Klientu atbalsta definīcija

Satura rādītājs:

Anonim

Jebkurā birojā ir uzdevumi, kas ir jāpabeidz, lai saglabātu uzņēmējdarbības virzību. Šie uzdevumi, kas ietilpst biroja darbā, parasti ir diezgan vienkārši un viegli apgūstami un parasti tiek piešķirti sākuma līmeņa darbiniekiem. Neskatoties uz to, ka ierēdņu uzdevumi, piemēram, mašīnrakstīšana un iesniegšana ir samērā pamatoti, viņiem ir vajadzīgs laiks - un daudzos gadījumos vadītāji un viduslīmeņa darbinieki ir vērsti uz citām prioritātēm un nespēj sekot līdzi viss, kas jādara. Šā iemesla dēļ daudzi uzņēmumi pieņem darbā personāla palīgpersonālu, kas ir īpaši atbildīgi par šo uzdevumu veikšanu.

$config[code] not found

Kopējās rakstiskās darbības

Kancelejas atbalsta darbinieka nosaukums attiecas uz personām, kas atbalsta vai palīdz kolēģiem ar dažādiem uzdevumiem. Daži no visbiežāk sastopamajiem darbiem, kas ietilpst šajā kategorijā, ietver drukāšanas dokumentus, reģistrēšanu, atbildēt uz tālruņiem, pasta sūtījumu pārvaldīšanu, datu ievadīšanu, kopēšanu, faksu sūtīšanu un ienākošo pastu šķirošanu un piegādi. Kancelejas atbalsta speciālisti var būt atbildīgi arī par piegāžu uzturēšanu un pasūtīšanu, kā arī par citiem uzticētajiem uzdevumiem, piemēram, pārtikas pasūtīšanu sanāksmēm. Veicot šos pienākumus un atņemot tos no citu plāksnēm, viņi palīdz uzturēt biroju nevainojami un nodrošina, ka viss paliek organizēts.

Lai gan vispārējs atbalsts ir vērsts uz šiem vispārējiem uzdevumiem, dažos uzņēmumos vai nodaļās biroja atbalsts var būt vērsts uz konkrētām darbībām vai pieprasīt specializētākas zināšanas. Piemēram, biroja darbības finanšu departamentā var ietvert grāmatvedības uzdevumus, debitoru parādu pārvaldību un debitoru parādus, palīdzēt ar algas aprēķināšanu vai izdevumu pārskatu šķirošanu un pārbaudi. Ja strādājat valsts iestādē, jūs varat būt atbildīgs par atļauju izsniegšanu vai sūtījumu pārvaldīšanu. Neskatoties uz iestatījumu, lielākā daļa biroja atbalsta ietver atkārtotus, definētus uzdevumus, nevis stratēģisku vai operatīvu darbu.

Prasmes un izglītība

Lielākā daļa rakstiskās palīdzības lomas ir ieceļošanas līmenis, un tāpēc parasti tām ir nepieciešama vidusskolas diploms vai līdzvērtīgs. Daži cilvēki veic papildu apmācību biroja administrēšanā, izmantojot pieaugušo izglītības vai kopienas koledžas programmu, bet citi pārceļas uz šīm lomām ar bakalaura grādu, lai iegūtu viņu kājām durvis, lai ieņemtu lielāku atbildību un lielāku atalgojumu.

Galveno biroja uzdevumu pārzināšana ir svarīgākā rakstura atbalsta loma. Lai gan uzņēmumi sniegs apmācību darbavietā konkrētos procesos un procedūrās, viņi sagaida, ka ierēdņu atbalsta darbinieki ierodas darbā ar vispārēju prasmju kopumu.Šīs prasmes ietver zināšanas par to, kā izmantot pamata biroja iekārtas (faksu, kopētāju uc); vispārējās datorprasmes, tostarp spēja ievadīt 60 vārdus minūtē vai ātrāk, kā arī pamata teksta apstrādes un izklājlapu programmatūra; iesniegšanas spējas; datu ievades prasmes; un spēja izmantot tālruni un iemācīties uzņēmuma tālruņa sistēmu.

Kancelejas atbalsta darbiem ir nepieciešamas arī vairākas mīkstās prasmes. Profesionāla uzvedība ir obligāta, kā arī ārkārtas organizatoriskās prasmes. Klientu apkalpošanas prasmes ir svarīgas, it īpaši, ja jūs mijiedarbosies ar sabiedrību, un tas ir ļoti svarīgi, lai būtu detalizēti orientēts. Dažās nozarēs, piemēram, veselības aprūpē un finansēšanā, ir sagaidāms, ka ierēdņu atbalsta darbinieki būs iepazinušies ar nozares noteikumiem attiecībā uz informācijas drošību un personas datiem, un attiecīgi rīkoties.

Dienas video

Atnācis jums ar Sapling

Kancelejas atbalsta algas

Tā kā ierēdņu atbalsts tiek uzskatīts par sākuma līmeņa pozīciju, algas ir salīdzinoši zemas. Saskaņā ar PayScale.com, vidējais stundas tarifs, kas attiecas uz ierēdņu atbalsta pozīcijām, ir 12,87 ASV dolāri, par gada algu aptuveni 30 000 ASV dolāru apmērā. Maksājums parasti ir samērīgs ar pieredzi, bet pat pieredzējušākie atbalsta speciālisti reti nopelna vairāk nekā $ 40,000 gadā. Tomēr šajā jomā ir iespējas izaugsmei, jo daudzi cilvēki turpina maksāt augstākus administratīvos vai izpildvaras palīgu pienākumus vai pāriet uz dažādām darba vietām organizācijā. Saskaņā ar PayScale.com teikto, arī medicīnas jomā ierēdņu atbalsta sniedzējs ir ļoti izplatīts, lai pārietu uz medicīnas asistentu, reģistrētu medmāsu vai medmāsas ārstu.

Visaugstāk maksājošās nozares, kas nodarbojas ar ierēdņu atbalstu, ir valdības un profesionālie, zinātniskie un tehniskie pakalpojumi. Tomēr veselības aprūpe ir arī augstvērtīga joma, un viena nozare, kurā paredzams, ka turpmākajos gados būs vismaz zināms pieaugums.

Kancelejas atbalsta nozares tendences

Tāpat kā daudzās nozarēs, tehnoloģija maina rakstisko atbalstu un to, kā darbs tiek apstrādāts. Tagad daudzus uzdevumus, kas iepriekš tika veikti manuāli, var izdarīt, izmantojot datoru, ietaupot laiku un palielinot nepieciešamību pēc papildu apmācības. Šajā sfērā ir divas galvenās tendences, kas maina rakstiskā atbalsta seju.

Pirmkārt, pāreja uz elektroniskiem birojiem mainās, un dažos gadījumos tiek novērsta nepieciešamība pēc rakstiska atbalsta. Uzņēmumi vairāku iemeslu dēļ, piemēram, uzlabojot ilgtspējību, labāku organizāciju un samazina izmaksas, dodas bez papīra vai vismaz mazāk papīra. Faktiski Gartner 2014. gada pētījumā konstatēts, ka ASV uzņēmumu izmaksas, kas saistītas ar papīra dokumentu uzglabāšanu un izgūšanu, ir aptuveni 25 miljardu ASV dolāru apmērā līdz 35 miljardiem ASV dolāru gadā. Izmantojot digitālos pakalpojumus, lai izveidotu, uzglabātu un organizētu dokumentus, uzņēmumi var ietaupīt naudu un kļūt efektīvāki.

Runājot par rakstisku atbalstu, tas nozīmē arī to, ka samazinās nepieciešamība kādam fiziski iesniegt dokumentus - vai ierakstīt un izdrukāt vēstules, sekot dokumentiem utt. Lai gan daži uzņēmumi atceļ amata pienākumus (Darba statistikas birojs līdz 2026. gadam nedaudz nepalielina savu nozari, jo lielā mērā tas ir saistīts ar tehnoloģiju), citi maina šādu amatu kvalifikāciju un pieprasa progresīvas datorprasmes un pieredzi elektronisko pakalpojumu pārvaldībā. dokumentus.

Vēl viena tendence, kas ietekmē ierēdņu atbalsta jomu, ir virtuālā asistenta pieaugums. Virtuālie palīgi, kas pazīstami arī kā VA, ir palīgi vai atbalsta personāls, kas strādā attālināti un sniedz daudzus tādus pašus pakalpojumus kā palīgs birojā. Daudzi VA strādā uzņēmējiem vai mazo uzņēmumu īpašniekiem, kuriem ir nepieciešams atbalsts, bet nevar atļauties vai nav vietas vai aprīkojuma, lai nolīgtu kādu, kas varētu strādāt pilnu darba laiku birojā. Arī šajā nozarē tehnoloģija ir svarīga, jo virtuālie palīgi strādā internetā, izmantojot e-pastu, dokumentu koplietošanu un citas tehnoloģijas, lai apstrādātu savus darba devēju uzdevumus. Lai gan daži VA ir speciālisti un veic tādus uzdevumus kā sociālie mediji un tīmekļa vietņu pārvaldība, daži uzņēmēji vienkārši vajag kādu, lai pārvaldītu savu e-pastu un atbildētu uz klientu jautājumiem.

Tā kā virtuālie palīgi parasti ir pašnodarbināti vai strādā ar ārštata darbiniekiem, viņi bieži var vadīt augstāku atalgojuma līmeni nekā tie, kas strādā birojos. Daži VA darbojas arī vairākiem klientiem, palielinot viņu peļņas potenciālu. Vidēji VA nopelna no $ 10 līdz $ 25 stundā.

Klīringa atbalsta darba nolaišana

Kaut arī ierēdņu atbalsta darbavietas var nebūt tik daudz, cik tās bija, tās joprojām ir pieejamas. Lielāko daļu atvērumu rada apgrozījums un palīgi paliek citas iespējas.

Labs atsākums rakstiskajam atbalstam iezīmēs jūsu administratīvās un tehniskās prasmes. Pierādiet darba devējiem, ka esat organizēts, orientēts uz detaļām, ir labs problēmu risinātājs un jums ir izcilas komunikācijas prasmes. Noteikti izceliet savas tehniskās prasmes kvantitatīvi; norādiet, cik ātri jūs varat ievadīt vārdus minūtē un norādiet, kādu programmatūru vēlaties lietot. Sīki izklāstot savu pieredzi, iezīmējiet uzdevumus un sasniegumus, kas atklāj jūsu personīgās iemaņas, jo īpaši tos, kas var nošķirt jūs no citiem kandidātiem. Pirmām kārtām, esiet uzmanīgi ar gramatiku un pareizrakstību. Tāpat kā ar jebkuru atsākšanu, nepareiza gramatika un vājā gramatika atspoguļo slikti jūsu prasmes, bet tādā jomā, kas ir detalizēta kā rakstisks atbalsts, jums ir jābūt perfektam. Neviens nespēj nolīgt mašīnrakstītāju, kurš nevar iegūt savu atsākšanas tiesības.

Kancelejas darbavietas parasti var atrast darba lapās vai uzņēmuma tīmekļa vietnēs. Pagaidu aģentūras ir arī laba vieta, kur atrast šāda veida darbu. Darbs kā temps dod jums iespēju veidot savas prasmes dažādos uzņēmumos. Dažas aģentūras veiks ilgstošus izvietojumus, vai arī tad, ja strādātu kā temps, jūs varētu būt darbā visu laiku. Prakse ir vēl viens veids, kā veidot savas biroja atbalsta prasmes. Lai gan daudzi uzņēmumi, kuriem ir oficiālas prakses programmas, ļauj praktikantiem strādāt pie konkrētiem projektiem, bieži tiek sagaidīts, ka praktikanti „maksās savus maksājumus”, veicot rakstiskus uzdevumus. Gaidīt kādu laiku jebkurā praksē, veicot dažus iesniegumus, ievadot datus, pārvaldot pastu vai atbildot uz tālruņiem, bet paskatieties kā iespēju attīstīt prasmes, kas vēlāk varētu būt noderīgas.

Padarīt sevi obligāti

Tikai tāpēc, ka rakstisks darbs parasti ir ieceļošanas līmenis, tas nenozīmē, ka jūs nevarat būt svarīga komandas daļa. Patiesībā, padarot sevi par nepieciešamu jūsu priekšniekam un kolēģiem, var palielināt jūsu izredzes iegūt darbu, un, iespējams, jums būs sava biroja atbalsta komanda. Par starteriem, ņemiet savu darbu nopietni un dariet visu iespējamo, veicot katru uzdevumu - neatkarīgi no tā, cik tas ir patīkams vai garlaicīgs. Tāpat kā ar jebkuru darbu, būs arī jūsu darba daļas, kuras jums patīk, un daļas, kuras jūs ienīstat, bet jums ir jātiek galā gan kā svarīgām, gan labi.

Otrkārt, iemācīties noteikt prioritātes. Iespējams, ka jūsu plāksnē jebkurā brīdī būs vairāki projekti un uzdevumi, jo īpaši, ja jūs sniedzat atbalstu visai komandai vai birojam. Uzziniet, kā noteikt, kas ir galvenā prioritāte, un ko var gaidīt, un izstrādāt sistēmas, lai nodrošinātu, ka ikviens saņem to, kas viņiem nepieciešams, kad tas ir nepieciešams. Daudzfunkciju un laika vadība ir būtiska prasme darbinieka atbalsta darbiniekam, un, iepazīstot uzņēmuma un komandas locekļu mērķus un prioritātes, jūs varat nodrošināt visaugstāko atbalsta līmeni.

Treškārt, būsiet gatavs doties tālāk. Tavs uzdevums ir sniegt atbalstu, un tas varētu nozīmēt, ka šeit un tur būs jāveic daži papildu uzdevumi. Nepieciešamie palīgi vienmēr ir gatavi mācīties un darīs visu iespējamo, lai ne tikai paveiktu darbu, bet arī atrisinātu problēmas un novērstu krīžu rašanos. Piemēram, ja redzat, ka asociētā persona, kas nosūtīta pa piezīmi, kurā ir liela kļūda, ne tikai izdrukājiet un izplatiet dokumentu. Apstipriniet ar asociēto personu, ka informācija ir pareiza - un pēc vajadzības veiciet izmaiņas.

Visbeidzot, vienmēr esiet profesionāls un pieklājīgs. Var būt gadījumi, kad citi organizācijas darbinieki izturas pret jums rupji vai nedod jums cienīgu cieņu, bet tomēr saglabā savu profesionalitāti. Apstrādājot ikvienu ar laipnību un cieņu, jūs palielināsiet savu akciju skaitu uzņēmumā, it īpaši, ja jūs attīstīsiet savu rīcības brīvību un vēlmi palīdzēt. Jūsu kancelejas atbalsta pozīcijā jums, iespējams, būs pieejama liela informācija, bet pretoties kārdinājumam tenkot vai dalīties tajā, ko jūs zināt. Iegūstot uzticību savam priekšniekam un kolēģiem, var palīdzēt uzlabot savu karjeru, bet kalpo kā biroja tenkas, kas apgrūtinās jūsu reputāciju un, iespējams, jūs atturēs no progresēšanas.