Projekta vadības svētais grāls: ietaupot gan laiku, gan naudu, vienlaikus izrādot lielisku, kvalitatīvu projektu. Katrs uzņēmums vēlas sasniegt mērķi, bet daudzi to neizdara vairāku iemeslu dēļ. Neatkarīgi no tā, vai tas ir resursu trūkums, budžeta trūkums vai zināšanu trūkums, uzņēmumi pārāk bieži ļauj projektiem pilnā apjomā kontrolēt darbības jomu, budžetu vai vienu no daudziem citiem veidiem, kā projekti bieži vien iziet no sliedēm.
$config[code] not foundTātad, cik izplatīta ir problēma, kas saistīta ar projektiem, kas nav saistīti ar kontroli, un vēl svarīgāk, kāda ir tā novēršanas atslēga?
Kā projekts kļūst par albatrosu
Pirms dažiem gadiem Eiropas Pakalpojumu stratēģijas nodaļa veica pētījumu, lai noteiktu, cik daudz projektu pārsniedza budžetu un ko tas maksā uzņēmumiem ilgtermiņā. Viņu konstatējumi bija ekstremāli, nekā bija paredzēts:
- Līgumu kopējā vērtība - 47,65 miljardi ASV dolāru.
- Izmaksu pārsniegšana sasniedza $ 14,54 miljardus dolāru.
- 57% no kopējiem līgumiem (105) piedzīvoja izmaksu pārsniegšanu.
- 33% no kopējiem līgumiem (105) cieta ievērojamus kavējumus.
- 30% no visiem līgumiem (105) tika izbeigti.
Līdzīgs pētījums, ko publicēja Harvard Business Review - analizējot kopumā 1 471 IT projektu, konstatēja, ka vidējais pārsniegums bija 27%. Lai gan tas vien ir būtisks, pētījumā konstatēts, ka viens no sešiem projektiem pārsniedz savu budžetu vidēji par 200% un pārsniedza savus plānus par gandrīz 70%.
Kāds bija šo problēmu cēlonis? HBR pētījumā tika konstatēti vairāki faktori. Bet daudzi no viņiem nāca pie sliktas plānošanas un informācijas trūkuma. Daži uzņēmumi ir ļoti nepietiekami novērtējuši konkrētā projekta izmaksas un laiku. Citi iegādājās savu mārketinga hype, kas vienkāršoja iesaistīto un pārspīlēja savas spējas.
Happy Medium atrašana
Būtu jāsaprot, ka pareiza projektu plānošana ir obligāta. Bet ko tieši tas nozīmē?
Kaut arī priekšlikuma fāzē augsts mērķis var likties labi, tie var būt postoši visā projekta laikā. Jo lielāks un ilgāks ir projekts, jo vairāk vietas būs pārāk garām mērķiem, un projekts pārsniegs budžeta un laika ierobežojumus.
Bet pat ar labāko plānošanu notiek neparedzētas lietas. Tas varētu būt kaut kas no klienta pieprasītās darbības jomas maiņas līdz neparedzētām izmaiņām tirgū, kurām nepieciešama korekcija.
Viens no labākajiem veidiem, kā samazināt projektu pārsniegšanas izmaksas un slikto budžeta plānošanu, var būt, vienkārši iesaistot iesaistīto darbinieku laiku un izdevumus par katru projektu. To darot, projektu vadītāji iegūst precīzāku projekta apjoma novērtējumu un to, kas tiek iztērēts saistībā ar projektu un faktiskajiem projekta izdevumiem. Izsekošanas laiks var arī atklāt, kuri darbinieki var pieprasīt nedaudz vai vairāk norādījumu, lai precīzi pabeigtu projektu ar prasmi.
Biežāk nekā nav, projekts pārspēj savus mērķus agrāk nekā vēlāk. Diemžēl daudzi projektu vadītāji akli seko izklāstītajam kursam un ļoti maz analizē, lai pārliecinātos, ka starpposma mērķi atbilst budžeta un plānošanas mērķiem. Ja esat sasniedzis 10% no projekta mērķiem, bet esat patērējis 15% no budžeta, nav pamata uzskatīt, ka tendence mainīsies bez iejaukšanās un korekciju veikšanas. Neveicot korekcijas, jūs varētu sagaidīt, ka 20% no darba apjoma projekts būs patērējis 30% no budžeta un tā tālāk. Šādā tempā līdz brīdim, kad projekts tiks veikts, tas būs izmaksājis 150% no piešķirtā budžeta.
Dažas pamatnostādnes, kas jāapsver
Katram projektam ir svarīgi izveidot starpposma mērķus, lai novērtētu panākto progresu un redzētu, kā šis progress atbilst projekta parametriem un mērķiem. Jo agrāk tas tiek darīts, jo ātrāk tiks atklātas iespējamās problēmas, un var veikt korekcijas, lai saglabātu projektu.
Neaizmirstiet palikt regulārā komunikācijā ar darbiniekiem par projektu, ja viņiem ir nepieciešams neliels precizējums arī starpposma mērķiem. Tas ne tikai sekmē projektu, bet arī pievieno kohēziju grupas centieniem.
Ar labu plānošanu un rūpīgu pārbaudi jūsu uzņēmums var izvairīties no neveiksmīgas statistikas un var sasniegt mērķi ietaupīt laiku un naudu, nodrošinot kvalitatīvu produktu vai pakalpojumu.
Tikšanās fotoattēls, izmantojot Shutterstock
2 Piezīmes ▼
