Ja tā ir viena konkrēta persona, vai viņiem ir palīgs, kas var sniegt jums ieskatu? Varbūt personas tiešie ziņojumi var sniegt jums dažas norādes? Vai ir personas profils, kas palīdzēs jums noteikt viņu intereses un komunikācijas stilu? Ja jūs pārdodat vai sazināties ar komandķēdi, atbildes uz šiem jautājumiem var būt izšķirošs faktors, lai noskaidrotu un darbotos jūsu auditorija.
Apdomājiet sava lasītāja vēlamo komunikācijas stilu. Padomā par to, kā viņi sazinās ar jums un citiem. Vai viņi vēlas, lai jūs „nokļūtu līdz punktam”, vai arī viņi sāks jautāt, kā jūsu ģimene dara? Amerikāņu rakstiskajā komunikācijā valdošā gudrība ir panākt taisni uz punktu; tomēr; daudzi biznesa profesionāļi dod priekšroku vispirms veidot attiecības, un viņi neizlasīs jūsu e-pastu, ja viņi jutīsies devalvēti ar saziņu, kas lec tiesības uz uzņēmējdarbību. Zinot savu auditoriju, ir jāzina, kur likt savu galveno punktu: sākumā vai beigās.
Vissvarīgākā lieta, kas jāatceras, apsverot savu auditoriju, zina, ko viņi rūp. Nav nekas nepareizs ar jautājumu: „Kas tas man ir?” Ja jūs nepieprasāt to lasītāja vārdā, jūsu ziņojums var tikt ignorēts.
2. solis. Izlemiet par sakaru kanālu.
Tiklīdz jūs uzzināsiet savu auditoriju, jūs varat pieņemt apzinātu lēmumu par to, kādu kanālu izmantot. Kanālus vai sakaru veidus var iedalīt iekšējos vai ārējos, formālos vai neoficiālos. Atkal, tas ir tikai pirmais solis. Apsveriet, vai lasītājs nodos jūsu informāciju. Ja tā, tad kam tā to nodos? Šie jautājumi palīdzēs jums izlemt, vai jums ir nepieciešama brošūra, vēstule, piezīme, e-pasts vai cita veida biznesa rakstīšana.
Piemērs: Mēs uzrakstīsim mūsu vadītājam, lai pārliecinātu viņu, ka ir jāievieš jauna politika, pieprasot apmaksātu atvaļinājumu. Tā kā šis ir formāls, iekšējs pieprasījums, mēs izmantosim memo formātu. Piezīme tiks rakstīta tā, lai vadītājs varētu to nodot HR personāla vadītājam apspriešanai.
3. solis: apstipriniet vēlamo darbību.
Semināri biznesa rakstīšanas laikā dalībnieki bieži saprot auditoriju un komunikācijas kanālu, bet brīdī, kad viņiem ir jānosaka viņu vispārējais mērķis, viņi domā: „Es vēlos, lai viņi to lasītu.” Šis mērķis neatbilst uzņēmējdarbības mērķim. rakstiski - lai mainītu uzvedību. Verbalizējot to, ko vēlaties no lasītāja, tiek veicināta konkrēta rīcība. Vai vēlaties, lai lasītājs ievērotu jaunu politiku? Vai vēlaties, lai viņi uzaicinātu piedāvāt vai izmēģināt piedāvājumu? Vai jūs ierosināt izmaiņas vai pieprasīt, lai jums būtu nekavējoties jārīkojas?
Ja neesat skaidrs par ideālo rezultātu, jūsu lasītājs arī būs neskaidrs, un maz ticams, ka rīkosies. No otras puses, ar skaidru priekšstatu par jūsu komunikācijas mērķi, jūs, visticamāk, pārliecināt savu lasītāju rīkoties. Laiks ir biznesa rakstīšanas būtība. Jums ir tikai brīdi, lai ļautu auditorijai zināt, ka tas, ko jums ir jāsaka, ir vērtīgs un ir jārīkojas.
4. solis. Domājiet kā reportieris.
Tāpat kā reportieris, atbildiet uz „Pieci W” - kas, kas, kur, kad, kāpēc (un kā). Atcerieties, ka biznesa rakstīšana ir skaidrāka, kad tā ir līdz galam. Nesniedziet vēsturi un “interesantus” fona datus, ja vien tas nav tieši saistīts ar to, ko vēlaties lasītājam darīt.
Ja jums ir lasītājs, kam patīk ļoti detalizēti, apsveriet atbildes uz šādiem jautājumiem rakstiski:
- Kāpēc lasītājs rūpējas?
- Kā lasītājs gūst labumu?
- Ko lasītājam vajadzētu darīt?
- Kad lasītājam tas jādara?
- Kas notiek, ja lasītājs rīkosies?
- Kas notiek, ja lasītājs nav darīt?
- Kas vēl gūs labumu? Kāpēc?
- Kur lasītājs lasa vairāk informācijas?
5. solis: Aizveriet pārdošanu.
Jautājiet pārdošanai uzņēmuma komunikācijas beigās. Pieprasiet no lasītāja darbības, ko jūs sagaidāt un kad to gaidāt. Šī ir „noslēguma” metode, kas ir visefektīvākā ar ASV auditoriju. Ja rakstāt starptautiskai auditorijai, ir dažādi soļi; tomēr, nodrošinot pārliecinošu galu, tiks stiprināta jūsu komunikācija.
Aplūkosim piemēru, kas izmanto visus piecus rakstīšanas procesa posmus.
Uz: Evan Datta No: Soma Jurgensen, x555 Datums: 2010. gada 29. decembris
Paaugstināta darba laika (PTO) pieprasījumu palielināšana Nesenā personāla sanāksmē mani pārņēma jūsu vēlme uzlabot mūsu procesu efektivitāti, lai prioritāti piešķirtu mūsu laikam un atrastu lielāku darba un dzīves līdzsvaru kā organizāciju. Jūsu pārdomātās idejas iedvesmoja mani piedāvāt savu ideju. Lūdzu, apsveriet šo piezīmi par izmaiņu pieprasījumu procesā, kas mūsu kompānijai izmaksā neskaitāmas stundas neefektivitāti un pārstrādi. Ar šo izmaiņu pieprasījumu jūs varat pievienot citu taktiku, lai atbalstītu savu stratēģiju, koncentrējoties uz cilvēkiem, vienkāršojot procesus. Pašreizējā politika paredz, ka darbinieki sūta pa e-pastu savu PTO vadītāju. Pēc tam vadītājs pārbauda dienu skaitu, kad darbinieks ir aizpildījis un daļēji aizpildījis veidlapu, lai darbinieks varētu aizpildīt un parakstīt, pirms apstiprina pieprasījumu. Tā kā mūsu uzņēmums ir palielinājis darbinieku skaitu, kuri ziņoja katram vadītājam pagājušā gada pārstrukturēšanas laikā, pieprasījums pēc vadītāju laika PTO pieprasījumiem ir pieaudzis eksponenciāli. Cilvēkresursu direktoram ir tikai viens palīgs, un viņš ir pakļauts individuālu darbinieku PTO uzkrājumu pieprasījumiem. Rezultāts ir ievērojams laiks, kas veltīts pieprasījumu izpētei un apmierināšanai, kā rezultātā ir pieļautas arī vairākas kļūdas. Izmantojot uzņēmuma intranetu, lai izplatītu veidlapas un pielāgotu HRIS sistēmu ar darbinieku pieteikumiem, lielāko daļu pētījumu un veidlapu varētu veikt paši darbinieki. Jaunā sistēma darbosies šādi: Šo procesuālo izmaiņu pieņemšana atbrīvos laiku darbiniekiem, vadītājiem un cilvēkresursiem. Saglabāto laiku var pavadīt personīgā kontaktā ar darbiniekiem, kuriem ir vairāk nekā rutīnas jautājumi, uzlabojot HR sniegto klientu apkalpošanu. Turpinot pašreizējo politiku, tiks zaudēts laiks un resursi. Lai iegūtu vairāk informācijas par neapmierinātību ar pašreizējo politiku, personāla asistents un es varam tikties pēc pirmā gada. Mēs esam pieejami, lai sniegtu konkrētu informāciju, kas atbalstītu šīs izmaiņas, tikšanās ar cilvēkresursu direktoru. Šo jauno procesu var īstenot sešu mēnešu laikā, ļaujot uzņēmumam gūt labumu no šī kalendārā gada (2011) un ātri izceļot savu stratēģiju, koncentrējoties uz cilvēkiem, racionalizējot politiku. Es sazināšos ar jums nedēļas laikā pēc pirmā gada, lai turpmāk apspriestu šo iespēju. Ja jums rodas jautājumi, lūdzu, sazinieties ar mani manā paplašinājumā piezīmes galvenē. Ar cieņu XXXX
Noslēguma piezīmes Atcerieties to - pat dažas sekundes, lai organizētu savas domas, izmantojot šo piecpakāpju procesu, var uzlabot savu darbu neatkarīgi no satura. Pēc katra savstarpēji iekļaujošā soļa jūs, uzņēmuma rakstnieks, varēsiet sekmēt spēcīgu komunikāciju, kurai jūsu uzņēmumam ir pozitīvi rezultāti.
